La digitalisation des ressources humaines RH – Définition et enjeux

La digitalisation des RH traite des enjeux de l’ère numérique et de la dématérialisation des données et des documents dans les domaines de la comptabilité, du recrutement et du management d’une manière uniforme, agile et innovante. Apprenez-en plus!

Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?

Elle peut être définie comme un ensemble d’outils et de process destinés à optimiser la gestion des ressources humaines. Aujourd’hui, la digitalisation des RH est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. Elle touche à de nombreux domaines : canaux de recrutement, gestion des talents, gestion du personnel, formation, management…

En effet, la transformation numérique de la fonction resources humaines passe, tout d’abord, par la transformation numérique de la fonction Ressource Hummaines, elle-même, dans ses différents processus : recrutement, formation, rémunération, gestion des compétences, gestion des congés…

Dans une première approche, elle peut donc être définie comme l’utilisation du potentiel offert par le numérique, au travers de différentes solutions numériques RH (déjà existantes sur le marché ou à développer) pour :

• enrichir la manière de réaliser des tâches ou des processus RH. Le développement et surtout la démocratisation de la simulation virtuelle dans la formation et le recrutement en ligne permet, par exemple, d’offrir de nouveaux types de formation, ainsi que de nouvelles possibilités pour valoriser la marque employeur d’une entreprise (visite virtuelle des locaux, présentation de savoir-faire industriels…) ;
• transformer la manière de réaliser des tâches ou des processus RH. L’utilisation des réseaux sociaux a transformé la manière de sourcer les candidat en rajoutant un ensemble de canaux de communication pour trouver et contacter des candidats potentiels. Ils sont complémentaires des méthodes de sourcing plus traditionnelles (relations école, salon…) et sont devenus depuis plusieurs années incontournables ;
• automatiser la manière de réaliser des tâches ou des processus RH.

Dans cette perspective, la transformation numérique se concrétise par la mise en œuvre d’une ou plusieurs solutions sur des différents processus. Ces solutions sont portées par des projets numériques RH. On peut donc représenter cette transformation numérique de la fonction RH par un portefeuille de projets numériques RH, à des stades de mise en œuvre plus ou moins avancés, et comportant chacun, l’utilisation d’une ou plusieurs solutions numériques.

Avantages et inconvénients de la digitalisation ressources humaines

Les 10 avantages

1. un gain de temps pour les responsables et directions RH dans leurs tâches récurrentes grâce à l’automatisation des process RH ;
2. la mise à profit du temps économisé pour des missions plus stratégiques comme la gestion des talents ou des compétences (GPEC) ;
3. la gestion documentaire facilitée par la réduction du papier et l’archivage numérique plus intuitif ;
4. un meilleur suivi global et de chaque collaborateur grâce à : ·centralisation des informations, ·la visibilité gagnée sur des indicateurs RH consignés dans un tableau de bord clair et facilement exploitable ;
5. la communication RH et la valorisation de la marque employeur, permettant l’attraction, mais aussi la rétention des talents ;
6. le respect de la réglementation grâce : à l’intégration des conventions collectives et des obligations légales à jour, à la télétransmission des déclarations, pour une gestion sans faille et sans risques de pénalités ;
7. la sécurisation des données RH confidentielles, stockées dans des espaces numériques cryptés ;
8. l’accompagnement des collaborateurs, leur productivité et leur bien-être, grâce à la facilitation des demandes de congés (exemple utilisationdes logiciels de gestion des congés), de télétravail, de remboursement de frais professionnels, etc.
9. l’adaptation aux nouveaux modes de travail, plus nomades, dématérialisés et collaboratifs ;
10. l’analyse des données RH grâce à des rapports personnalisés, pour un meilleur fonctionnement du service RH, et pour toujours plus améliorer l’expérience collaborateur.

Les risques de la digitalisation RH

• Pour certains, elle déshumanise la fonction RH. En effet, les outils viennent en soutien, mais ne remplaceront jamais le dialogue et l’intelligence émotionnelle. Bref, l’humain doit toujours primer.
• Elle nécessite un investissement, notamment en formation, pour :
• Ne pas créer de fracture entre les différentes générations en poste,
• Favoriser l’adoption des nouveaux outils,
• Etablir de nouveaux processus RH de façon claire.

