La gestion de la documentation est une tâche importante pour une entreprise. Elle permet de maintenir l’ordre et la confidentialité des documents. Il existe différentes méthodes pour gérer les documents. La méthode la plus courante est le classement par type de document. Il existe également des logiciels de gestion de documents qui peuvent être utilisés pour gérer les documents.
Alors, pouvez-vous trouver facilement un contrat ou une politique lorsque vous en avez besoin ? Et quand vous le trouvez, êtes-vous sûr qu’il s’agit de la la bonne version ? Comment savez-vous si un document a été modifié et qui l’a modifié ? Êtes-vous automatiquement informé lorsque l’information est mises à jour ?
Si la réponse à l’une de ces questions est « non », il y a de fortes chances que vous ayez des problèmes avec votre système d’information. il y a de fortes chances que vous ayez des problèmes avec des documents. Mais votre cas n’est pas unique. La gestion électronique de documents (GED reste un défi aujourd’hui pour de nombreuses organisations.
Lorsque le le désordre du contenu devient incontrôlable, de nombreuses entreprises finissent par consacrer une part importante de leur budget à des amendes infligées par des organismes publics, en raison de la perte de documents ou du non-respect des délais. Ces organisations cherchent des moyens de réduire ces coûts, de rendre leurs processus de gestion de documents plus transparents et de réduire la nécessité d’un système papier.
La bonne nouvelle est que la mise en œuvre de changements pour améliorer la façon dont vous et votre personnel organisez les documents ne doit pas être difficile. Cet article propose des stratégies faciles à mettre en œuvre qui peuvent vous aider à réduire les coûts et à optimiser le potentiel de votre processus de gestion des documents en adoptant une bonne solution informatique de SGD.
C’est quoi la gestion de la documentation ?
La gestion de la documentation est le processus de collecte, d’organisation, de stockage et de distribution de documents et d’informations dans une entreprise ou une organisation. Cela peut inclure des politiques, des procédures, des manuels, des rapports, des contrats et d’autres types de documents importants.
L’objectif de la gestion de la documentation est de garantir que les informations sont facilement accessibles, à jour et précises pour les employés et les parties prenantes de l’entreprise.
Qu’est-ce que la ged ?
La gestion électronique de documents (GED) est une méthode de gestion de l’information qui permet de convertir les documents papier en documents numériques. Cela permet aux organisations de stocker, de gérer et de partager facilement leurs documents.
La GED peut également aider à améliorer la collaboration et la productivité des employés en leur fournissant un accès facile aux documents.
Comment gérer la documentation avec une bonne gestion electronique des documents interne entreprise ?
Transformez le papier en informations électroniques
Le premier conseil pour améliorer la gestion des documents est le suivant : Numérisez les documents papier et transformez-les en informations électroniques (par exemple, en PDF). Il s’agit d’une façon simple de commencer à éliminer le fardeau du papier.
Sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, les organisations qui continuent à gérer leurs activités sur papier auront du mal à gérer les coûts qui y sont liés. Le manque d’efficacité sera certainement une opportunité pour la concurrence, sans compter que la recherche de documents papier prend beaucoup de temps.
L’information électronique peut être récupérée plus rapidement et devient facile à gérer, à suivre et à réutiliser. En outre, cela réduit ou même élimine la manipulation du papier et les opérations à forte intensité de papier.
Centraliser le contenu de l’entreprise
Le deuxième conseil est de créer un dépôt pour centraliser tout le contenu de l’entreprise.
Dans les grandes entreprises, il est courant que chaque service ou unité commerciale travaille avec plusieurs types de documents et applique différentes méthodes pour les gérer. Les logiciels de gestion des documents d’entreprise permettent de consolider ces efforts.
L’accès rapide aux informations accroît l’efficacité de la réponse aux demandes des entreprises. La possibilité d’accéder rapidement aux informations améliore également les processus de prise de décision.
En centralisant les informations, les employés peuvent trouver facilement les documents importants et les récupérer chaque fois que nécessaire.
Classer les informations
Les organisations créent de grandes quantités de documents pour mener et suivre leurs activités. Pour que la navigation dans le contenu et les capacités de recherche soient faciles à utiliser, vous devez catégoriser vos documents, en développant ce que l’on appelle la taxonomie.
Dans un processus de vente, par exemple, il existe plusieurs documents connexes, tels que :
- Les fiches de prix
- Les propositions
- Les contrats.
En identifiant et en analysant les processus de l’entreprise, vous comprendrez la structure anatomique de l’entreprise, et vous aurez la base de votre taxonomie.
Faites bon usage des métadonnées
L’accessibilité est l’aspect le plus important de la gestion documentaire. Les métadonnées peuvent vous aider à gérer les informations non structurées de l’entreprise, permettant aux utilisateurs de trouver facilement et rapidement les informations dont ils ont besoin.
Les métadonnées doivent être définies en fonction du contexte de l’entreprise. Pour les factures, vous pouvez utiliser des attributs tels que le nom du fournisseur, la date et la valeur de la facture. Pour les dossiers de ressources humaines, le nom de l’employé, l’identification nationale et le numéro de passeport sont des attributs plus appropriés.
Les métadonnées combinées à la taxonomie permettent de retrouver plus facilement les documents. L’identification d’un document peut être beaucoup plus simple, puisque vous n’avez pas besoin de l’ouvrir. Si vous devez appliquer des politiques de conservation, des métadonnées bien définies rendent le processus plus cohérent et plus rapide.
Gagnez du temps avec les modèles
Les modèles de documents sont un moyen plus facile d’ajouter du contenu à un référentiel. Les outils bureautiques tels que Word ou Excel vous permettent de créer des modèles de documents, dans lesquels vous pouvez standardiser de nombreux éléments différents, tels que les en-têtes et les pieds de page, les images, les tableaux, les formules, etc.
