Au démarrage d’un projet, l’identification du cycle de vie d’un projet est une activité clé. Le choix du cycle de vie conditionne l’organisation du projet, la nature des ressources nécessaires pour réaliser le projet, ainsi que le délai au bout duquel le projet est attendu.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est l’ensemble des processus, des méthodes et des outils utilisés pour planifier, organiser et contrôler les activités liées à un projet. Le chef de projet est responsable de la coordination et de la gestion du cycle de vie d’un projet, de la planification à la livraison finale.
Qu’est ce que le cycle de vie d’un projet ? Définition
Le cycle de vie d’un projet est la série de phases et d’étapes qu’un projet traverse de sa conception à sa fin. Il se compose généralement de cinq phases principales: initiation, planification, exécution, contrôle et clôture. Chaque phase comprend des activités et des tâches détaillées qui guident le projet à travers le cycle de vie.
Quelles sont les étapes d’un projet ?
Les stades d’un projet sont les étapes par lesquelles un projet passe entre le moment où il est initialement défini jusqu’à sa réalisation finale. Les principaux étapes d’un projet sont les suivants :
1. Définition du projet : C’est l’étape initiale du projet, dans laquelle l’objectif et le but du projet sont définis, ainsi que les rôles et les responsabilités associés. Les objectifs doivent être clairement identifiés et définis, de manière à ce que toutes les personnes impliquées connaissent et comprennent la portée et le but du projet.
2. Analyse des besoins : Cette étape consiste à analyser les besoins et les exigences du projet. Les exigences techniques et fonctionnelles doivent être identifiées et des estimations de coût et de temps devraient être établies. Une fois que ces étapes ont été achevées, le processus de planification peut commencer.
3. Planification du projet : Cette étape consiste à développer un plan de projet détaillé. Le plan de projet comprendra des éléments tels que les tâches à effectuer, les dates d’échéance, et les ressources nécessaires. Une fois le plan de projet complété, il peut être soumis aux parties prenantes pour approbation.
4. Mise en œuvre : C’est l’étape où le projet est mis en œuvre. Cela consiste à assigner des tâches, à affecter des ressources et à exécuter le plan de projet. Les progrès et les performances peuvent être surveillés à l’aide d’outils tels que des tableaux de bord et des graphiques.
5. Tests et validation : Cette étape consiste à vérifier que le projet répond aux exigences spécifiées. Les tests peuvent être effectués à différents niveaux, y compris le niveau de fonctionnalité, le niveau de performance et le niveau de qualité.
6. Livraison : Une fois que le projet a été testé et validé, il peut être livré à la clientèle. Si le projet est livré à l’intérieur de l’entreprise, il peut être installé et mis en œuvre.
7. Révision et amélioration continue : Après la livraison, il est important d’effectuer une révision et une amélioration continues du projet.
Quels sont les 5 phases du cycle de vie d’un projet ?
La gestion de projet comprend cinq phases principales :
- Initiation : Définir les objectifs et les attentes du projet.
- Planification : Développer des plans détaillés pour les ressources, les tâches et les budgets.
- Exécution : Mise en œuvre du plan et gestion des ressources du projet.
- Contrôle : Surveiller l’avancement du projet, identifier les problèmes et mettre en place des solutions.
- Clôture : Terminer le projet, y compris les tâches de documentation et les activités de transfert de connaissances.
Ce cycle de vie en 5 phases est généralement exécuté dans cet ordre lorsqu’un nouveau projet est lancé, mais ce n’est pas nécessaire. Si votre projet a quelque peu changé, il est alors possible de le retirer de la phase de planification pour prendre en compte les changements dans le processus de conception, mais pas dans la phase de lancement.
1 – La phase de cadrage (initialisation et démarrage)
L’étape de cadrage est la première étape du cycle de vie d’un projet. Elle consiste à étudier et analyser les besoins du projet et à identifier les meilleures solutions pour y répondre. Appelée aussi phase d’avant-projet ou étude de faisabilité, cette étape permet également de déterminer si le projet est viable ou non et de prendre la décision de le lancer ou non. Dans le cas positif, les membres de l’équipe sont nommés et les principaux livrables sont définis.
La phase de démarrage et préparation inclut les processus de démarrage et de planification du projet.
L’objectif de cette première phase est d’être le plus précis possible afin d’éviter les surprises une fois le projet entré en phase d’exécution.
Les processus de démarrage répondent aux questions : « Devons-nous réaliser ce projet ? », « Pouvons-nous réaliser ce projet ? »
2 – La phase de conception et planification
Elle permet de détailler ce qui doit être fait, comment le faire et avec quels moyens. Cette étape inclut la planification des différentes étapes et la mobilisation des ressources nécessaires. Le chef de projet affine le budget financier et intègre les différentes charges, notamment les prestations externes, les supports internes, les moyens matériels et les autres achats.
Un plan projet est alors établi, comprenant une liste des grandes phases, les activités à mener, les dépendances entre les tâches, les différents jalons à travers un diagramme de Gantt, les livrables, un plan de communication projet et un plan de gestion des risques pour garder le projet sur la bonne vois. Un plan qualité peut également être construit pour maîtriser le processus et ses livrables.
Les processus de planification consistent à détailler le contenu du projet, les délais, les ressources et les risques, ainsi que les modes de communication, la qualité et la gestion des achats externes de biens et services envisagés. Ces processus incluent aussi le fait de monter l’équipe de projet, figer les données du projet qui serviront de référence lors de l’exécution, communiquer avec les parties prenantes du projet et annoncer son projet.
Les processus de planification répondent au fameux « qcqqc » : quoi ? (objectif) comment ? (plan d’action) quand ? (calendrier) qui ? (ressources) combien ? (budget).
