Le Meilleur processus de Recrutement en 5 étapes

L’importance du recrutement et de ses différentes phases

Le recrutement est un processus incontournable dans la vie de toute entreprise. Parfois négligé, il engage pourtant l’organisation à long terme. En effet, l’idéal serait d’avoir « la bonne personne au bon endroit ».

Les ressources humaines jouent un rôle central dans la vie de l’organisation et il est important de s’entourer de collaborateurs ayant les capacités cognitives, les compétences, la personnalité… les plus en adéquation possible avec le poste à occuper afin de maximiser l’efficacité des Ressources Humaines de l’organisation.

Par ailleurs, un recrutement comporte des enjeux financiers non négligeables. En effet, tout processus d’embauche a un coût pouvant se chiffrer de façon assez précise :

  • Recherche de candidats
  • Coûts administratifs liés à l’embauche
  • Coûts de la formation dispensée à la nouvelle recrue
  • Coûts liés à une productivité inférieure lors de la prise de poste et pour un certain temps
  • Coûts générés par le temps passé par le(s) collaborateur(s) RH ou opérationnels en charge du recrutement
  • Coûts générés suite au soutien et au tutorat fourni par l’encadrement

On comprend dès lors qu’un mauvais recrutement est encore plus coûteux : si on s’aperçoit assez rapidement de l’inadéquation de la recrue avec le poste, on peut bénéficier de la liberté donnée par la période d’essai mais on devra renouveler le processus de recrutement, et le poste à pourvoir sera toujours en attente d’être comblé !

On peut identifier différentes phases dans un recrutement allant de la naissance et l’analyse du besoin en recrutement à l’intégration de la nouvelle recrue. Cette fiche-outil s’intéresse à l’intégralité du processus à savoir : l’apparition du besoin, son analyse, la recherche de candidats, la phase de sélection et l’accueil et l’intégration de la nouvelle recrue

Définition du processus de recrutement

Le processus de recrutement est l’ensemble des actions conduites pour attirer, sélectionner et intégrer les potentiels collaborateurs dont l’entreprise a besoin, en respectant les obligations légales et en limitant les coûts.

En théorie, le processus de recrutement est une suite logique d’étapes à conduire. Ce travail se confronte vite à la difficulté de la réalité du terrain pour deux raisons principales. La première est liée à la loi de l’offre et de la demande. La deuxième est liée au fait que le recrutement n’est pas une science exacte.

Comment les recruteurs recrutent ?

Récapituler les points forts et les points faibles

Avant d’envisager un dernier entretien d’embauche avec les candidats et de faire un choix définitif, un récapitulatif des atouts et des faiblesses de chaque candidature est indispensable pour les confronter à la fiche de poste. Le recruteur pourra ainsi hiérarchiser ces éléments en fonction des attentes de l’entreprise. Il est également possible de rappeler quelques candidats pour préciser certains points, voire contacter les entreprises où ils ont travaillé dans le passé, pour vérifier des références ou obtenir des informations complémentaires. L’objectif est de ne laisser aucune zone d’ombre sur les candidatures restantes.

Des tests complémentaires pour sélectionner le bon profil

Si les éléments objectifs de la candidature et l’entretien d’embauche ne sont pas suffisants pour départager les candidats, il est possible de leur faire passer des tests complémentaires, afin d’évaluer leur personnalité ou leurs aptitudes.

Ces tests sont généralement pratiqués par des professionnels du recrutement et peuvent prendre plusieurs formes.
Tests de raisonnement ou de logique, étude graphologique, gestuologie, chirographie, voire astrologie ou numérologie, nombre de méthodes, sérieuses ou plus fantaisistes, peuvent être utilisées pour affiner son choix final !

Le candidat qui saura s’intégrer dans l’entreprise

Au-delà des aptitudes et des compétences techniques et comportementales propres au candidat, il faut s’interroger sur sa capacité d’intégration au sein de l’entreprise. Cette variable n’est certes pas appréhendable sur la base d’éléments concrets, mais peut se mesurer lors des différents entretiens d’embauche, à la lumière de la relation tissée avec le candidat. De la même façon, on ne peut pas négliger les collaborateurs de l’entreprise :

la personnalité du candidat saura-t-elle s’adapter à l’équipe dans laquelle il sera intégré ? Ces données, plus basées sur l’humain que sur des critères objectifs, doivent être absolument prises en compte. A défaut, la personne recrutée fera long feu malgré un CV intéressant.

Comment l’annoncer ?

