Le terme «audit social» fait référence à l’évaluation de la conformité d’une entreprise ou d’une organisation à la législation sociale et à d’autres réglementations. L’audit social peut aussi inclure l’évaluation des pratiques de gestion du personnel et de l’environnement de travail. L’audit social est généralement effectué par une entreprise externe, mais il peut aussi être effectué par le personnel de l’entreprise.
Comment définir un audit social ? Définitions
Plusieurs définitions ont été proposées au fil des années qui reflètent la diversité et l’évolution des attentes à l’égard de l’audit du social et de la RSE.
En 2000, la nouvelle version de la norme ISO 9000 le définit ainsi :
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.
Audit social: évaluation systématique de l’impact social d’une entreprise par rapport à certaines normes et attentes. Audit éthique : application de critères éthiques, non financiers, à une décision d’investissement.
On peut également remarquer que les deux définitions reprennent un des termes à définir(« social » pour audit social, « éthique » pour audit éthique), ce qui n’est pas très éclairant.
En 2006, l’IAS, Institut international de l’audit social, a produit un document qui le définit ainsi :
Audit appliqué à la gestion, aux activités et aux relations des individus et des groupes dans les organisations, ainsi qu’aux rapports de ces dernières avec leurs parties intéressées internes et externes.
Si, dans cette définition, le champ du social est bien défini, en revanche «audit » est défini par «audit », ce qui n’est pas suffisamment explicite.
Évidemment, la tentation de coupler la première et la dernière définition est forte : l’une définit l’audit, mais pas le social et l’autre définit le social, mais pas l’audit. On obtient ainsi :
L’audit social est un processus appliqué à la gestion, aux activités et aux relations des individus et des groupes dans les organisations, ainsi qu’aux rapports de ces dernières avec leurs parties intéressées internes et externes; ce processus est méthodique, indépendant et documenté, il permet d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.
Avantages : Pourquoi faire un audit social d’entreprise ?
C’est une procédure qui permet de vérifier si les règles sociales et les normes de travail sont respectées dans une entreprise. Elle vise à détecter les éventuels problèmes et à proposer des solutions pour améliorer les conditions de travail.
Il permet de fournir une évaluation objective des conditions de travail dans une entreprise. Elle identifie les points forts et les points à améliorer de la gestion du personnel et du fonctionnement de l’entreprise en général.
Aussi c’est un outil précieux pour les décideurs, car elle leur permet de prendre des décisions en connaissance de cause.
Il est également un outil de communication efficace entre les différentes parties prenantes d’une entreprise. Elle permet de sensibiliser les employés aux enjeux sociaux et de mobiliser les acteurs autour d’un projet commun.
La conduite du changement est une mission pour laquelle les clients internes (managers, dirigeants, salariés) attendent beaucoup de la fonction ressources humaines. La contribution de l’audit social se révèle essentielle pour accompagner la mise en œuvre des changements, évaluer les écart s, analyser les risques encourus, les causes des écarts … Toute politique de changement concernant les hommes dans l’organisation crée un besoin d’audit social.
Enfin, il peut être un facteur de motivation pour les employés. En effet, elle leur donne l’occasion de s’exprimer sur leurs conditions de travail et de proposer des solutions pour les améliorer.
Quels sont les objectifs de l’audit social ?
L’audit social peut également contribuer à l’excellence administrative opérationnelle en s’appuyant notamment sur des référentiels externes de« bonnes pratiques ». En comparant la qualité et la productivité des services RH avec celles d’entreprises comparables, l’auditeur fait ressortir les écart s, les risques (qualité insuffisante) et les coûts (productivité moindre)induits par ces écarts.
Il contribue à la révision des process ressources humaines RH s’appuyant sur l’ensemble des TIC (technologies de l’information et de la communication) disponibles. Il permet de bénéficier en permanence des gains de productivité, de rapidité, d’alignement stratégique et de responsabilisation de l’ensemble des acteurs RH qu’apporte la maîtrise des technologies appropriées.
Qui peut faire un audit social ?
Peut être réalisé par un membre (ou une équipe) de l’entreprise concernée ou par une personne (ou une équipe) externe dans le cadre d’une mission contractuelle. Dans les deux cas, il faut que le critère d’indépendance de l’auditeur soit respecté : l’auditeur ne doit pas dépendre de l’audité. Les avantages et limites reconnus aux auditeurs internes et externes sont complémentaires et conduisent à privilégier des binômes pour mener à bien certaines missions.
