La conduite de projet est une discipline complexe qui nécessite une solide compréhension des différents aspects du management des projets. Cependant, elle peut être apprise et maîtrisée par les bonnes personnes. De nombreuses organisations ont maintenant des équipes dédiées à la conduite de projet, et il existe de nombreux programmes de formation et de certification disponibles pour ceux qui souhaitent se lancer dans cette discipline.
C’est quoi la définition d’un projet ?
Il désigne un ensemble d’actions coordonnées faisant appel à diverses compétences et ressources de l’entreprise (acteurs, matériels, etc.) pour atteindre un but, concrétiser une intention.
C’est est un système complexe d’intervenants, de moyens et d’actions constitué pour apporter une réponse à une demande élaborée pour satisfaire au besoin d’un maître d’ouvrage ; le projet implique un objet physique ou intellectuel, des actions à entreprendre avec des ressources données.
C’est aussi un ensemble fini comportant un début et une fin, un caractère unique, une aventure mêlant des expériences positives et négatives ; mais c’est surtout une équipe tendue vers un seul but.
Qu’est-ce que le management de projet ?
Le management de projet est l’application des connaissances, des compétences, des outils et des méthodes, aux activités d’un projet, en vue d’atteindre ou de dépasser les besoins et les attentes des parties prenantes. Atteindre ou dépasser les besoins et les attentes des parties prenantes signifie que l’on trouve un équilibre entre les contraintes concurrentes, telles que :
- Contenu, coût, délai (de réalisation) et qualité (niveau de qualité)
- Besoins et attentes différentes entre les parties prenantes,
- Exigences identifiées (besoins) et non identifiées (attentes)
C’est quoi la gestion où conduite de projet ?
La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche structurée visant à assurer et à optimiser le bon déroulement d’un projet suffisamment complexe pour devoir :
- être planifié dans le temps ;
- être budgétisé (étude préalable des coûts et avantages ou revenus attendus en contrepartie, des sources de financement, étude des risques opérationnels et financiers et des impacts divers, etc.) ;
- maîtriser et piloter les risques ;
- atteindre le niveau de qualité souhaité ;
- faire intervenir de nombreuses parties prenantes : c’est l’objet des organisations qui identifient maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage ;
- nommer un chef de projet (projets unitaires) ou un directeur de projet (ensemble de projets) ;
- mettre en place un comité de pilotage ; et
- suivre des enjeux opérationnels et financiers importants.
Comment gérer un projet et les principaux intervenants ?
La direction de projet
La direction de projet est exercée par un chef de projet dont le niveau hiérarchique et le titre dépendent de l’importance du projet, c’est lui qui dirige des projets d’importance. C’est la personne responsable de l’aboutissement d’un projet tant sur le plan du budget ou du coût, que sur celui des délais, mais aussi sur le plan du respect des spécifications, la réponse aux besoins et bien entendu sur le plan de la qualité.
Le chef de projet
Quant à lui, c’est la personne chargée de mener un projet et de contrôler son bon déroulement. De manière générale, il dirige ou anime une équipe pendant la durée du ou des divers projets dont il a la charge. Ce rôle fait appel à des compétences de gestion de projet, de bonnes capacités relationnelles, ainsi que des connaissances techniques dans les domaines concernés.
Le terme s’applique dans divers secteurs, tels que le BTP, l’ingénierie industrielle, logicielle, le marketing et la communication, pour la conception ou la modification de produits, de services, de systèmes, ou bien la mise en place de nouveaux pro cédés ou démarches comme par exemple la démarche qualité, l’amélioration de la productivité, ou la gestion de la relation client.
Piloter : le comité de pilotage
Le comité de pilotage est le groupe de dirigeants chargé de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. Pour améliorer le suivi d’un projet et valider les choix stratégiques, il se constitue une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Il est généralement constitué d’un membre de chaque métier impliqué. Ce comité peut s’appuyer sur l’analyse de métriques issues des activités du projet.
Un comité de pilotage peut être créé pour planifier les dates clés du projet, mais aussi analyser les options proposées par le chef de projet, voir décider des orientations stratégiques, et aussi des actions à entamer sur un processus de diminution des coûts, suivi, et amélioration des processus qualité. Le Comité de pilotage, souvent baptisé «Copil», regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet dont les allocations de ressources ou de budget, révision du périmètre du projet, révision des délais, etc.
