Comment réaliser un reporting mensuel efficace – Exemple ?

Le reporting mensuel d’une entreprise constitue un outil de pilotage et un des éléments essentiels de sa gestion. Mais que doit-il contenir ? Comment et par qui est-il construit ? A qui sert-il ?

C’est quoi le reporting comptable et financier ? Définition

Exemple De Rapport Mensuel De Gestion Saas
Exemple de rapport mensuel de gestion solution SaaS : source https://www.datapine.com/blog/saas-dashboard-examples-metrics-templates/

Le Reporting est défini comme un système de comptabilité managériale adapté à la structure de l’organisation de façon que chaque manager ne visualise le résultat que des aspects dont il est responsable, c’est -à-dire qu’il est censé gérer.

Le reporting sert donc à rendre compte du degré de réalisation des objectifs. Utilisé pour faire remonter les informations des unités élémentaires jusqu’au sommet de la hiérarchie, le reporting a pour mission principale, l’information de la hiérarchie sur l’état et l’évolution des unités décentralisées.

Il permet donc de rendre compte des résultats des activités déléguées et est constitué de « la portion de l’information que possède le responsable opérationnel et qui remonte au niveau de son supérieur hiérarchique et non de l’ensemble de l’information locale de pilotage.

Le reporting fait donc parti du système d’information de la direction générale. Il doit contenir
toutes les informations permettant à la direction générale d’une part, de suivre certaines données essentielles, d’autre part de mesurer les performances des unités.

Le DAF, ainsi que ces collaborateurs de l’entreprise est là pour garantir “l’origine contrôlée” de toutes ces données. Il doit aussi les mettre en valeur dans ses rapports avec la Direction Générale.

Quelques exemples de ce que permettent les reportings selon les fonctions ?

Reporting RH

Permet d’analyser les écarts de salaires, de charges, les absences et plannings des équipes, analyser les effectifs (recrutement, turnover, etc.), la répartition de la masse salariale, la pyramide des âges, l’évolution des départs en formation par statut, etc.

Reporting Commercial

Permet de suivre les ventes, de mesurer le nombre de clients et prospects visités, le nombre de propositions commerciales établies, le taux de transformation en commande, l’évolution du chiffre d’affaires, des marges commerciales, connaitre les classements par produit, par client, par région etc.

Décisionnel Financier

Permet de suivre de près la trésorerie, d’analyser les écarts entre le réalisé et le budgété, de disposer de tableaux de synthèse pour la comptabilité, les achats, les ventes et les stocks, calculer les soldes intermédiaires de gestion en temps réel etc.

A quoi ressemble un tableau de bord ?

Quels Types D’informations Inclure Dans Votre Reporting ?

Le reporting comprend deux aspects :

  • Un aspects comptable lors duquel le contrôleur de gestion compare les prévisions avec les réalisations. (Élaboration et analyse des écarts)
  • Un aspects gestion lors duquel le contrôleur de gestion identifie les causes des écarts et propose les actions correctives nécessaires.

    Le reporting doit faire donc parti du système d’information de la direction générale.

Les indicateurs clés doivent être :

  • Pertinents
  • Obtenus rapidement afin de mener à temps les actions correctives.
  • Synthétiques
  • Contingents : répondre à la situation et aux attentes du moment.

La présentation du reporting mensuel :

Découvrez un exemple de première page d’un reporting mensuel de PME

La deuxième page du reporting mensuel peut être constituée par les principaux chiffres de l’exploitation :

  1. Le chiffre d’affaires par secteur
  2. Les marges brutes
  3. Les frais de fonctionnement distinguant les frais commerciaux, les dépenses marketing, les dépenses générales et administratives, les frais de recherche et développement.
  4. La place réservée aux prévisions
  5. L’importance des indicateurs financiers stratégiques.

Les pages suivantes doivent être consacrées aux aspects patrimoniaux :

  1. Trésorerie, besoins en fonds de roulement, investissements, financements.
  2. La présentation peut laisser une place plus ou mois importante aux diagrammes. Ils sont généralement sous-utilisés alors qu’ils sont d’une lecture beaucoup plus “parlante”.
Exemple Reporting Mensuel
Exemple Reporting Mensuel  En Histogramme
Exemple reporting mensuel en histogramme

Il est possible de créer ces histogramme, sous Excel, ou peut être facilement réalisé dans Google Sheets grâce à des tableaux et des graphiques dynamiques.

