Les achats sont un paradoxe au sein des entreprises. En effet, les achats constituent la fonction qui engage les dépenses de l’entreprise mais contrairement aux fonctions commerciales, financières ou de production, il subsiste de nombreux leviers d’amélioration pour optimiser sa contribution à la création de valeur pour l’entreprise.
Afin d’éviter des erreurs d’achat, il est impératif de bien se renseigner sur le produit que vous allez acheter. Cette information est indispensable si l’entreprise souhaite bénéficier du meilleur rapport qualité/prix possible.
C’est quoi le processus achat ?
Le processus achat est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer des biens et des services nécessaires à son activité qu’elle doit se procurer à l’extérieur (par exemple des flux physiques, des flux d’information,…).
Objectifs processus d’achat
Ce processus cherche à optimiser:
- le prix (appel d’offres).
- la qualité (une qualité excessive entraîne des coûts inutiles).
- les coûts (liés aux achats ou au stockage).
- les délais (zéro délai).
Les processus de support, parfois appelés processus de soutien, qui permettent aux processus métiers de se réaliser efficacement (par exemple, le processus « achat », le processus « maintenance », le processus « administration et gestion comptable », le processus « gestion des ressources humaines », etc.).
Pourquoi mettre en place un processus achat ?
Comme les particuliers, les entreprises et les organisations doivent régulièrement acheter des biens et des services pour répondre à leurs besoins.
Et comme les particuliers, les entreprises ont absolument besoin d’un processus d’achat formalisé si elles veulent tirer le maximum de valeur de chaque dollar dépensé.
La manière dont votre entreprise élabore et met en œuvre son plan d’achat peut avoir une influence majeure non seulement sur les dépenses, mais aussi sur les performances concurrentielles, la rentabilité et l’efficacité globales de votre entreprise.
En apprenant et en mettant en œuvre quelques bonnes pratiques pour votre processus d’achat vous pouvez contribuer à réduire le gaspillage, à protéger votre entreprise contre les risques et les dépenses inutiles et à développer des flux de travail qui maximisent l’efficacité, les bénéfices et la valeur récupérée de chaque dollar investi.
Si ce processus tombe en panne, l’entreprise risque de ne pas être en mesure de fabriquer des produits ou de maintenir les rayons approvisionnés en quantité suffisante pour répondre à la demande des clients.
Définition de la fonction d’approvisionnement
Activités permettant de faire fournir un produit à une entité en réponse à la demande de cette entité
NOTE 1 Les approvisionnements s’effectuent en utilisant les contrats d’achat.
NOTE 2 Dans certains organismes, les activités d’achats et d’approvisionnements peuvent être réalisées par des personnes distinctes.
Acheter et Approvisionner sont deux termes fréquemment employés pour décrire des fonctions d’entreprise similaires. Il faut cependant faire une
distinction car la fonction de l’approvisionnement a un caractère plus ample que celle des achats. Ainsi:
Approvisionner est une fonction destinée à mettre à disposition de l’entreprise tous les produits, biens et services extérieurs nécessaires à son fonctionnement.
Pour les obtenir, il est nécessaire de réaliser les activités suivantes:
- a) Prévoir les besoins de l’entreprise.
- b) Les planifier dans le temps.
- c) Les exprimer en termes adéquats, du point de vue qualitatif et quantitatif.
- d) Rechercher dans le marché les produits qui les satisfassent.
- e) Les acquérir.
- f) S’assurer qu’ils sont reçus dans les conditions demandées.
- g) Payer leur prix.
Les apports de la version 2015 de l’iso 9001
Les exigences relatives aux achats ont été étendues à la « Maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes » et
sont décrites dans le paragraphe 8.4.
Les exigences relatives à la propriété des clients sont étendues à la propriété des prestataires externes (§ 8.5.3).
Le contrôle de l’approvisionnement externe des produits et services est beaucoup plus large que la simple procédure achat. Les exigences concernent les produits et services sous toutes leurs formes, soit fournis par des prestataires externes, soit résultant de l’externalisation de processus ou de fonctions de l’organisme.
Article 8.4.1 de la norme ISO 9001:2015
L’organisme doit s’assurer que les processus, produits et services fournis par des prestataires externes sont conformes aux exigences.