L’atout de l’auditeur interne est de bien connaître l’entité auditée. Cela présente plusieurs avantages. Son pré diagnostic est plus rapide. Les objectifs et les modalités de la mission sont plus faciles à définir. Il construit plus aisément les référentiels internes. Ses préconisations sont supposées mieux adaptées à un contexte qu’il connaît bien.
L’.auditeur social dans le cadre de la certification est un auditeur qui dispose de documents de travail adaptés au référentiel normatif (liP, SA 8000, etc.),
Comment se déroule l’audit social ? Les quatre étapes de la démarche
La démarche de l’auditeur pour mener à bien sa mission suit habituellement quatre étapes :
l’engagement de la mission, la préparation de la mission, sa réalisation, la production et la présentation du rapport.
L’engagement de la mission
Sur ce point, il convient de faire la distinction entre audit externe et interne. L’articulation nécessaire entre audit social interne et audit social externe dépend en partie de la prise en compte des deux types de contrainte que sont le temps et la compétence : les missions importantes qui ne peuvent être programmées par manque de temps ou de compétences des auditeurs internes sont confiées à des auditeurs externes .
Audit externe
Il reposes sur un contrat d’entreprise, c’est-à-dire un contrat qui possède les caractéristiques suivantes :• la tâche des auditeurs est nettement définie;
- la rémunération est forfaitaire;
- l’autorité du cabinet d’audit sur les auditeurs est maintenue durant la mission;
- l’indépendance de l’auditeur dans l’exécution de l’audit est garantie;
- une obligation de résultat.
Audit interne
L’.auditeur social interne agit dans un cadre différent, il intervient le plus souvent dans le cadre de la programmation annuelle des missions d’audit interne. Cette programmation est établie à partir de la cartographie des risques ou d’une évaluation des risques réalisée au moins une fois par an, des objectifs de l’organisation, des préoccupations d’actualité et des éventuelles demandes en provenance des responsables opérationnels. La cartographie des risques consiste en une démarche systématique et méthodique, conduite en principe par les risk managers, les directions opérationnelles et les responsables de l’audit interne, et qui a pour objectifs:
- d’inventorier les risques de toute nature en fonction de leur criticité ;
- d’identifier les zones à risques (lieux, process, etc.) ;
- d’apprécier la vulnérabilité de l’organisation.
La préparation de la mission d’audit social
La préparation d’une mission comporte une dimension conceptuelle et des aspects pratiques. Sur le plan conceptuel, il s’agit de préciser les motifs et les attentes avec les différents responsables, de confirmer les enjeux et les risques, puis de fixer des objectifs réalistes et précis. Sur le plan pratique, il s’agit d ‘arrêter les dates de la mission avec les responsables concernés, de constituer l’équipe et de bâtir le calendrier de la mission. Avant d’intervenir dans l’entreprise, l’auditeur social externe doit collecter et analyser l’ensemble des informations disponibles sur celle-ci.
De nombreuses sources sont à sa disposition:
- législation ou règlements connexes ;
- informations juridiques telles que statuts, organes sociaux, institutions représentatives du personnel, informations sociales telles que conventions collectives applicables, accords d’entreprise, bilan social d’entreprise et/ou d’établissement, rapports sociaux, rapports de développement durable ;
- politiques, procédures, normes, manuels et directives;
- résultats de vérifications ou d’audits antérieurs (indispensables dans le cas de l’audit interne), organigrammes ;
- descriptions de fonctions et instruments de délégation;
- listes des membres clés du personnel ;
- plans ou diagrammes des processus et des systèmes ;
- données et rapports opérationnels et financiers ;
- procès-verbaux ou comptes rendus des réunions du CE, du CCE, du CHSCT, du comité européen ou de groupe, etc.;
- évaluations des risques ;
- études ou rapports de la direction, informations de la presse nationale, régionale, journaux ou presse d’entreprise, informations figurant sur les sites internet et intranet.
La réalisation de la mission d’audit social
La réalisation de la mission s’articule pour l’essentiel autour de la construction puis de la validation du référentiel, de la détermination des objectifs d’audit et de la recherche de preuves d’audit.
