Un projet sans budget est comparable à une voiture sans carburant. Le financement est essentiel pour lancer le projet et mettre toutes les ressources en mouvement. Si vous travaillez dans une entreprise basée sur des projets en tant que gestionnaire, la création d’un budget de projet et la facilitation du processus relèveront très probablement de votre entière responsabilité.
Avant d’aborder les tenants et les aboutissants de la création d’un budget de projet, définissons d’abord ce qu’est un budget de projet.
Qu’est-ce qu’un budget de projet ? Définition
Le budget de projet est un document qui matérialise le contrat liant le chef de projet et son commanditaire sur les ressources financières allouées au projet. Il en est élaboré plusieurs versions au cours du projet, au même rythme que les grandes phases du cycle de vie du projet
Il correspond aux coûts combinés de toutes les activités, tâches et étapes du projet. En bref, il s’agit du montant total dont vous aurez besoin pour terminer le projet et qui doit être approuvé par tous les acteurs concernés.
Pourquoi un budget dans un projet ?
Un budget dans un projet est un outil essentiel dans la gestion de projet pour plusieurs raisons. Premièrement, il constitue un plan financier qui permet de prévoir les recettes et les dépenses au cours de la réalisation du projet. Ceci aide à s’assurer que le projet est financièrement viable et rentable.
Deuxièmement, le budget permet de contrôler les coûts. En disposant d’une vue d’ensemble des dépenses attendues, on peut identifier les postes de dépenses qui risquent de dépasser le budget initial et prendre des mesures correctives à temps.
Enfin, le budget est un outil de communication avec les parties prenantes du projet. Il permet de montrer clairement à quoi l’argent est consacré, donnant ainsi une transparence et une responsabilité financières.
En résumé l’objectif du budget de projet est de :
- Sommer la totalité des dépenses prévisionnelles du projet, et créer une référence
- sur laquelle le pilotage des coûts s’appuie.
- Permettre à l’entreprise de réserver une part de ses ressources au projet.
- Préparer la ventilation des dépenses sur les différentes années du projet, pour les projets pluriannuels.
- Intégrer la provision pour risques et aléas dans le montant total des dépenses à prévoir
Pourquoi est-il important d’établir un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est un outil vivant qu’il convient d’adapter en permanence à la réalité, chaque modification constitue un nouvel acte de gestion et de décision.
La mise en place d’un budget de projet est essentielle pour la réussite de tout projet et elle affecte donc la qualité de la gestion du projet.. Il vous permet de garder une trace de vos finances, d’allouer efficacement vos ressources et d’éviter les dépenses excessives.
Cependant, il peut être difficile de trouver le bon équilibre entre dépenser suffisamment pour atteindre vos objectifs et rester dans vos limites financières. Un budget bien établi est donc la clé pour gérer efficacement votre projet et éviter tout dépassement de coûts indésirable.
Au-delà de son utilité pratico-pratique (avoir une idée de la somme d’argent qu’il va falloir trouver…) le budget prévisionnel constitue également un élément important pour accompagner la prise de décision. En effet, en interne, un BP (vous l’aurez compris, budget prévisionnel pour les intimes !) permet d’envisager plusieurs hypothèses d’action, plus ou moins ambitieuses.
En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations. Avant de vous lancer dans la construction de votre budget, il va donc falloir commencer par vous mettre au clair sur le projet (quel est votre objectif ?) et les moyens à mettre en oeuvre pour le réaliser (quelles actions allez-vous proposer pour atteindre cet objectif ?).
Votre budget de projet prévisionnel reste donc un outil subordonné aux discussions du bureau ou du conseil d’administration, au cours desquelles vont être précisés les moyens que vous souhaitez vous donner. Mais il ne sera pas sans influence sur votre projet lui-même dans la mesure où il va également vous permettre de confronter vos envies aux réalités économiques ! Parfois, il pourra ainsi se révéler un frein à votre enthousiasme et un exercice qui vous contraindra à revoir à la baisse vos ambitions pour les adapter à vos moyens humains et financiers.
Mais un budget prévisionnel bien fait, c’est aussi un gage de crédibilité auprès des financeurs que vous allez solliciter : vous leur montrez que votre idée n’est pas seulement belle sur le papier mais qu’elle est réalisable et donc viable, moyennant quelques soutiens financiers.