L’organisme doit déterminer la maîtrise devant être appliquée aux processus, produits et services fournis par des prestataires externes lorsque :a) les produits et services fournis par des prestataires externes sont destinés à être intégrés dans les propres produits et services de l’organisme;
b) les produits et services sont fournis directement au(x) client(s) par des prestataires externes pour le compte de l’organisme;
c) un processus ou une partie d’un processus est réalisé par un prestataire externe à la suite d’une décision de l’organisme.
L’organisme doit déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des performances et la réévaluation des prestataires externes, fondés sur leur aptitude à réaliser des processus ou fournir des produits et services conformes aux exigences. L’organisme doit conserver les informations documentées concernant ces activités et toutes les actions nécessaires résultant des évaluations.
Figure Exemple d’un processus d’achats d’une entreprises
Comment améliorer le processus d’achat ? Quelles sont les étapes du processus d’achat ?
Voici les 6 étapes clés du processus d’achat à prendre en compte pour l’optimiser
Étape 1 : le sourcing fournisseurs (fournisseurs potentiels)
Première étape du processus d’achats, la recherche des fournisseurs potentiels doit faire l’objet d’un travail minutieux, notamment si le besoin a évolué et qu’il est nécessaire de rechercher de nouveaux partenaires.
L’acte d’achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles réalisées en accord avec la politique et la stratégie achat. Tout au long de ce processus d’achat, l’acheteur se doit d’être à l’écoute de ses prescripteurs internes pour cerner leurs besoins, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les éventuels risques.
À l’étape du sourcing fournisseurs, deux hypothèses sont possibles. Dans la première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de l’entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés. Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué. Il faut se mettre en quête de nouveaux fournisseurs potentiels grâce à des méthodes de sourcing et d’homologation.
Étape 2 : Soigner son appel d’offre
Étape incontournable, l’appel d’offres sera mené par un acheteur spécialisé ou par l’acheteur leader, selon l’organisation de la structure. Petit rappel de la composition du dossier…
Dans une démarche traditionnelle d’appel d’offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement. L’équipe est composée différemment selon les situations. Dans une organisation achats centralisée, l’acheteur spécialisé concerné par le produit ou le service lance l’appel d’offres. Au sein d’une organisation décentralisée forte, l’appel d’offres sera mené par l’acheteur leader. Lorsqu’il s’agit d’achats non stratégiques délégués aux utilisateurs, l’appel d’offres peut rester sous leur responsabilité.
La composition du dossier d’appel d’offres
- une lettre d’introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres ;
- un accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse ;
- un guide de l’appel d’offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;
- le cahier des charges des produits ou services ;
- les termes et conditions de l’établissement d’une relation d’affaires ;
- un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;
- un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais ;
- des annexes, s’il y a lieu.
Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail. Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des portails électroniques de gestion d’appels d’offres.
Étape 3 : Décortiquer les candidatures
Une fois l’appel d’offres lancé et les candidatures reçues, ces dernières doivent faire l’objet d’une analyse détaillée. Il convient tout d’abord de déterminer des critères éliminatoires, avant de soumettre à une analyse plus détaillées les offres restantes.
Première étape de sélection : les critères éliminatoires
L’analyse des offres se déroule généralement en deux temps. La première étape de présélection s’effectue sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il peut s’agir d’une compétence technique particulière, d’équipements industriels spécifiques ou de la localisation géographique, etc.
Il est ainsi évident qu’un fournisseur de services de restauration uniquement basé à Agadir sera écarté pour une prestation à Tanger. Les fournisseurs ayant franchi la première étape proposent des solutions a priori conformes au cahier des charges.
Deuxième étape : l’analyse multicritère
La seconde étape consiste à faire une analyse multicritère des offres restantes afin d’opérer le choix final. Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur la décision en interne mais aussi vis-à-vis des candidats non retenus pour qu’ils soient plus compétitifs à l’avenir.
Étape 4 :Employer une bonne grille de lecture
Après la première sélection des offres, plusieurs critères sont retenus pour mener une analyse plus poussée : certification, coût global d’acquisition, conditions commerciales… Cette analyse permet également de commencer à préparer la négociation.