Les enjeux de la digitalisation RH

L’automatisation des processus RH

« Automatiser les processus » c’est un peu la tarte à la crème de la transformation numérique. Et pourtant, supprimer les tâches chronophages de votre quotidien fait gagner un temps fou avec un délais de traitements réduit des demandes des salariés et dégage de la bande passante pour traiter les sujets de fond (amélioration du bien-être au travail par exemple), souvent relégués au second plan par manque de temps.

Exemples :

La campagne d’entretiens annuels approche : une fois paramétré, votre outil envoie automatiquement les emails aux collaborateurs et managers pour leur indiquer de préparer l’entretien et communique une date.

Un collaborateur formule une demande de congés : en un clic, son manager la lui valide, les RH sont notifiées et le solde de congés est mis à jour automatiquement.

Les nouveaux modes de recrutement

Le e-recrutement ou le recrutement en ligne permet de réaliser des campagnes plus rapides et mieux ciblées, grâce à la multidiffusion en quelques clics d’offres d’emploi sur une grande variété de plateformes, comme les job boards et les réseaux sociaux professionnels par exemple.

D’autre part, les techniques de recrutement se renouvellent constamment : les employés y participent en notant leurs futurs collaborateurs , et les entretiens d’embauche peuvent se faire via des applications de vidéos différées.

La digitalisation facilite aussi l’exploitation de la data, pour constituer des viviers de talents (sourcing) et exploiter une Cv thèque à l’aide de tags, d’étiquettes mots-clés.

Exemple de digitalisation RH : le responsable du recrutement suit le statut des candidatures et envoie des mails automatiques et personnalisables aux candidats retenus ou écartés, ainsi que des invitations à effectuer des tests de recrutement en ligne.

La digitalisation de la formation et des ressources pédagogiques

L’e-learning va aussi dans le sens des nouvelles organisations en entreprise, avec des collaborateurs travaillant de chez eux ou depuis des sites variés. Il peut prendre différentes formes :

Un MOOC acronyme de « Massive Open Online Course », une formation en ligne pour un grand nombre de participants, un SPOC, un MOOC en petit groupe pour un développement de compétences plus précis et rapide, un COOC (Corporate Online Open Cours) : l’entreprise met en place sa propre formation en ligne.

Sans compter les plateformes e-learning dédiées au partage des connaissances, pour encourager l’intelligence collective !

Exemple de digitalisation : le responsable des formations accède au planning des formations obligatoires en ligne et envoie les convocations en quelques clics.

Le développement de la qualité de vie au travail (QVT)

Le développement de la qualité de vie au travail et le bien-être au travail est au cœur de nombreux sujets. À cet effet :

L’avis des collaborateurs est sollicité, le climat est mesuré grâce à des baromètres et des sondages en ligne anonymes, les employés sont aussi félicités ouvertement lorsqu’ils atteignent leurs objectifs.

C’est toute l’expérience collaborateur qui est au centre de l’attention, avec pour finalité sa fidélisation, l’engagement des collaborateurs et la valorisation de la marque employeur par conséquent.

Le management participatif et le décloisonnement des services impliquent aussi une communication RH horizontale. Les réseaux sociaux d’entreprise y contribuent.

Quel est l’impact de la digitalisation sur la fonction rh ?

La digitalisation peut avoir un impact positif pour toute entreprise. De plus, elle permet aux gestionnaires des ressources humaines d’améliorer leur efficacité et leur productivité grâce à des outils numériques qui permettent de consolider et de structurer les données des RH.

Elle permet également d’améliorer l’expérience RH, que ce soit pour les employés ou les candidats, en simplifiant, en standardisant et en automatisant certaines tâches chronophages telles que le recrutement, la formation et l’administration des salaires.

Les technologies digitales aident les entreprises à adapter rapidement leurs organisations aux changements constants du marché et à développer plus rapidement leur capital humain.

La digitalisation a transformé le secteur des Ressources Humaines, tant en termes de pratiques que de technologies. De plus, la numérisation des données permet aux entreprises d’accéder à une base de données riche en informations sur les employés actuels ou passés. Cette affluence d’informations facilite la prise de décision et l’optimisation des performances.

Comment digitaliser les ressources humaines ?

C’est un véritable projet de conduite du changement qui est à mener ici. En effet, même si le service des ressources humaines et l’administration du personnel sont les premiers concernés par ce changement, la mise en place d’un SIRH aura un impact sur le mode de travail de la quasi-totalité des employés de l’entreprise.