Quelles sont les 3 étapes de la rédaction d’un budget prévisionnel ?
La rédaction d’un budget de projet prévisionnel de projet nécessite une approche en trois étapes.
- Identification des coûts : Il s’agit de recenser tous les coûts liés à la réalisation du projet. Cela comprend les coûts directs (achats, salaires…), les coûts indirects (frais généraux…), les coûts d’investissement (acquisition de matériel…) et les coûts associés aux livrables du projet.
- Estimation des coûts : Une fois les coûts identifiés, il faut les estimer. Cette estimation peut se baser sur l’expérience de projets précédents, des données historiques ou des techniques d’estimation spécifiques.
- Rédaction du budget : Cette dernière étape consiste à rédiger le budget en listant chaque poste de dépense et en attribuant le montant estimé. Il est recommandé de prévoir une certaine marge pour faire face aux imprévus.
Comment calculer le budget prévisionnel d’un projet
Le calcul du budget de projet prévisionnel d’un projet passe par plusieurs étapes et nécessite une attention particulière. Dans un premier temps, il faut identifier tous les postes de dépenses liés à votre projet. Ces dépenses peuvent être des coûts directs tels que les ressources humaines et matérielles, ou indirects comme les frais de gestion.
Ensuite, il faut évaluer ces coûts. Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour cela, parmi lesquelles l’estimation basée sur des projets antérieurs, l’analyse de données historiques ou des techniques d’estimation spécifiques.
Une fois les coûts estimés, il convient de développer un tableau de budget prévisionnel. Ce tableau doit contenir tous les postes de dépenses et leur coût estimé. Il permet de visualiser clairement la répartition des coûts et de contrôler le budget tout au long du projet.
N’oubliez pas de prévoir une marge d’erreur pour faire face aux imprévus. Cela vous permettra de gérer plus efficacement votre budget et d’éviter les dépassements de coûts.
Enfin, n’hésitez pas à diversifier vos sources de financement. Cela peut être par l’autofinancement, par des prêts, des subventions, ou encore par la vente de produits ou services liés au projet.
Aidez vous des logiciels de gestion en temps réel qui vous permettront de visualiser les écarts entre votre budget planifié et celui qui sera réalisé dans les faits. Il existe de nombreux logiciels et modèles Excel qui peuvent vous aider à établir et à suivre votre budget prévisionnel.
Afin de calculer le budget prévisionnel de votre projet, vous devez prendre en compte deux types de coûts :
Les différents types de coûts
Le budget prévisionnel d’un projet est une estimation détaillée et programmée dans le temps de tous les coûts liés aux ressources. Un budget se crée généralement par phases, de l’estimation initiale approximative à l’approbation finale, en passant par une estimation détaillée. Il peut même arriver que vous révisiez votre budget approuvé en cours de projet.
Le budget de projet comprend à la fois les coûts directs et indirects.
Les coûts directs
Les coûts directs sont les coûts concernant des ressources exclusivement utilisées pour votre projet :
- Salaires des membres de votre équipe de projet ;
- Éléments, fournitures et équipement utilisés pour votre projet ;
- Frais de déplacement pour réaliser les travaux dans le cadre de votre projet ;
- Les charges d’exploitation : Contrats de sous-traitance concernant exclusivement votre projet.
Exemple : Si votre taux horaire est de 35 euros et que vous estimez que vous passerez 150 heures sur le projet, votre coût direct sera de 5 250 euros.
Si une autre ressource, telle que X, facture 25 euros de l’heure pour 120 heures de travail, son coût direct total sera de 3 000 euros.
Par conséquent, le coût total pour ces deux ressources directes sera de 8 250 euros.
Les coûts indirects
Les coûts indirects sont les coûts concernant des ressources allouées à plusieurs projets mais qui ne peuvent être imputées à un projet en particulier. Il existe deux catégories de coûts indirects :
Les frais généraux : coûts de produits et services liés à votre projet qui sont difficiles à classer et à allouer directement. Il s’agit par exemple des avantages sociaux, de la location de locaux, de fournitures d’ordre général et des coûts du mobilier, des aménagements et des équipements.
Il vous faut un bureau pour travailler sur votre projet et l’espace n’est pas gratuit. Cependant, votre entreprise a un contrat de location annuel pour ses locaux.