Tableau de bord et reporting: objectifs et principes

Le tableau de bord :

  • permet le contrôle de gestion en mettant en évidence les performances réelles et potentielles ainsi que les dysfonctionnements
  • est un support de communication entre responsables.
  • favorise la prise de décision, après analyse des valeurs remarquables, et la mise en œuvre des actions correctives
  • peut être un instrument de veille permettant de déceler les opportunités et risques nouveaux.

Le reporting, quant à lui, est un ensemble d’indicateurs de résultat de l’entreprise, construit a posteriori, de façon périodique, afin d’informer la hiérarchie des performances de l’unité.

Dans le cadre d’une gestion décentralisée, le reporting permet de vérifier que les centres de responsabilité respectent leurs engagements contractuels.

En bref, le tableau de bord est un outil de pilotage, le reporting est un outil de contrôle. Les deux fonctionnent ensemble et se complètent.

Comment faire un reporting mensuel ?

L’élaboration du reporting mensuel doit toujours se faire en évitant l’accumulation d’un trop grand nombre de chiffres. “Trop de chiffres tuent les chiffres.”

Le besoin de rentrer plus dans telle ou telle analyse se fera soit à l’aide d’annexes, soit en ayant recours à un logiciel qui prévoit la possibilité d’accéder aux détails des chiffres à partir de celui apparaissant dans le reporting (“drill down”).

Quant aux nombres d’objectifs, la règle des tableaux de bord qui est de ne pas dépasser le chiffre de 10
objectifs est également valable pour le reporting mensuel financier de l’entreprise.

Étapes et meilleures pratiques en matière de rapports mensuels

Maintenant que vous savez clairement ce qui doit figurer dans vos rapports mensuels, nous allons examiner les meilleures pratiques et les étapes à suivre pour garantir la réussite du processus d’établissement des rapports. 

Définissez vos objectifs : Que vous produisiez un rapport d’activité mensuel pour le marketing, les finances, les ventes, les ressources humaines ou tout autre service, il est essentiel de définir des buts et des objectifs sur lesquels se concentrer. Pour ce faire, il convient de définir des objectifs plus restreints et plus ciblés à l’échelle du département.

Sélectionnez les données et les indicateurs clés de performance nécessaires

Les bons indicateurs sont propres à chaque secteur d’activité, chaque entreprise. Un bon fournisseur de logiciels saura conseiller les PME, iels saura conseiller les PME, les ETI dans la mise en place, la formation, l’utilisation au quotidien de logiciels de gestion et de reporting.

Appuyez-vous sur des visualisations de données et des récits

Si les rapports mensuels font partie du paysage des entreprises depuis de nombreuses années, ce n’est que depuis quelques années que les portes de l’analyse ont été ouvertes à un public plus large. Pour que vos rapports soient compréhensibles par tous les utilisateurs, il est essentiel d’inclure les bonnes visualisations de données et les bonnes descriptions.

Fournir des informations en temps réel et automatiser

L’automatisation du processus d’établissement des rapports permettra également de gagner un temps précieux et d’économiser de l’argent. Exemple les outils de reporting BI, offrent un moyen facile de connecter vos sources de données et d’automatiser le processus de génération de rapports en incluant les dernières données disponibles en quelques clics.  

Vérifier les erreurs :

De plus, dans la plupart des cas, de nombreux employés et équipes manipulent les données au cours du processus de génération des rapports, ce qui signifie que les rapports sont exposés à des erreurs qui peuvent en fin de compte affecter l’analyse. C’est pourquoi une bonne pratique consiste à vérifier en permanence que vos rapports ne contiennent pas d’erreurs ou de changements, afin de garantir la réussite du processus d’analyse. 

Complétez par des rapports quotidiens ou hebdomadaires :

Il s’agit d’une étape très simple qui ne doit pas être ignorée. Dans certains cas, il est nécessaire de suivre certaines activités sur une base quotidienne ou hebdomadaire pour s’assurer que tout se passe bien. C’est pourquoi il est conseillé d’aligner vos efforts de suivi quotidiens, hebdomadaires et mensuels afin d’obtenir une vue d’ensemble des performances.

Exemple d’outil de reporting

Les outils de reporting sont nombreux et varient en fonction des besoins de chaque entreprise. Cependant, certains outils couramment utilisés incluent Power BI, Google Data Studio, Tableau, Excel, SAP Crystal Reports et QlikView.

Ces outils permettent de collecter et d’analyser des données afin de créer des tableaux de bord personnalisés pour aider les entreprises à prendre des décisions éclairées.

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