Etape 1 : lister l’ensemble des tâches de la fonction RH

En premier lieu, il vous faut lister les différentes tâches administratives et RH que vous effectuez de manière récurrente. Elles peuvent prendre la forme d’informations rassemblées dans des tableaux Excel ou d’actions réalisées via formulaires papier ou email.

Par exemple:

• Noter les heures d’arrivée et de départ des employés
• Calculer les heures supplémentaires par employé
• Noter les jours d’absences / congés
• Demander / valider les jours d’absences ou congés
• Calculer le nombre de tickets restaurant par employé
• Rassemblez les informations relatives à la préparation des fiches de paie
• Valider des notes de frais

Etape 2 : définir les tâches chronophages

Pour chaque tâche listée à l’étape 1, il vous faudra faire l’exercice de calculer le temps passé chaque mois. Bien sûr, certaines tâches se font seulement une fois par mois et dure quelques heures, alors que d’autres reviennent quotidiennement et même s’il elles ne prennent que prennent 5 minutes à chaque fois, à la fin du mois le temps passé s’accumule.

Ce travail de reporting, un peu fastidieux, est cependant très important car il vous permettra d’identifier les tâches les plus chronophages qui pourront être automatisées et dématérialisées.

Vous aurez ainsi un tableau clair du gain de temps qu’un outil RH peut vous faire gagner. Ceci constituera également un preuve factuelle que vous pourrez montrer à votre supérieur sur la nécessité de mettre en place un tel outil.

Etape 3 : opter pour une solution adaptée à vos besoins 

De nombreux logiciel RH sont disponibles sur le marché. Certains d’entre eux proposent des fonctionnalités très poussées, coffre-fort numérique, la gestion de la paie etc. D’autres ont des prix d’entrée très bas mais dès que vous souhaitez rajouter certains modules, la facture peut très vite grimper.

Là encore, le plus important est de choisir un logiciel de gestion administrative du personnel qui correspond à vos besoins et que le prix de ce logiciel SIRH entre à votre budget. D’où l’importance de bien réaliser l’étape 1 et 2. N’hésitez pas à tester et comparer les différents outils. Des tests gratuits et démo en ligne sont le plus souvent possibles.

Etape 4 : intégrer vos données

Une fois le logiciel RH choisi, un travail d’intégration des données va être nécessaire. Ajouter des employés, leurs horaires de travail, leur fonction, données personnelles… Cette étape peut s’avérer assez longue, mais l’avantage est qu’en théorie, vous aurez à la faire qu’une seule et unique fois.

Si vous avez beaucoup d’employés, et donc d’utilisateurs, on vous conseille de demander au responsable de l’outil qui s’occupe de vous si une intégration automatique peut être envisagée.

Etape 5 : embarquer vos employés :

La fonctionnalité portail RH ou self-service RH est l’un des points fort de la digitalisation RH. En effet, l’employé devient contributeur et utilisateur à part entière du SIRH.

Il est ainsi important de réaliser un véritable “onboarding” afin de former les employés à la solution RH retenue et les inciter à l’utiliser au quotidien. Bien sûr, un logiciel RH intuitif et simple d’utilisation sera un réel avantage comparé à un outil difficile à prendre en main et non attrayant visuellement.

Quels sont les outils de la digitalisation des ressources humaines ?

L’outil indispensable pour réaliser la digitalisation des ressources humaines est l’acquisition d’un logiciel de SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Ce logiciel va permettre une centralisation de toutes les informations et données nécessaires pour que la digitalisation des RH se passe au mieux.

La digitalisation des Ressources Humaines permet de recentrer le cœur de métier de la fonction sur les Hommes. Les entreprises ont la possibilité de n’activer qu’un ou deux modules sur la multitude d’options que le SIRH propose. Mais avec une utilisation globale, le SIRH permettra de gérer : la paie, la gestion des congés, les dossiers du personnel (maladies, mutuelles, …), la GPEC, les tableaux de bords RH, les contrats de travail, et permet de gagner en efficacité dans la gestion des dates de visites médicales etc.

Les SIRH sont nombreux sur le marché, et il est indispensable de réaliser une étude et une comparaison des différents logiciels et services qu’ils proposent avant de l’acquérir.