Les processus de démarrage consistent à clarifier le besoin de l’entreprise, définir les principales attentes et les budgets pour obtenir les ressources et commencer à identifier les publics susceptibles de jouer un rôle dans votre projet
3 – La phase d’exécution et de réalisation
La phase d’exécution inclut les processus d’exécution et ceux de surveillance et de contrôle du projet. L’objectif de la phase d’exécution est de suivre au plus près l’avancement du projet en gérant avec rapidité et précision toute modification en termes de délais, de coûts et de qualité par rapport à ce qui a été initialement planifié dans la phase précédente.
La réalisation du projet : s’agit de la mise en œuvre concrète des éléments planifiés. L’équipe projet œuvre dans la recherche et déploiement de solutions pour satisfaire les objectifs définis. Le chef de projet contrôle l’avancée des activités, le respect du planning, des dépenses et des résultats au regard du plan projet initial et l’ajuste si nécessaire.
Il suit attentivement le tableau de bord agrégeant les principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour s’assurer que l’exécution du projet reste dans les clous. Il communique régulièrement avec les parties prenantes, les tenant informées de l’avancée du projet et de toute dérive majeure. Une fois toutes les opérations réalisées et validées, le client interne ou externe prend possession des livrables, comme la livraison de solution ou la formation.
Les processus d’exécution consistent à gérer l’équipe de projet, gérer les parties prenantes du projet, ainsi que mettre en œuvre les plans de projet.
4 – Les processus de surveillance et de contrôle
Les processus de surveillance et de contrôle consistent à suivre et contrôler les performances. Cette phase peut déboucher sur l’obtention de résultats propres au projet, la rédaction de rapports d’avancement des travaux et d’autres communications.
5 – La phase de clôture
La phase de clôture inclut les processus de clôture. Un des objectifs principaux de cette phase est d’apprendre de ses erreurs de manière à capitaliser sur l’expérience unique que vous aurez vécue.
Les processus de clôture consistent à évaluer des résultats obtenus, obtenir l’approbation du client, affecter les membres de l’équipe de projet sur d’autres missions, clôturer des comptes et réaliser une évaluation finale. Cette phase peut par exemple déboucher sur l’adoption de la version finale des résultats du projet, la consignation de recommandations et suggestions pour les projets à venir.
Cette étape permet de capitaliser sur l’expérience récemment acquise. Il est important de conclure proprement en organisant une réunion dédiée avec les principaux acteurs impliqués : parties prenantes, équipe projet, utilisateurs clés… Puis en rédigeant un bilan de synthèse pour garder en mémoire les points forts, les points faibles et les leçons à tirer de cette nouvelle expérience.
Pourquoi découper un projet en phases ?
Le phasage des projets est intimement lié au cycle de vie du projet. En fonction de la nature du projet, ce cycle de vie peut être différent d’un type de projet à un autre.
Exemple de découpage :
► un projet (ou programme) aéronautique ou spatial sera découpé selon les phases successives suivantes : « Faisabilité » — « Définition » — « éveloppement » — « Production » — « Utilisation » ;
► un projet de développement de produit comprendra les phases « Émergence de l’idée » — « Validation » — « Conception » — « Développement » — « ndustrialisation » — « Homologation » « Transfert à la production » ;
► un projet d’ingénierie industrielle se décomposera en phases « Identification » — « Faisabilité » — « Conception » — « Réalisation » — « Opération ».
Les phases sont séparées par des jalons (voir figure ci-après). Un jalon est un élément physique structuré qui matérialise la clôture d’une phase et le démarrage de la phase suivante. Le passage des jalons de fin de phase fait généralement l’objet d’une revue très complète, souvent appelée revue de projet, en présence d’un représentant du donneur d’ordre. Cette revue permet au donneur d’ordre de décider de continuer le projet ou de l’arrêter, d’où le terme de « jalons go/no go ».
Quels sont les outils et méthodes utilisés pour gérer un projet ?
Les outils et méthodes de gestion de projet peuvent être très variés et dépendent en grande partie du projet et des objectifs à atteindre. Cependant, il existe certaines pratiques courantes qui sont utilisées par la plupart des gestionnaires de projet. Les outils et méthodes les plus utilisés sont :
1. Diagramme de Gantt : Cet outil permet aux gestionnaires de projet de planifier et de suivre les progrès d’un projet en termes de temps et de ressources. Il peut être utilisé pour créer un calendrier détaillé des tâches à accomplir et déterminer les délais de livraison.
2. Gestion des changements : Cet outil permet aux gestionnaires de projet de surveiller et de gérer les modifications apportées aux projets. Il peut également être utilisé pour déterminer l’impact des changements et évaluer leurs conséquences sur le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
3. Tableau de bord : Le tableau de bord est un outil de gestion de projet très utile qui permet aux gestionnaires de projet de suivre en temps réel l’état d’avancement des projets. Il comprend une vue d’ensemble des principaux indicateurs clés de performance des projets, ainsi que des graphiques et des indicateurs visuels qui facilitent la prise de décision.
4. Méthode Agile : La méthode agile est de plus en plus utilisée pour gérer des projets complexes. Elle met l’accent sur l’adaptabilité et l’ajustement aux exigences en constante évolution et s’appuie sur la collaboration entre les différentes parties prenantes.
5. Gestion des risques : Cet outil permet aux gestionnaires de projet d’identifier, évaluer et gérer les risques qui peuvent avoir un impact sur le projet. Il aide également à déterminer les plans d’action nécessaires pour réduire ces risques, minimiser leur impact et assurer la réussite du projet.
Les outils et méthodes de gestion de projet peuvent grandement faciliter et améliorer la gestion des projets. Les outils et méthodes mentionnés ci-dessus sont parmi les plus communément utilisés et peuvent aider à garantir une gestion efficace et réussie des projets.