Le référentiel de l’audit
Le référentiel constitue ce qui « doit être » : une bonne pratique, un bon résultat, une bonne règle, etc. L’auditeur va confronter le réel («ce qui est»)au référentiel («ce qui doit être»). Telle pratique d’augmentation, tel ratio d’effectif ou telle règle sont-ils conformes au référentiel?
Comment construire un référentiel d’audit social ?
La réponse dépend essentiellement du type d’audit. Il existe des audits sociaux de conformité, des audits sociaux d’efficacité et l’audit social stratégique.
Exemples
Dans le cas de l’audit de conformité, les référentiels reposent sur deux piliers : la législation internationale et nationale applicable, les règles internes que le groupe ou l’entité se sont données. L’auditeur devra rassembler les textes applicables, analyser ces textes pour en extraire les obligations et préparer ainsi le référentiel qui lui permettra de conduire sa mission. Ce travail de préparation s’effectue en partie en cabinet (ou au sein du service) et en partie sur le terrain. Il est grandement facilité par l’accès aux différentes bases de données juridiques: Lextenso, Dalloz, etc.
Dans le cas de l’audit d’efficacité, le référentiel décrit précédemment peut constituer une base de départ car, dans le domaine social, la non conformité fait courir des risques à l’entreprise – risques de pénalités, de réputation, de dégradation des relations sociales et du climat social. Mais l’efficacité ne se réduit pas à la conformité, la notion de « bonnes pratiques» vient s’ajouter à l’ensemble des règles déjà enregistrées.
Le référentiel d’efficacité comporte de nombreux indicateurs : indicateurs d’activité, indicateurs de moyens, indicateurs d’efficacité et indicateurs d’efficience.
Quel que soit le type d’audit, l’auditeur social doit faire valider son référentiel avant d’entreprendre l’étape suivante consacrée à la détermination des objectifs d’audit.
La détermination des objectifs d’audit par l’auditeur
Les objectifs d’audit permettent de fixer des objectifs aux vérifications en fonction de l’appréciation du contrôle interne. Lorsqu’il n’existe pas de contrôle interne, c’est en fonction de l’analyse des risques que l’auditeur détermine les objectifs d’audit. Ces derniers doivent être cohérents avec les objectifs de la mission et ils en constituent une déconstruction logique. Un objectif d’audit est souvent exprimé par un verbe d’action tel que: s’assurer, vérifier, confirmer, corroborer.
La procédure d’audit est constituée par le meilleur moyen pour atteindre un objectif d’audit, c’est-à-dire qu’elle comprend les vérifications indispensables qui doivent être clairement décrites. Les documents à étudier, les informations qu’il convient d’en extraire, les indicateurs à contrôler (souvent par vérification croisée), les calculs à refaire pour vérification, constituent autant d’exemples qui, mis bout à bout, forment une procédure d’audit.
La production et la présentation du rapport
Le rapport final contient les résultats de la mission d’audit ;pour le prescripteur, ce rapport est à la base des décisions et des actions à entreprendre. Du point de vue de l’auditeur rédacteur du rapport, son autorité et sa responsabilité sont susceptibles d’être engagées. Aussi, compte tenu de l’importance de ce document, il n’est pas surprenant qu’il soit relativement normé sur la forme et sur le fond.
Concernant la forme, les normes professionnelles précisent que « la communication doit être exacte, objective, claire, concise, constructive, complète et émise en temps utile » (norme 2420). Exacte signifie sans erreur, objective renvoie essentiellement à l’absence d’influence ou de parti pris personnel. La clarté se conçoit en référence avec le style, le rapport comporte des phrases courtes. Les affirmations sont dénuées d’ambiguïté et le rapport est généralement synthétique. Il permet de décider (constructif)et ne comporte pas d’omission (complet) ; enfin« en temps utile »signifie rapidement !
Le référentiel de l’audit social
L’IAS a produit un référentiel normatif de l ‘audit social qui précise les caractéristiques principales et les conditions d’exercice de l’audit social. La dernière version de ce document a été adoptée en 2006 en coordination avec le CCIAS (centre de certification des auditeurs sociaux). Ce référentiel précise les règles d’engagement et de conduite d’une mission d’audit social dans sa partie 5.
