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Comment réussir la note de cadrage pour votre projet ? Exemple

La rédaction d’une note de cadrage pour votre projet est une première étape cruciale sur la voie de la réussite. Elle définit les paramètres du projet, les objectifs à atteindre et les ressources nécessaires pour y parvenir.

Mais la tâche peut s’avérer ardue. Elle nécessite une compréhension approfondie du projet et une vision claire de ce que vous souhaitez réaliser.

En tant qu’assistant hautement qualifiée ayant des années d’expérience dans la rédaction, la rédaction de contenu et le marketing numérique, je connais l’importance d’une note de cadrage bien rédigée. Dans cet article, je vous guiderai tout au long du processus de création d’une note de cadrage réussie pour votre projet.

De la définition de vos objectifs à la description de vos besoins, je vous montrerai comment créer une note de cadrage qui place votre projet sur la voie de la réussite. Alors, si vous voulez apprendre à créer une note de cadrage qui donne des résultats, lisez la suite !

Qu’est-ce que la définition de cadrage de projet ?

Le cadrage d’un projet est un processus de planification de projet qui décrit les produits à livrer, les délais et les budgets, de sorte que les équipes travaillent plus efficacement en ayant une vue d’ensemble du projet et de chaque tâche.

Avant tout travail, le cadrage du projet doit faire l’objet d’un accord et être signé par votre entreprise et toutes les parties prenantes au projet. Cela permet de créer des attentes claires quant à ce qui sera inclus et livré à la fin du projet. 

Considérez le cadrage comme une police d’assurance : il empêche votre charge de travail d’aller au-delà des livrables convenus et peut servir de palliatif si le projet s’écarte de l’étendue initiale des travaux. Vous éviterez ainsi de manquer les délais ou de dépasser votre budget, ce qui permettra au projet de rester sur la bonne voie. 

Si vous ne vous mettez pas d’accord sur le cadrage du projet avant le coup d’envoi, les clients peuvent demander des modifications ou des suppléments que vous n’aviez pas prévus. C’est là que les choses peuvent se compliquer.

Les étapes de la réunion de cadrage

Une fois que le maître d’ouvrage et le chef de projet sont parvenus à un accord contractuel, la phase de cadrage du projet commence. Cette étape culmine avec la réunion de lancement, au cours de laquelle le projet est officiellement lancé.

Elle se divise en 5 étapes principales :

Qu’est-ce qu’une note de cadrage projet ?

Note De Cadrage Et Plan De Communication

Appelé aussi charte de projet, la note de cadrage est un document de synthèse qui consiste à expliquer aussi succinctement que clairement l’idée d’un projet. Dans un cycle de vie d’un projet, la note de cadrage se place entre entre l’étude de faisabilité et la conception du cahier des charges, son but fondamental est de rendre cette idée compréhensible et donc « accessible » à tous.

Une bonne note de cadrage est un document qu’une personne totalement externe au projet peut comprendre globalement et en tirer une idée générale du projet décrit.

Une note de cadrage est réussie lorsqu’elle répond clairement aux questions questions QQOQCP  :

  • Qui est le client ?
  • Quels sont les objectifs ?
  • Quel est le délai ?
  • Quel est le budget ?
  • A quoi sert le projet ?
  •  : lieu (à préciser si nécessaire)
  • Quelle rentabilité est attendue ?

Une note de cadrage peut être définie comme un outil qui a pour objectif d’étudier le cadre d’un projet et de le formaliser. Elle se compose de tous les éléments nécessaires à la gestion et à la coordination du projet, et elle décrit en détail les objectifs et les finalités du projet. De cette façon, toutes les personnes impliquées dans le projet sont informées des différents éléments à surveiller et sur lesquels travailler.

Dans le déroulement d’un projet, la note de cadrage intervient à la suite de la décision de lancer le projet, elle-même prise sur la base du dossier d’étude d’opportunité. La note de cadrage a pour finalité de définir le cadre du projet dans ses grandes lignes : quels acteurs, quelles étapes… De plus, elle sert de référence à l’ensemble des acteurs du projet, tout au long de celui-ci.