Lorsque le recruteur a effectué son choix, il prévient par téléphone le candidat sélectionné en tout premier lieu. En cas de refus de sa part, pour une quelconque raison, cela permettra de recontacter un autre candidat de la short list. Une fois la candidature validée et l’embauche en cours, il est de bon ton d’avertir tous les candidats rencontrés. Un petit mail générique pour informer qu’une candidature n’a pas été retenue est toujours bien perçu par les personnes en attente. Enfin, il faudra préparer tranquillement l’intégration du nouveau salarié au sein de l’entreprise.

Quelles sont les étapes d’un meilleur processus de recrutement ?

La figure suivante présente les cinq étapes clés d’un processus de recrutement. Les objectifs principaux de chaque étape sont ensuite présentés. Ces étapes seront plus longuement présentées et explicitées après la partie dédiée aux obligations légales.

Processus De Recrutement

L’analyse précise du besoin en recrutement

Tout recrutement a pour but de répondre à un besoin (ou à la prévision d’un besoin prochain) de compétences supplémentaires (qualitatif) et/ou d’effectif. La définition du besoin consiste à spécifier le contenu du poste pour lequel le recrutement intervient ainsi que le profil dont l’entreprise a besoin pour mener à bien les missions et les tâches. Souvent sousinvestie, cette phase est primordiale pour assurer un bon sourcing et une bonne adéquation avec les moyens de sélection mis en œuvre.

L’Établissement de la fiche de poste

Une fois que l’entreprise a analysé le besoin en recrutement, elle doit s’intéresser à la définition du poste. Cette étape est essentielle dans le processus de recrutement. Le succès ou l’échec du recrutement va en partie dépendre de la qualité de la description du poste.

Le recruteur va s’appuyer sur cette fiche de poste pour réaliser une première sélection parmi les CV pour ne retenir que celui ou ceux qui correspondent à la description du
poste.

La fiche de poste décrit les missions et activités qui incombent à un collaborateur dans une structure donnée (service, unité…). Elle précise sa situation au sein de cette structure : situation fonctionnelle, positionnement hiérarchique, responsabilités exercées, spécificités (déplacements, horaires), connaissances et compétences requises, diplôme exigé, niveau de langues.

éléments fondamentaux de la fiche de poste

Établissement du profil

La définition du profil se fait à partir de la description de poste en tenant compte des contraintes extérieures et internes. Le recruteur va définir des compétences et des qualités personnelles que le futur candidat devra posséder. Il précisera également la formation souhaitée et l’expérience requise.

La personne idéale existe rarement donc il faut tenir compte des différentes contraintes. La contrainte financière est essentielle car elle va définir le niveau de salaire. Il faut établir une cohérence entre le niveau de rémunération, les compétences ou diplômes requis, ainsi qu’avec l’état du marché de l’emploi.

Exemple de profil pour le poste d’assistant de direction Profil requis :

  • Expérience minimale de cinq ans
  • Formation de secrétariat commercial
  • Maîtrise des outils informatiques
  • Sens de l’accueil
  • Rigueur, ponctualité, autonomie et discrétion

Le sourcing  ou le Rechercher les candidats

Il est important de ridiger une annonce d’offre emploi avant toute recherche de candiats. La rédaction de l’annonce de l’offre d’emploi est une retranscription de la définition du poste et du profil recherchés. C’est une expression du besoin de l’entreprise sur le marché du travail qui peut se faire via différents supports de diffusion. Le but de l’annonce est d’attirer, séduire et donner envie aux candidats de répondre.

Afin de répondre aux quatre objectifs qui lui sont assignés, l’offre d’emploi doit respecter des conditions de fonds particulières. Quatre points essentiels doivent donc être mentionnés dans l’annonce :

  • Les informations concernant l’entreprise : secteur, taille, objectifs et cela même si le nom de l’entreprise n’est pas révélé afin d’éviter l’alerte de la concurrence ou l’information des cadres de l’entreprise sur le processus de recrutement extérieur.
  • La description du poste à pourvoir : l’intitulé, les objectifs et les évolutions possibles du poste doivent être précisés.
  • Le profil du candidat recherché : formation, expériences professionnelles, âge minimal…
  • Les avantages : rémunération, formation, autres avantages (mise à disposition d’un véhicule, d’un ordinateur portable…).