Les outils d’audit social de l’auditeur
L’auditeur social, en tant qu’auditeur opérationnel, dispose des outils traditionnels de l’audit, mais sa spécialisation relative à la gestion sociale le conduit également à être familiarisé avec les outils de la gestion des ressources humaines GRH, tant il est vrai qu’il semble impossible d’auditer une fonction ou des opérations si l’on ne maîtrise pas les techniques de gestion qui la composent.
Parmi les outils d’audit utilisés en amont de la mission, les plus courants sont les questionnaires de prise de connaissance (QPC), les questionnaires de contrôle interne (QCI), et les plans d’échantillonnage.
Les questionnaires de prise de connaissance (QPC)
La prise de connaissance est l’une des étapes les plus importantes d’une mission d’audit. Sa durée varie en fonction de différents éléments : complexité du sujet, profil de l’auditeur, existence d’audits antérieurs …
Cette prise de connaissance s’organise autour de plusieurs objectifs : avoir dès le départ une bonne vision d’ensemble des contrôles internes, identifier les problèmes essentiels, ne pas tomber dans des considérations abstraites ou secondaires et, surtout, permettre l’organisation des opérations d’audit.
Les questionnaires de contrôle interne (QCI)
Le QCI comporte cinq questions fondamentales qui permettent de regrouper l’ensemble des interrogations concernant les points de contrôle :
- Qui ? Questions relatives à l’opérateur qu’il faut identifier avec précision pour déterminer quels sont ses pouvoirs. Pour répondre à ces questions, on utilise les organigrammes hiérarchiques et fonctionnels, les analyses de postes …
- Quoi ? Questions relatives à l’objet de l’opération, quelle est la nature de la tâche, quelle est la nature du produit fabriqué, du contrôle.
- Où? Concerne les endroits où se déroule l’opération.
- Quand ? Questions relatives au temps : début, fin, durée, périodicité …
- Comment ? Questions relatives à la description du mode opératoire, comment se réalise la tâche.
Les plans d’échantillonnage
L’auditeur aura recours aux techniques d’échantillonnage statistiques lorsqu’il n’aura pas le temps ou les moyens pour mener à bien une analyse exhaustive de l’information dont il dispose. La première étape de sa démarche consiste à choisir une méthode d’échantillonnage en fonction du problème étudié et de l’information dont il dispose. Après avoir constitué son échantillon, il analyse et évalue les résultats obtenus sur celui-ci. Parfois, il utilise des échantillons de petite taille et abandonne l’objectif de« représentativité »au profit de la diversité.
Le diagramme de circulation des documents ou flow chart
Le diagramme est un tableau qui permet de visualiser des flux de traitement de l’information et de documents ; il permet de voir d’où ils proviennent, qui les saisit, les traite, les vérifie, les stocke. En plus de l’avantage de pouvoir visualiser de nombreuses opérations sur un même document, le diagramme permet des vérifications, par exemple :
- Tous les exemplaires ont-ils un destinataire?
- Les appariements de documents et d’informations sont-ils conformes?
- Les vérifications sont-elles effectuées à l’endroit approprié? Etc.
Bien que l’informatisation et la numérisation de nombreux documents soient en passe de diminuer la pertinence du diagramme de circulation de documents, les exigences de son formalisme contribuent à la bonne format ion intellectuelle de l’auditeur.
La formation des auditeurs
Les auditeurs sociaux doivent être bien formés, qualifiés, au fait des meilleures pratiques pour mener à bien les missions selon les règles de l’art. Leur formation doit valider, compléter ou apporter les compétences sur la base du référentiel de l’auditeur social.
Le référentiel de l’auditeur social précise que : (( S’il n’y a pas de formation obligatoire pour réaliser des audits sociaux, sauf pour les audits se référant à des normes, on observe dans la pratique que les auditeurs sociaux ont le plus souvent une formation de niveau au moins égal à la maîtrise dans des spécialités de gestion, juridiques, ressources humaines, organisation, management, qualité ou une double formation. »Le référentiel précise également :
Il est généralement admis que l’auditeur social doit avoir une expérience professionnelle solide, acquise en entreprise à des postes de responsabilité, notamment au sein d’une DRH mais pas exclusivement, qui lui permet une bonne compréhension des situations qu’il audite et qui est de nature à rassurer le donneur d’ordre sur la qualité de la prestation.