La note de cadrage peut servir comme document de communication, notamment à destination des acteurs extérieurs au projet. Il faut donc faire attention à la confidentialité éventuelle de certaines informations, ou réaliser deux versions de cette note, dont une édulcorée servira à la communication courante. 

La note de cadrage est souvent utilisée lors d’une réunion qui en partage la dénomination -la réunion de cadrage- qui réunit le commanditaire et le chef de projet afin de leur permettre de :

  • Synchroniser leurs visions du projet
  • Définir les règles de fonctionnement
  • Etablir un intérêt mutuel au projet
  • Définir une organisation commune

Qui sont les destinataires ?

La première chose à considérer lors de la rédaction d’une note de portée est de déterminer qui en sera le destinataire. Dans la plupart des cas, la note sera destiné à l’équipe de projet, mais il peut également être destiné aux parties prenantes externes telles que les clients, les fournisseurs ou les partenaires. Il est important de déterminer qui sera le destinataire afin de pouvoir adapter le contenu et le ton du mémo en conséquence.

Si la note projet est destiné à l’équipe de projet, vous pouvez utiliser un langage plus technique et détaillé. Si la note est destiné à des parties prenantes externes, vous voudrez peut-être utiliser un langage plus simple et axé sur les résultats. Dans tous les cas, assurez-vous que la note projet est clair et facile à comprendre pour le destinataire.

En quoi la « lettre de mission du chef de projet » est-elle importante ?

La note de cadrage, également appelée lettre de mission, note de synthèse ou note de lancement. Elle est importante car c’est au travers de ce document négocié que se fait la délégation de la maîtrise d’œuvre à son représentant.

Elle fixe au chef de projet son cadre de responsabilité et celui à qui (le déléguant) il devra rendre compte, ce dernier s’engageant, en contrepartie, à être en soutien du chef de projet pour les points nécessaires au projet hors du cadre de responsabilité spécifié, en particulier certaines décisions stratégiques qui ne seraient pas dans le périmètre de responsabilité défini
par la lettre de mission.

La lettre de mission négociée permet de :

  • récapituler l’ensemble des points du cadrage de la mission et fixer d’un commun accord entre la maîtrise d’œuvre (tutelle) et le chef de projet le contenu de la mission et la démarche ou stratégie pour atteindre le résultat ;
  • contractualiser les critères de performance qui permettront au déléguant de juger la qualité de la prestation du chef de projet ;
  • protéger le chef de projet en limitant son intervention dans le temps, en précisant les conditions de son intervention et en définissant précisément son rôle.

La lettre de mission doit contenir :

  • la définition et les limites de responsabilité du chef de projet sur la bonne conduite du projet vis-à-vis du client et du déléguant, ainsi que le respect des dispositions contractuelles ;
  • la définition des pouvoirs du chef de projet sur les différents aspects du projet (qualité, planning, ressources, budget, études, production, sous-traitance…) ;
  • les modes de communication dans leurs formes (réunions, reportings) et leur fréquence avec le client et le délégataire ;
  • le soutien du délégataire au chef de projet (qui, quand, comment) ;
  • les principaux jalons du projet.
  • la date et les signatures du déléguant et du délégataire.

Quel est le but de ce document ?

Le but de la note de cadrage projet est de définir les paramètres du projet et les objectifs à atteindre. Cela aide à clarifier les attentes et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde dès le début du projet. Le mémo de portée devrait également décrire les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, y compris le temps, le personnel et le budget.

Le mémo de portée peut également servir de document de référence tout au long du projet pour s’assurer que le projet reste sur la bonne voie et que les objectifs sont atteints. Il est important de garder à l’esprit que le mémo de portée n’est pas un document figé et peut être mis à jour au besoin tout au long du projet.

En Gestion de projet Comment rédiger la note de cadrage d’un projet ?

