Supposons que l’on vous confie la direction d’un projet. Vous commencerez par déterminer l’objectif et établir un plan. Vous confierez ensuite le travail aux membres de votre équipe. Si votre plan est bon, mais qu’il ne fait pas l’objet d’une surveillance régulière, pouvez-vous savoir s’il est exécuté correctement ?
C’est là que le suivi de projet est nécessaire. Le suivi et l’évaluation de projet permettent d’évaluer la réussite ou l’échec d’un projet. Ainsi, être un professionnel formé au suivi de projet pourrait vous ouvrir de vastes opportunités. L’obtention d’une certification de formation en gestion de projet pourrait être votre première étape pour devenir chef de projet.
C’est quoi le suivi d’un projet ?
Le suivi de projet fait référence à la surveillance et au suivi du projet afin de s’assurer que toutes les tâches sont accomplies dans les délais. Il comprend des étapes visant à identifier les obstacles ou les lacunes et à les résoudre afin d’accroître l’efficacité du projet. Il est également connu sous le nom de contrôle et suivi de projet. Dès qu’un projet démarre, le suivi du projet commence également.
Le pilotage et suivi de projet est essentiel, car il permet de vérifier la progression des tâches et d’identifier les dysfonctionnements.
Importance du suivi de projet
Le suivi d’un projet joue un rôle essentiel dans l’obtention des résultats souhaités d’un plan. C’est pourquoi le chef de projet doit être très attentif à toutes les étapes du suivi du projet et apporter des modifications si nécessaire.
En général, un projet comporte de nombreuses tâches qui s’étendent sur une longue période ; ce n’est qu’après l’achèvement de la première tâche que l’on peut passer à la suivante. Le suivi de projet permet donc de s’assurer que les tâches sont effectuées correctement et que les doutes ou les obstacles éventuels peuvent être résolus à temps.
Les avantages du suivi de projet sont les suivants
S’assurer que le budget alloué est dépensé correctement et qu’il peut être modifié si nécessaire. S’assurer que les tâches sélectionnées et les délais sont respectés.
Encourager la responsabilisation des membres de l’équipe à l’égard des tâches qui leur sont confiées.
Affecter la main-d’œuvre à une tâche particulière si cela s’avère nécessaire.
Renforcer la communication entre les membres de l’équipe afin d’améliorer la qualité et de réduire les délais.
Quels sont les différents types du suivi du projet ?
Voici les différents types de suivi projet :
1. Suivi du processus
Il est également connu sous le nom de suivi d’activité. D’autre part, le suivi du processus vise principalement à suivre les ressources et les intrants tout en comprenant comment les extrants et les résultats sont fournis.
2. Suivi des bénéficiaires
L’objectif principal est de suivre les bénéficiaires du projet. Il peut également s’agir de leurs plaintes et de leur satisfaction à l’égard de ce projet. Il peut s’agir de bénéficiaires directs ou indirects.
3. Contrôle de conformité
Il sert à vérifier si le projet est conforme aux subventions, aux lois locales, aux contrats, aux normes éthiques et à la conformité générale du projet.
4. Contrôle financier
Il est utilisé pour suivre l’efficacité financière du projet. En outre, il aide à analyser les dépenses du budget alloué.
5. Contrôle des résultats
Il permet de déterminer si le projet est sur la bonne voie pour atteindre le résultat escompté. Il permet également de collecter des données concernant l’impact et les effets globaux du projet.
Indicateur de suivi de projet
Pour suivre l’avancement d’un projet, il est courant d’utiliser des indicateurs de mesure. Ces derniers peuvent être classés en différentes catégories, mais nous proposons ici de les distinguer en trois types :
les indicateurs de processus, les indicateurs de résultats et les indicateurs d’effets collatéraux. Cependant, le choix de ces indicateurs doit être personnalisé en fonction des objectifs spécifiques du projet. Le suivi de ces indicateurs permettra de comparer les données recueillies tout au long de l’implémentation avec les objectifs initialement fixés.
Exemple de tableau de bord et indicateurs KPI
Ce tableau de bord offre aux chefs de projet un moyen de suivre les budgets et l’avancement de leurs projets en utilisant de nombreux indicateurs clés de performance (KPI) tels que les coûts, la performance et l’avancement des tâches. Les indicateurs et jauges permettent une visualisation claire et concise de la progression des métriques, de la phase de démarrage à la livraison du projet.