Cette ressource vous permettra de créer des documents professionnels, conformes à vos normes et aux politiques de votre entreprise. Vous pourrez ainsi normaliser les mises en page, accélérer le processus de rédaction et améliorer la cohérence des informations.
Établir des contrôles de sécurité
L’absence de contrôle et de gestion du contenu expose de plus en plus les organisations aux risques de sécurité. Tous les employés n’ont pas besoin d’un accès complet à tous les documents de l’organisation.
La mise en place de contrôles d’accès adéquats permet de sécuriser le contenu et d’éviter que les informations ne soient modifiées ou supprimées par malveillance ou par accident.
Certains documents doivent être modifiés par les membres du personnel, mais d’autres doivent être répertoriés comme étant en lecture seule. Grâce aux contrôles des autorisations, personne ne peut modifier ce que vous avez classé comme finalisé.
Vous pouvez définir les autorisations de manière logique et les ajuster en fonction des besoins d’accès de votre équipe.
Encouragez la collaboration
Combien de fois les employés de votre entreprise envoient-ils des courriels pour demander à leurs collègues de modifier un document ou d’approuver un document joint ?
Cette pratique est lente et coûteuse, et compromet la productivité. Commencez à utiliser le système comme un lieu de centralisation de ces activités.
Une solution d’entreprise permet aux utilisateurs de tous les services, du marketing et des ventes aux produits et à l’ingénierie, de travailler ensemble sur le même document, facilement et efficacement.
Gestion des versions de documents
Les documents d’entreprise peuvent changer à tout moment.
Que se passerait-il si :
-Chacun des vendeurs de votre entreprise travaille avec une liste de prix différente ?
– Certains utilisent des modèles de contrat obsolètes ?
Cela entraînerait certainement des problèmes pour vous et vos clients.
Pour éviter ce genre d’ennuis, vous pouvez normaliser un processus de gestion des versions de documents. La gestion des versions vous donne la possibilité de mettre en œuvre de manière flexible des modifications ou des améliorations de documents pour répondre aux exigences légales ou réglementaires ou à de nouveaux besoins commerciaux.
Une solution de contenu d’entreprise vous aide à mettre en œuvre les changements de documents et à conserver l’historique des anciennes versions. Elle fournit également des notifications et garantit que chacun accède à la version la plus récente du document.
Archives : Appliquer les règles de conservation
Avez-vous déjà pensé que vous stockez peut-être des documents dont vous n’avez plus l’utilité ?
Chaque document d’entreprise a généralement une durée de vie, définie par les exigences de conformité locales ou par les politiques établies par l’organisation à laquelle il appartient. Les documents physiques et électroniques nécessitent un espace de stockage. Pour éviter des coûts inutiles, vous devez établir des politiques pour éliminer le contenu à la fin de son cycle de vie.
Mettre en place une piste d’audit
La dernière stratégie pour améliorer le système de gestion des documents SGD de votre entreprise consiste à mettre en place une piste d’audit.
Cette ressource vous permet de savoir tout ce qui se passe avec un document, en indiquant « qui fait quoi et quand ».
Avec une piste d’audit, vous pouvez identifier les faiblesses de votre processus et continuer à améliorer le système.
En veillant à ce que votre propre système soit conforme, il est beaucoup plus facile de maintenir la conformité aux normes et réglementations du secteur.
Quels sont les objectifs de la gestion documentaire par la GED ?
- Centralise tout le contenu de l’entreprise dans un seul environnement, ce qui simplifie l’accès à l’information.
- Réduit les coûts de stockage physique des documents.
- Réduit le besoin d’imprimer des documents et de traiter le papier.
- Garantit la conformité aux exigences légales et réglementaires.
- Simplifie et accélère la création, la révision et la publication des documents.
- Favorise la collaboration et garantit l’accès à un contenu actualisé en temps réel.
- Élimine les retards et les inefficacités dus aux processus manuels et à l’utilisation de documents obsolètes.
- Stimule la productivité dans toute l’entreprise, en normalisant les processus de contrôle des documents.
- Automatise la reconnaissance des caractères et réduit le risque d’indexation erronée du contenu.
- Offre une visibilité totale des tâches, des délais et de la charge de travail des équipes, ce qui permet d’identifier les goulots d’étranglement et les écarts.
Logiciel gestion électronique – Système de gestion documentaire SoftExpert ECM – Gestion de contenu d’entreprise
SoftExpert ECM est un logiciel qui fournit tous les services de base de gestion de contenu nécessaires pour créer, capturer, gérer, stocker, préserver et livrer le contenu lié aux processus organisationnels. Il s’agit d’une solution logicielle pratique pour centraliser le contenu non structuré et mieux gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu.
Les solutions de gestion de contenu offre un ensemble de fonctionnalités de gestion de contenu d’entreprise, notamment la gestion des documents et des enregistrements, les flux de travail, la recherche et l’archivage, ainsi que des applications spécifiques, telles que la gestion des contrats et le système de gestion des documents d’ingénierie (SGDI), le tout intégré dans une plate-forme Web unique.
En raison de la nature robuste de l’outil et de sa flexibilité dans la gestion des processus orientés contenu, les documents structurés, tels que les formulaires, ou non structurés, tels que les demandes ou les enregistrements informels, peuvent être analysés et classés. Une fois les documents classés, SoftExpert ECM utilise la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour capturer automatiquement les informations pertinentes pour l’entreprise. Cela permet d’éliminer la saisie manuelle des données, de rationaliser les opérations et d’accélérer la disponibilité des données dans le système.
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