Le sourcing réalisé varie en fonction des cibles recherchées. Divers canaux peuvent être utilisés :

• les sources classiques (APEC, Pôle Emploi, sites de recrutement, site de l’entreprise…) ;
• les réseaux sociaux, tels les fichiers des anciens élèves, ou encore les médias sociaux, tels Facebook et LinkedIn ;
• les rencontres directes avec des candidats lors de forums ou par cooptation ou parrainage.

La sélection

Faire une présélection des candidatures, par un tri des CV, des entretiens téléphoniques et / ou des tests de préqualification, en général réalisé par la fonction RH. La sélection consiste à déterminer et utiliser différents outils pour identifier les compétences, la personnalité et les motivations d’un candidat.

Conduire les entretiens de recrutement. 

L’entretien est utilisé dans quasiment tous les recrutements : il s’agit souvent de l’ultime étape d’un processus de sélection où plusieurs personnes peuvent intervenir, notamment la personne chargée du recrutement et le supérieur hiérarchique du collaborateur potentiel.

La décision sur le choix du bon candidat 

La décision consiste à définir et mettre en place un processus pour retenir le meilleur candidat perçu. L’adoption d’un logiciel de recrutement collaboratif se révèle essentielle. Cette solution offre la possibilité aux parties prenantes de centraliser l’ensemble du processus de recrutement et de trier les profils de candidats au sein d’un même outil. Elle permet également aux gestionnaires opérationnels de donner leur avis en ligne sur les profils ou d’accéder aux entretiens enregistrés, favorisant ainsi une collaboration asynchrone qui réduit les délais de recrutement.

Logiciel De Recrutement Collaboratif Softexpert

Pour résumer, le recrutement collaboratif entre les gestionnaires et les RH permet d’accélérer le processus de recrutement, de limiter les échecs à l’embauche et d’améliorer la marque employeur.

L’intégration ou l’onboarding

L’intégration consiste à définir et mettre en œuvre l’ensemble des moyens matériels et humains pour accueillir au mieux le nouveau collaborateur et lui permettre d’être efficace le plus rapidement possible. On parle aussi d’onboarding.

L’onboarding couvre les procédures visant à accueillir le nouvel employé de manière optimale.

Quelles sont les étapes clés d’un entretien de d’embauche efficace en ressources humaines ?

L’accroche de l’entretien d’embauche

L’accroche de l’entretien d’embauche fait partie intégrante de la stratégie de recrutement. Elle dépend en partie du type de profil à recruter et des qualités à tester chez le candidat. L’employeur a ainsi le choix entre une accroche positive, destinée à mettre le candidat à l’aise, et une accroche plus abrupte, voire déstabilisante. Cette dernière peut permettre d’évaluer l’aplomb et la répartie du candidat, ce qui peut être pertinent pour un poste de commercial par exemple. A chacun de trouver l’équilibre entre test et séduction !

Découvrir le candidat

La phase de découverte du candidat peut se situer avant ou après la présentation de l’entreprise et du poste. Parler de l’entreprise en premier lieu a tendance à mettre le candidat plus en confiance et à détendre l’ambiance de l’entretien d’embauche. Mais il peut être préférable de faire parler d’abord le candidat, en dirigeant son discours par des questions bien choisies :

  • une question ouverte sur l’ensemble de sa formation et de son parcours professionnel ;
  • quels sont ses succès et échecs professionnels et quels enseignements en a-t-il tirés ;
  • ses forces et ses faiblesses : quelle est sa personnalité ?
  • les raisons qui le poussent à quitter son entreprise (s’il est en poste) et à postuler ici ;
  • ses motivations et ses ambitions ;
  • les premières décisions qu’il prendrait s’il obtenait le poste.

Présenter l’entreprise et le poste

A moins d’être une société renommée, l’entreprise doit également se vendre auprès des candidats, dans une optique de séduction. Il ne faut donc pas hésiter, lors de l’entretien d’embauche, à mettre les atouts de la société en avant : activités de l’entreprise, réalisations, chiffres-clés, projets, clients… Cette présentation pourra être l’occasion pour le
candidat de poser des questions, ce qui permettra d’évaluer son degré de pertinence et d’intérêt pour le poste et l’entreprise.

Gérer les temps de parole

Le tort qu’ont parfois certains recruteurs est de monopoliser la parole lors de l’entretien d’embauche. Or l’objectif de cette phase de recrutement est d’obtenir le maximum d’informations sur un candidat afin de vérifier l’adéquation de son profil au poste proposé. Le rôle de l’employeur est donc avant tout de cadrer et de diriger l’entretien, dans une
ambiance relativement neutre mais conviviale, d’écouter, d’observer, et de répondre aux questions.