Processus de suivi des projets
Voyons comment se déroule le processus de suivi d’un projet
1. Lancement du projet
Au cours de cette phase, les grandes lignes du projet ainsi que les étapes et les processus qu’il peut impliquer sont définies.
2. Planification
Au cours de cette phase, on définit la portée et les détails du processus qui doit être exécuté.
3. Exécution
Il s’agit de mener à bien toutes les activités définies dans la partie planification.
4. Clôture
Cette phase comprend l’achèvement du plan du projet et l’information des parties prenantes.
5. Contrôle et suivi
Cette phase consiste à s’assurer que le projet est sur la bonne voie et que toutes les tâches sont accomplies de la manière définie.
Comment créer un plan de suivi de projet [Étape par étape]
Après avoir appris le suivi de projet, vous apprendrez à élaborer un plan de suivi de projet.
1. Déterminer l’objectif
Avant d’élaborer un plan, vous devez identifier l’objectif du projet. Vous devez déterminer l’objectif du projet, l’objectif des parties prenantes, la raison pour laquelle elles veulent ce projet et les membres de votre équipe.
2. Créer un plan
L’élaboration d’un plan de suivi de projet est comparable à la réalisation d’un plan de construction. Vous devez prendre en compte tous les facteurs tels que le budget, la main-d’œuvre, le temps et ce que les parties prenantes attendent de vous. Il est important de ne pas surestimer vos attentes et celles de votre équipe. La surestimation nuira au projet et à l’entreprise.
3. Collecte et cartographie
Maintenant que vous disposez de toutes les informations, vous pouvez commencer à créer les grandes lignes du projet. Vous devez finaliser toutes les informations en les répartissant entre les objectifs, le budget, le temps, les résultats attendus et le champ d’application.
4. Partagez-le avec votre équipe
Avant d’envoyer ce plan aux parties prenantes, il est essentiel de le partager avec les membres de votre équipe. Asseyez-vous avec votre équipe et expliquez-lui l’ensemble du projet et votre plan.
Les lacunes en matière de communication entre vous et vos coéquipiers peuvent nuire au projet. Faites-leur savoir quelles sont les normes que vous attendez d’eux. Vous pouvez leur demander leur avis et les intégrer si cela rend le plan plus efficace.
5. Terminer l’élaboration du plan
Après avoir discuté du plan avec votre équipe, vous êtes prêt à adopter un plan. Vous pouvez revoir le plan, car c’est celui que vous présenterez aux parties prenantes. Vous pouvez également ajouter les questions soulevées au cours du plan et les mesures que vous avez préparées pour les résoudre. Idéalement, vous devriez assigner les tâches à votre équipe au cours de cette phase, car cela aidera les parties prenantes à communiquer avec les membres de l’équipe en cas de questions relatives à une tâche particulière.
6. Utilisez un diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt peut vous aider à suivre en détail l’état d’avancement d’une tâche. Vous pouvez le créer à l’aide de Microsoft Excel. Mettez la feuille à jour quotidiennement.
7. Mise en œuvre du plan
Une fois la partie planification terminée et prête à être envoyée aux parties prenantes et aux membres de votre équipe, commencez à mettre le plan en œuvre. Suivez les progrès quotidiennement et marquez-les au fur et à mesure qu’ils sont accomplis.
8. L’analyse rétrospective du projet
Cette étape a lieu après l’achèvement du projet. L’objectif principal est de déterminer comment le plan s’est déroulé et quels ont été les problèmes rencontrés tout au long du processus. Tout d’abord, vous devez analyser ce plan par rapport à votre plan initial pour voir comment il s’est déroulé. Ensuite, tirez les leçons importantes de ce projet afin d’éviter toutes les inefficacités pour le prochain projet.
Comment faire le suivi d’un projet ?
Le suivi du projet intervient après la mise en œuvre du plan. Vous devez prendre quelques mesures pour suivre le projet. Tout d’abord, vous devez répartir la charge de travail en fonction des capacités de vos coéquipiers. Ensuite, vous devez déterminer les problèmes que vous pourriez rencontrer en matière de budget et de temps. Troisièmement, vous devez répartir la charge de travail en fonction de la capacité de vos coéquipiers.