Dans cet espace figurent de nombreux bureaux individuels et zones de travail, et les gens participent à de nombreux projets au cours d’une année. Dans la mesure où vous n’avez pas de documents spécifiant la valeur pécuniaire (par rapport au loyer annuel) correspondant au temps que vous passez dans votre bureau sur les seules activités de votre projet, l’utilisation de l’espace de travail est considérée comme un coût indirect ;
Les frais de gestion : des dépenses servant au fonctionnement de votre entreprise (sans votre entreprise, vous ne pourriez conduire votre projet). Il s’agit par exemple des salaires du service juridique, du service financier et de la direction générale, ainsi que des honoraires correspondant à des prestations comptables et juridiques.
Supposons que vous planifiiez la conception et la création d’une brochure pour votre entreprise. Parmi les coûts directs figurent :
La main-d’œuvre : c’est votre salaire et celui des autres membres de l’équipe de projet correspondant aux heures passées sur la brochure ;
Les matériaux : le papier spécial utilisé pour la brochure ;
Les déplacements : ce sont les coûts pour démarcher les sociétés susceptibles de concevoir la couverture de votre brochure ;
La sous-traitance : elle regroupe les services de la société extérieure qui se charge de créer le dessin sur la couverture de la brochure.
Voici des exemples de coûts indirects :
Les avantages sociaux : assurance maladie, congés annuels, mutuelle, plan de retraite des employés, en dehors des salaires, pendant que vous et les autres membres de l’équipe travaillez sur la brochure ;
La location : coût des locaux que vous utilisez pour développer la brochure ;
L’équipement : ordinateur que vous utilisez pour composer la brochure ;
Les salaires de l’encadrement et des agents administratifs : portion des salaires des cadres supérieurs et du personnel exécutant les tâches administratives nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.
Exemple coûts de main-d’œuvre externe : Si vous avez besoin d’un consultant technique pendant 10 jours à raison de 650 euros par jour, les frais de conseil s’élèveront à 6 500 euros dans votre budget.
Techniques d’estimation du budget
Analogique :
Utilise le coût réel d’un projet similaire antérieur pour les estimations
Moins coûteux, moins d’efforts, moins de temps, moins précis
De haut en bas : descendente
Utilisée lorsque le budget total est connu et que le projet a besoin de connaître le coût de chaque activité individuelle.
Le budget fixe est divisé en niveaux d’organigramme technique pour tenir compte des limitations.
De bas en haut : ascendante
L’estimation ascendante est une méthode d’estimation budgétaire étonnante ! Elle consiste à agréger des estimations provenant des niveaux inférieurs de la structure de découpage du projet (SDP), ce qui la rend incroyablement précise et fiable.
Elle nécessite d’estimer les activités individuelles et le coût de chaque intrant, puis de les additionner pour obtenir le total du projet.
Exemple :
Imaginons que vous prévoyiez de concevoir et fabriquer la brochure d’une entreprise. Vous disposez déjà des informations suivantes (révélées dans le tableau execel suivant, à travers une estimation budgétaire détaillée classique) :
Vous estimez consacrer 200 heures-personne au projet, au tarif de 30 euros de l’heure et prévoyez la participation de Marie, à hauteur de 100 heures-personne, au tarif de 25 euros de l’heure ;
Vous estimez que la dépense en papier s’élèvera à 1 000 euros ;
Vous évaluez à 300 euros les frais de déplacement pour rendre visite aux prestataires et fournisseurs ;
Vous vous attendez à devoir débourser 5 000 euros pour la création graphique de la brochure ;
Le taux de coûts indirects de votre entreprise correspond à 60 % des coûts de main-d’œuvre directs.
Paramétrique
Utilise un paramètre standardisé qui définit le coût d’une activité ou d’une tâche pour un taux ou un résultat spécifique.
La précision dépend des données disponibles et de la possibilité d’adapter le modèle à différentes conditions.
Comment faire un budget prévisionnel de projet ?
Établir un budget est une étape indispensable pour aborder sereinement un projet et rechercher des soutiens financiers auprès de partenaires privés et publics. En effet, pour adhérer à un projet et lui accorder une aide financière, les organismes sollicités vont commencer par examiner le contenu de la proposition. Mais, puisqu’on leur demande de l’argent, il va bien falloir aussi avancer des chiffres, prévoir dépenses et recettes. Comment élabore-t-on un tel budget?