La certification, un critère de qualité
Le premier critère de sélection du fournisseur est la qualité du produit ou du service acheté, à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien respecté. Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou le service recherché. D’autant que les entreprises apprécient de travailler avec des fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualité sont bien définis.
La certification sur une norme ISO ou CMMI (Capability Maturity Model Integration, modèle de maturité destiné à réaliser l’évaluation du processus logiciel et à conduire à des niveaux de maturité) est souvent recherchée car elle démontre la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale.
En quoi ISO vous aide-t-elle à choisir un fournisseur?
- Informations relatives aux achats qu’il convient de donner pour que les fournisseurs potentiels comprennent clairement les besoins de leurs clients.
- Modalités permettant de vérifier que le produit satisfait aux exigences spécifiées par le client.
- Sur quel produit spécifique porte votre achat ?
- Quel impact ce produit a-t-il sur vos activités ?
- A quels risques votre entreprise sera-t-elle exposée si vous rencontrez des problèmes avec ce produit ?
- Comment pouvez-vous être sûr que le produit qui vous sera livré répond bien à vos exigences ?
- Que savez-vous de votre fournisseur, de sa réputation, de ses antécédents ?
- Quel niveau de confiance vous faut-il quant à l’aptitude de votre fournisseur à vous livrer avec régularité un produit conforme ?
- Comment pouvez-vous être sûr que votre fournisseur est doté d’un SMQ conforme aux exigences d’ISO 9001 ?
Veiller aux conditions d’acquisition
Le deuxième critère de sélection est le coût global d’acquisition et les conditions commerciales. L’acheteur assure la maîtrise de la structure de coûts de ses fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés.
Il faut que le prix du fournisseur soit compétitif par rapport aux entreprises concurrentes. Les conditions de règlement demandées doivent être acceptables et les incoterms proposés (modalités de la transaction) avantageux selon la situation géographique.
Le troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et maîtrisé. Dans un contexte où les plannings des entreprises sont de plus en plus tendus, les délais de livraison, de mise à disposition, de mise en service sont des critères-clés pour sélectionner des fournisseurs. Le candidat choisi dispose donc d’un système logistique lui permettant de livrer à l’heure et, en cas de besoin, être capable de stocker.
Certains critères comme la faculté d’adaptation, la sécurité financière ainsi que la pérennité de l’entreprise sont également à prendre en compte. Une fois les offres analysées sur la base de ces éléments, quelques fournisseurs sortent du lot et l’acheteur peut engager les négociations commerciales avec ceux qui répondent le mieux aux critères.
Préparer la négociation
La préparation de la négociation peut se dérouler en trois phases : recueillir des informations sur le fournisseur, préparer techniquement le dossier et élaborer une stratégie de négociation. Avant de proposer une négociation, il convient d’obtenir des renseignements sur le fournisseur, le produit, le service et le poids de l’achat à réaliser.
Pour un fournisseur homologué, l’acheteur dispose, en amont, de certains éléments sur ce dernier comme son marché, l’historique des achats précédents, les évaluations et les audits réalisés. Pour un nouveau fournisseur, les points principaux à analyser sont sa situation économique, son positionnement concurrentiel, ses prévisions d’activité et ses moyens de production.
Étape 5 :mener la négociation
Après la sélection des offres de fournisseurs potentiels vient l’étape de la négociation. Dans le cadre d’une première négociation avec un nouveau fournisseur, l’acheteur doit veiller à gagner sa confiance et à lui donner envie de collaborer avec lui.
La première négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d’un fournisseur, mais c’est loin d’être suffisant. L’acheteur doit donner envie à celui-ci de travailler avec lui plus qu’avec aucun autre de ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c’est l’hypothèse qui est faite en le recevant, cette envie le motivera pour accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l’acheteur un avantage de compétitivité significatif sur sa concurrence.
La préparation technique du dossier
Concernant le produit, il faut analyser les caractéristiques principales, les performances et son positionnement final. Il convient aussi de connaître la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur, aussi appelé taux de dépendance. Cela permettra d’évaluer le rapport de force et de s’en servir comme d’un levier.