1. Suivi du projet
Pour suivre le projet, vous avez besoin d’un système de suivi des tâches. Il vous aidera à enregistrer toutes les activités réalisées par votre équipe. Tout d’abord, vous devez identifier les tâches qui doivent être effectuées et celles qui peuvent être terminées plus tard. Ensuite, il faut comprendre où le budget est dépensé. Identifiez qui peut travailler plus efficacement et si une tâche particulière nécessite plus de temps et de budget que prévu.
2. Communiquer avec votre équipe
C’est un outil essentiel pour le suivi du projet. Chaque membre de l’équipe doit savoir quelles sont ses tâches. Communiquez fréquemment avec votre équipe pour vérifier l’avancement des tâches. Informez-vous régulièrement de l’état d’avancement des tâches assignées. Vous pouvez créer des garde-fous pour permettre à votre équipe de respirer et d’effectuer les tâches correctement.
3. Analyse rétrospective du projet
Vous devez réfléchir à votre plan et aux techniques de suivi du projet et vous en inspirer. Voyez comment le projet s’est déroulé, quelles tâches ont nécessité moins de surveillance et lesquelles ont exigé plus d’attention.
Quels sont les outils de suivi d’un projet ?
Voici quelques outils
1. Les réunions de suivi
Les réunions de suivi de projet sont essentielles pour s’assurer que le projet avance dans le bon sens et selon le calendrier prévu.
Il s’agit d’une réunion avec votre équipe pour discuter de l’état d’avancement des tâches. Elle permet d’identifier le calendrier d’une tâche. Vous pouvez également ajouter des tâches supplémentaires ou procéder à des ajustements.
2. Logiciel de suivi de projet
Il s’agit d’utiliser des outils tels que les diagrammes de Gantt, les feuilles de temps, la gestion des ressources ou le gestionnaire de tâches pour enregistrer, suivre et gérer les tâches effectuées et la charge de travail de chaque membre. Les logiciels permettent de simplifier le suivi des tâches.
Un autre outil de suivi : Trello
Trello est un autre outil de suivi de projet qui offre une approche spécifique très visuelle, similaire à des post-its sur un tableau. Il permet de planifier et d’organiser des projets simples de manière facile et rapide. Cependant, Trello peut ne pas être l’outil le plus adapté pour une entreprise en pleine croissance, car il peut manquer de certaines fonctionnalités nécessaires pour gérer des projets de plus grande envergure.
Bien que Excel et Trello soient des outils de gestion de projets collaboratifs, ils ne sont pas nécessairement des solutions complètes pour gérer une entreprise. Ils peuvent être limités dans leurs fonctionnalités, ce qui peut limiter les actions possibles.
Méthode de suivi de projet
De nombreuses techniques peuvent être utilisées pour le suivi d’un projet. Certaines d’entre elles sont les suivantes
1. Structures de répartition du travail
Il s’agit d’un moyen d’organiser le travail en plus petits morceaux. Elle comprend une représentation visuelle de toutes les tâches du projet. Vous pouvez l’utiliser pour décomposer non seulement les tâches, mais aussi les budgets.
2. Diagramme de Gantt
Il s’agit d’une autre façon de représenter visuellement les données. Cependant, il offre davantage d’applications pour un chef de projet. La combinaison de l’outil du diagramme de Gantt facilite l’ensemble de la technique. Les diagrammes de Gantt permettent de planifier plusieurs projets. Avec les diagrammes de Gantt, le chef de projet peut assigner des tâches à des individus et leur envoyer des notifications pour les maintenir sur la bonne voie.
3. PERT
Il s’agit de l’abréviation de Program Evaluation and Review Technique. Cet outil permet d’estimer le temps nécessaire. Il est essentiel de maintenir un calendrier. Il divise les tâches en activités, et vous pouvez dresser une carte des activités.
4. Méthode du chemin critique (CPM)
La méthode du chemin critique exige que vous créiez un modèle contenant toutes les tâches, le temps alloué pour les accomplir et les étapes du projet. Grâce à ces informations, vous pouvez déterminer les tâches qui peuvent commencer le plus tôt et qui peuvent être achevées sans affecter le calendrier global du projet.