Le maître d’ouvrage
Le maître d’ouvrage quant à lui participe au Comité de pilotage, ainsi que le responsable de la maîtrise d’œuvre. Au sein d’une entreprise, le maître d’ouvrage est souvent baptisé Sponsor, alors que le maître d’œuvre est par simplicité nommé chef ou directeur de projet. En règle générale, le maître d’ouvrage est le président du comité de pilotage. Le directeur de projet en est l’animateur.
Le maître d’ouvrage (MOA)
La maîtrise d’ouvrage est le donneur d’ordre au profit de qui l’ouvrage est réalisé. Cette notion, comme celle de maître d’œuvre, vient à l’origine du domaine de la construction. Elle s’est progressivement appliquée à d’autres domaines comme les partenariats industriels, les projets de système d’information. Le maître d’ouvrage est une personne morale (administration, entreprise, etc.) ou une entité de l’organisation.
Ce n’est en principe pas une personne physique, même si par abus de langage on dit souvent « untel est maître d’ouvrage », alors qu’il est plus exactement MOAD (maître d’ouvrage délégué), MOAO (maître d’ouvrage opérationnel) ou AMO (assistant au maître d’ouvrage). Ceux-ci ont le pouvoir de représenter juridiquement et financièrement le Maître d’Ouvrage. Dans le cas de la maîtrise d’ouvrage privée, le maître d’ouvrage peut être une personne physique, comme par exemple, un particulier qui fait construire sa maison est considéré comme le maître d’ouvrage.
Le MOE, maître d’œuvre
L’organisation qui assure la maîtrise d’œuvre, est une personne physique ou morale (entreprise, direction, etc.) garante de la bonne réalisation technique des solutions. Dans les marchés privés, il a lors de la conception du système d’information(SI) un devoir de conseil (mais pas au-delà) vis-à-vis du maître d’ouvrage, car le SI doit tirer le meilleur parti des possibilités techniques.
Dans les marchés publics, il est comme tout maître d’œuvre, responsable de la conception, toutefois la tendance est de réaliser des consultations sur la base d’un appel d’offre sur performance où le savoir de l’entrepreneur est valorisé, le cahier des charges laissant une marge de manœuvre importante dans le choix des réponses techniques.
Lorsque le produit est compliqué, il peut être nécessaire de faire appel à plusieurs fournisseurs.
Le MOE assure leur coordination, il veille à la cohérence des fournitures et à leur compatibilité. Il coordonne l’action des fournisseurs en contrôlant la qualité technique, en assurant le respect des délais fixés par le MOA et en minimisant lesrisques. Le MOE est responsable de la qualité technique de la solution. Il doit, avant toute réception contractuelle, procéder aux vérifications nécessaires selon une méthodologie définie préalablement…
Comment mettre en place un projet : les démarches et méthodes ?
Il peut être décomposé en lots ou en sous projets ou encore en chantiers, afin d’obtenir des sous-ensembles dont la complexité est plus facilement maîtrisable.
Le découpage en sous-ensembles maîtrisables est essentiel à la conduite du projet et donc à son bon aboutissement et à sa réussite. Il permet également de procéder plus facilement à sa planification. La conduite du projet est, en règle générale, confiée à un directeur ou un coordinateur de projet, ou encore à un chef de projet. Ce responsable rend compte à un comité de pilotage.
Démarche en 5 phases
Nous allons découper cette démarche en cinq parties.
L’étape d’observation qui correspond à la rencontre des membres d’une équipe projet. Puis l’étape de cohésion qui doit permettre de constituer une équipe soudée.
Vient ensuite l’étape de différenciation qui permet de tirer parti des différences entre les membres de l’équipe, étape qui est bien souvent oubliée car on veut aller vite sans perdre de temps dans la réalisation du projet ou tout au moins à l’étape suivante d’organisation qui utilise les techniques traditionnelles de la gestion de projet pour formaliser la gestion des ressources, planifier et contrôler le risque.
Et enfin, l’étape de production, la plus importante aux yeux de tous puisqu’elle décrit le fonctionnement effectif de l’équipe projet. C’est à ce niveau que les différentes théories du management et du leadership sont le plus pertinentes.