La démarche proposée ici concerne surtout les projets d’ampleur, nécessitant bien souvent la recherche de cofinancements: projet de voyage, chantier de jeunes, partenariat éducatif. Les conseils proposés ici peuvent néanmoins s’appliquer pour des projets à petit budget (une semaine thématique, un projet de sensibilisation sur quelques mois ; la réalisation d’une exposition…).
Pour rédiger un budget prévisionnel de projet, il est crucial de comprendre que cette tâche se réalise en trois phases.
Tout d’abord, on a l’estimation approximative. C’est ici que vous donnez une vision globale des coûts du projet, basée sur des projets similaires ou des activités similaires présentes dans votre projet. Cette estimation n’est pas détaillée et peut souvent être inférieure à ce que le projet finira par coûter.
Ensuite, vient l’estimation détaillée du budget. Durant cette phase, vous détaillez les coûts estimés pour chaque activité du projet. Cette étape nécessite un Organigramme des Tâches du Projet (OTP) détaillé et une évaluation des coûts de tous les lots de travaux de dernier niveau.
Enfin, vous arrivez à la phase de validation du budget. Cette étape aboutit au budget détaillé du projet, qui doit être approuvé par les décideurs de l’entreprise.
Les trois phases de la création d’un budget
Les décideurs de l’entreprise adoreraient disposer d’un budget détaillé chaque fois qu’une personne soumet un projet. Ils pourraient ainsi en évaluer les avantages pour la société et savoir s’ils ont suffisamment de fonds pour le financer.
Malheureusement, vous ne pouvez préparer ce genre d’estimation tant que vous n’avez pas une vision claire des travaux et ressources que nécessitera le projet.
Estimation approximative
La phase d’estimation approximative génère une estimation initiale des coûts à partir d’une vision globale des travaux.
Vous faites cette estimation sans disposer de données détaillées. Selon la nature du projet, le budget final peut être le double
(voire plus !) de la première estimation.
Préparez une estimation approximative en vous inspirant du coût de projets similaires (ou d’activités similaires présentes dans votre projet) réalisés par le passé, des taux de productivité et des coûts pondérés applicables (par exemple, le nombre d’assemblages réalisables en une heure) et d’autres méthodes d’approximation.
Cette estimation traduit parfois ce qu’une personne souhaite dépenser et non ce que le projet va vraiment coûter. Vous ne détaillez généralement pas cette estimation jusqu’aux activités de dernier niveau car vous devez la préparer en très peu de temps avant même d’avoir recensé les activités du projet.
Estimation budgétaire détaillée
La phase d’estimation détaillée implique de détailler les coûts estimatifs de chaque activité du projet. Vous préparez cette estimation en développant un OTP détaillé et en évaluant les coûts de tous les lots de travaux de dernier niveau.
Le budget final approuvé
La phase de validation du budget aboutit au budget détaillé du projet, que des hauts décisionnaires approuvent et s’engagent à appuyer.
La budgétisation d’un projet : Exemple Site internet
Nous allons voir ici comment établir le budget de projet, en particulier la budgétisation des ressources humaines d’un site Internet.
Voici un exemple de budgétisation des ressources humaines d’un projet.
Le projet est la création d’un site Internet marchand pour une entreprise qui souhaite vendre en ligne ses produits.
Un tarif journalier en fonction du profil de compétence est établit. C’est le premier tableau.
Le second tableau présente les tâches en ligne, le nombre de jours d’intervention par compétence qu’elle requiert et son coût total.
Par exemple, la tâche « sondage et vote en ligne » a comme coût : 1 * 450 + 2 *
570 = 1590 euros, soit 1 jour d’infographie à 450 euros la journée et 2 jours de développement à 570 euros la journée.
Concernant les ressources internes, on peut calculer leur coût journalier en se basant sur leur salaire brut. Ensuite, il suffit de multiplier ce coût journalier par le nombre de jours prévus d’intervention sur le projet.
Il reste enfin à évaluer les autres coûts (mais c’est plus facile), notamment le coût des licences des logiciels nécessaires au projet, des serveurs de tests et des serveurs de production.