Pour rédiger une note de cadrage de projet efficace, il est important de définir clairement les objectifs, les livrables, les parties prenantes, les risques et les contraintes du projet. Il est également important de définir le budget et le calendrier du projet. La note de cadrage doit être concise et facile à comprendre pour toutes les parties prenantes du projet, suivez les étapes suivantes :.

Origine du projet et directions «clientes» :

préciser les événements qui ont déclenché le projet, ainsi que les services/directions à l’origine du besoin et qui participeront aux étapes de validation du projet.

Objectifs et vision du problème :

indiquer les besoins exprimés et les résultats attendus en termes de productivité, de qualité de service, de réduction des coûts, de sécurité (si possible quantités).

Périmètre du projet :

indiquer les fonctions/caractéristiques que devront remplir les nouveaux processus, produits, structures, applicatifs et les volumes concernés et préciser les interdépendances avec d’autres projets en cours ou à venir.

Périmètre hors projet :

précisé, si nécessaire, les fonctions, acteurs, structures non incluses dans le périmètre du projet afin d’éviter toute ambiguïté dans la communication du projet et prévenir d’éventuelles dérives.

Contraintes à prendre en compte :

identifier les contraintes internes et externes réelles qui pèseront sur le choix des solutions.

Organisation du projet :

Cette partie présente dans le détail les différents intervenants dans la mise en œuvre du projet, ainsi que leurs rôles, responsabilités et tâches imparties. S’il y a des interlocuteurs externes, il faudra les spécifier.

  • Equipe projet : membres à plein temps sur le projet
  • Equipe étendue : intervenants ponctuels apportant une expertise précise au projet
  • Comités de pilotage client : instance de validation des étapes/phases du projet, des livrables
  • Clients clés.

Calendrier :

indiquer la durée du projet et de chacune des grandes étapes.

Budget :

Préciser le budget alloué au projet, en le détaillant par métier (organisateurs, informaticiens, responsables des ressources humaines).

Exemple et modèle de Processus Cadrage Projet

Une note de cadrage de projet est un document qui décrit les objectifs, le cadrage et les exigences d’un projet. Bien qu’il en existe pas de modèle unique, ce document doit être clair et sans aucune ambiguïté afin que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d’onde et comprennent bien ce qui doit être fait.

Les principaux objectifs d’une bonne note de cadrage sont d’apporter de la précision à toutes les parties prenantes, d’assurer la réussite du projet et de réduire les risques. Vous trouverez ci-dessous un exemple de cadre pour une note de cadrage qui peut être adapté aux besoins de votre projet.

Je vous propose un modèle de plan pour la note de cadrage :

Contexte du projet : pourquoi ce projet ?, est-il stratégique ?, qu’est ce qui influe sur le
projet ?… ?

Définition du projet

o Périmètre du projet
o Les priorités : les points indispensables, important, en bonus, le superflu
o L’organisation : Les rôles et les responsabilités
o Méthodologie projet : description et ordonnancement des principales étapes du projet
o Les risques : définir les principaux risques
o Objectifs visés

Objectifs de qualité : les performances et les résultats attendus par le client

Objectifs de temps : les délais et contraintes liées au planning (Gantt)

Objectifs de charge et de cout : quel est le temps à consacrer sur le projet pour chaque acteur et à quel moment ? les couts ?

Objectifs de communication : comment, quand et quoi communiquer ?

Objectifs technologiques : quelles sont les technologies utilisées et les formations
requises.

La rédaction de la note de cadrage est un document essentiel pour prendre en main un projet, pour communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique sur un projet.

Conclusion

Le succès de la phase d’initialisation passe par la réalisation de deux étapes successives d’une part l’étape d’avant-projet qui correspond à l’identification des besoins et des objectifs en vue de préparer l’appel d’offre et de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l’organisation et d’autre part passer à l’étape de cadrage qui consiste à déterminer les objectifs, le périmètre du projet, définir les ressources, moyens et l’organisation du projet repris dans un document de synthèse s’appelant la note de cadrage.

Apres cette étape elle vient celle de conduite qui subdivise en phase de lancement et phase
d’exécution pour achever les objectifs atteints.

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