La conclusion

La conclusion d’un entretien d’embauche est l’occasion pour le recruteur de récapituler les points importants des échanges qu’il vient d’avoir avec le candidat. Il ne faut pas la bâcler. C’est également lors de cette phase qu’est abordée la question de la rémunération, la véritable négociation du salaire intervenant plus tard. Enfin, l’employeur précisera au candidat quelles seront les prochaines étapes du processus de recrutement.

Obligations légales du procedure de  recrutement

En théorie, en vertu de son pouvoir de direction, le choix d’un futur salarié est laissé à la libre appréciation de l’employeur. En pratique, il est également encadré par plusieurs éléments : le Code du travail, la convention collective, les accords de branche ou d’entreprise et le respect des libertés individuelles. Plusieurs principes sont applicables :

Non-discrimination : l’offre d’emploi, des mentions interdites

Le Code du travail énonce 24 critères discriminatoires interdits pour sanctionner, licencier et aussi recruter. Ils ne doivent être ni mentionnés dans l’offre d’emploi ni être utilisés comme critère de sélection.

Ces critères incluent l’origine, le sexe, l’identité de genre, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation de famille, la grossesse, les caractéristiques génétiques, la vulnérabilité résultant de la situation économique, l’appartenance ou la non-appartenance à une ethnie, une nation ou une race, les opinions politiques, les activités syndicales ou mutualistes, les convictions religieuses, l’apparence physique, le patronyme, l’état de santé ou le handicap (sauf inaptitude constatée par le médecin du travail), la perte d’autonomie, la domiciliation bancaire, le lieu de résidence, et la capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français.

Publication de l’offre d’emploi

Toute offre proposant un emploi exercé sur le territoire français doit être rédigée en français, même si l’entreprise qui recrute est basée à l’étranger. Si l’emploi ou le travail offert ne peut être traduit par un terme français, il doit être accompagné d’un texte français descriptif suffisamment détaillé pour ne pas induire en erreur l’éventuel candidat (article L5331-4 du Code du travail). Enfin, l’offre d’emploi ne doit pas comporter d’affirmation fausse ou pouvant induire le candidat en erreur (articles L5331-3 et L5331-5 du Code du travail).

Principe de transparence (article L1221-8 du Code du travail)

Le candidat à un emploi doit être expressément informé des méthodes et techniques d’aide au recrutement et d’évaluation. Aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par des moyens dont ce dernier n’a pas eu préalablement connaissance. Les outils utilisés pour tester le candidat doivent par ailleurs être pertinents au regard de l’objectif poursuivi. Il est interdit de recourir à des méthodes aux résultats aléatoires, telles que l’astrologie ou la numérologie.

Principe de confidentialité (article L1221-8 du Code du travail)

Les résultats obtenus à l’issue de la procédure de recrutement doivent rester confidentiels. Cette confidentialité s’applique uniquement aux tiers et non aux candidats, qui ont la possibilité de prendre connaissance des résultats qui les concernent.

À noter également : à l’embauche, l’employeur peut collecter des informations nécessaires au respect d’une obligation légale (déclarations sociales obligatoires…) et des informations utiles :

à la gestion administrative du personnel (par exemple, type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence) ;
à l’organisation du travail (par exemple, photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes) ;
à l’action sociale prise en charge par l’employeur (par exemple, les informations concernant les ayants-droit de l’employé).

Conclusion

Sans méthode, le processus de recrutement se conclut assez souvent par des échecs dont les conséquences peuvent être fortement dommageables, tant pour l’entreprise que pour le candidat.

Aussi, il est impératif de se rappeler que le recrutement s’effectue sur un marché et que la concurrence fait de même. L’offre doit donc être adaptée aux conditions du secteur d’activité tout en restant dans les possibilités et le contexte de l’entreprise. La phase de recrutement précède la signature d’un contrat de travail : c’est pourquoi, il est indispensable de respecter les cinq grandes phases énoncées précédemment, afin de recruter le bon candidat. Il est également nécessaire, de prendre conscience qu’un recrutement ne s’arrête pas le jour de l’embauche, mais qu’un travail d’intégration est impératif.

Afin de s’assurer de la validité du processus de recrutement, il est indispensable de s’assurer que les techniques utilisées sont valides au regard des études scientifiques. Une évaluation systématique des résultats du processus de sélection permettrait de confirmer la fiabilité du processus mis en œuvre, même si la méthode de recrutement « miracle » n’existe pas.

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