La préparation technique du dossier consiste à déterminer les clauses à négocier et les objectifs à atteindre. L’acheteur doit identifier les clauses sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur. La démarche consiste à hiérarchiser les priorités dans les négociations et à se fixer des objectifs à la fois réalistes et ambitieux. Pour chaque point de la négociation, l’acheteur prépare des arguments afin de convaincre le fournisseur d’améliorer son offre. Pour être efficaces, les arguments s’appuient nécessairement sur des faits, des données et des démonstrations.
Deux approches de la négociation
Plusieurs possibilités s’offrent à l’acheteur. Soit il choisit d’aborder la négociation en bloc, en traitant toutes les clauses en même temps, soit il négocie de façon séquentielle. Cette dernière approche est plus aisée car l’acheteur ne passe à la clause suivante qu’après avoir atteint son objectif. Il est conseillé de commencer par les points les plus faciles pour finir par les plus délicats. L’acheteur doit mener les débats et intervenir en premier, afin de prendre en main la conduite de l’entretien qu’il ne lui faudra pas lâcher.
La conclusion lui permet de récapituler les accords négociés afin d’obtenir un assentiment explicite du vendeur. L’acheteur procède enfin à la rédaction d’un compte rendu que les deux parties signent.
Étape 6 : Le lien juridique, le contrat, Acte d’achat
Dernière phase du processus d’achats, la rédaction du contrat n’en est pas moins une étape délicate, durant laquelle il faut rester vigilant afin d’éviter les mauvaises surprises une fois l’engagement signé.
La rédaction du contrat est le résultat de la négociation et intervient après le choix final du fournisseur. C’est une étape relativement simple, si les autres se sont bien déroulées. Mais il faut rester vigilant afin d’éviter les surprises, après la signature du contrat.
La rédaction du contrat
La contractualisation consiste à établir un contrat d’achat ou un bon de commande entre l’entreprise et le fournisseur. C’est un lien juridique entre les deux parties. Ce document reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation.
Tout contrat doit contenir un certain nombre d’informations indispensables.
Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document :
- Le nom de l’entreprise qui achète, celui du fournisseur et leur adresse respective.
- L’objet du contrat, c’est-à-dire le bien ou le service acheté, doit y figurer.
- La qualité requise y est aussi précisée, souvent en annexant un fichier qui reprend le cahier des charges (dimension, matières…).
- Le prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les incoterms (modalités de la transaction) et la garantie font l’objet d’une clause spécifique. Une juridiction doit être choisie pour régler d’éventuels litiges. S’il y a lieu, il convient de préciser s’il existe une procédure de suivi postcommande. Dans le cas d’un contrat long, la durée est ajoutée, tout comme les conditions de rupture ou de reconduction de contrat.
La signature du contrat ne peut intervenir qu’après acception du contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement à respecter toutes les clauses du contrat.
Qui est responsable du processus d’achat ?
Le responsable des achats est l’un de ces rôles qui a pris de l’importance avec la transformation du paysage commercial mondial. Également connu sous le nom de responsable des achats ou de directeur des achats, le responsable des achats dirige un service chargé d’acquérir des produits et des services destinés à être utilisés ou revendus par son organisation.
Politique, marketing achat, stratégies achat du service achat
La politique achat est la déclinaison de la politique générale de l’entreprise. Sa définition nécessite un diagnostic préalable de la situation, notamment sur les éléments suivants :
- typologies des achats (produits et services),
- diagnostic par segment,
- maturité de la maîtrise du processus d’achat.
La politique achat peut dès lors donner les ambitions applicables aux acteurs de l’achat et nous citerons à titre d’exemple :
- acheter au meilleur coût,
- consolider les volumes,
- standardiser et rationaliser les besoins,
- développer les partenariats.
La politique achat conduit régulièrement à viser la réduction des coûts. Pour ce faire, l’organisation est adaptée afin de pouvoir mettre en œuvre des stratégies telles que la réduction du nombre de fournisseurs ou l’optimisation de la pertinence des besoins.
La politique achat est communiquée à l’ensemble des acteurs de l’entreprise, elle est en effet l’un des facteurs qui conditionne les prises de décision tout au long du déroulement du processus d’achat.
Politique achats : orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements d’un organisme, telles qu’elles sont formulées par la direction. FD X 50-128 (Lignes directrices pour le processus d’achat et approvisionnement)