Démarche de jalonnement
Le jalonnement dans l’approche par étapes ou « jalons » est un acte de direction, qui permet de bien structurer le projet dans le temps, en y apportant de nombreuses garanties pour le maître d’œuvre. Les jalons permettent de faire le point sur le projet et de n’engager la phase suivante que si tout va bien.
Les décisions actées lors de cette revue de changement de phase sont des éléments stables sur les quelles peut être bâtie la suite du projet. Le jalonnement se préoccupe moins du contenu de chaque phase, que de l’appréciation de son résultat, où le maître d’ouvrage est amené à se prononcer.
En phase préliminaire, la réflexion sur l’intérêt du projet en lui-même, en termes d’opportunité stratégique, suivant la manière dont se présente l’avenir.
Puis le jalon de lancement du projet : on décide si il y a lieu de lancer le projet et on y consacre un chef de projet, une équipe, des moyens, un responsable et un budget.
Par la suite la phase d’expression du besoin qui définie de ce que l’on attend et le périmètre et ce sur quoi on va évaluer le projet, ce qui est important et ce qui l’est moins.
Après une étude approfondie, il faut valider ce besoin, dans ce jalon le client valide l’expression de ses besoins, ainsi que les évolutions dans l’approche des besoins qui pourront être tracées et qui justifieront d’éventuels ajustements du plan projet, c’est les bases sur lesquelles le projet va être bâti. Mais bien entendu, tout cela n’est rien sans l’étude de ce qui est techniquement et économiquement faisable.
Consultation des maîtres d’œuvres possibles, comparaison des propositions techniques et financières des réalisateurs possibles, c’est la phase de faisabilité. Le projet peut a se moment mourir ou naître.
A ce moment là, il faut choisir une solution, les intervenants vont donc signer un contrat qui précise ce qui sera fait et la manière dont ce sera fait. Ce n’est qu’à ce moment là que les développements peuvent commencer et le maître d’œuvre va coordonner les travaux sur le papier, pour préciser ce qui doit être fait jusqu’au bout.
On peut à se moment là encore s’apercevoir que le projet n’est pas possible et le comité de pilotage peut décider de la suite à donner. Et ce, avant le lancement du chantier, jalon qui intervient (ou ne devrait intervenir) que quand sur le papier le projet est suffisamment défini, et qui permet de faire le point avant de lancer les travaux de réalisation. Phase pendant laquelle le chantier est lancé, les travaux avancent, c’est le jour J.
Al a fin de la réalisation, tout n’est pas réellement terminé, il reste encore quelques étapes, comme la phase de vérification, on vérifie que les caractéristiques ou les fonctionnalités attendues sont bien au rendez-vous.
Il faudra aussi effectuer la qualification qui après la vérification, la définition de référence du produit est la bonne et ne sera plus modifiée.
Enfin, la livraison que l’on peut aussi appeler acceptation, lors de laquelle on remet le produit entre les mains du client, qui en devient propriétaire. On parle alors de la fin du projet proprement dit. Car à partir de ce moment là on parle de phase d’exploitation, qui commence le plus souvent par la levée des réserves, et voit la fin de la relation contractuelle.
Démarche de découpage en tâches
Le découpage d’un projet peut aussi se faire sous forme de tâches, c’est une autre manière d’aborder le découpage d’un projet en sous-ensembles élémentaires qui consiste à découper le projet en sous-ensembles d’activité à fonction simple.
Chaque tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont nécessaires :ce sont les objets entrants ou préalables (un document, une spécification, une machine mise à disposition, une norme, un consultant opérationnel, etc.) et elle fournit un ou plusieurs produits résultats, ce sont les objets sortants ou livrables (un logiciel, une plaquette publicitaire, un support de formation, un cahier technique, etc.).
Les objets entrants peuvent être déjà à disposition ou bien sont les objets sortants d’une autre tâche destinée à les produire. Les objets sortants peuvent être réemployés par une autre tâche.
Cette méthode, souvent menée par des interviews des différents acteurs impliqués, permet de mettre en évidence les tâches préparatoires et de matérialiser les dépendances entre tâches, par exemple pour formaliser un réseau PERT.
Comment faire une bonne gestion projet : Méthodologie et détail des différentes étapes ?
Phase de faisabilité : construisez le projet
À ce stade, le but est de déterminer son périmètre et sa faisabilité, c’est-à-dire de définir ce qui sera inclus dans les objectifs du projet, ce qui ne le sera pas et s’il doit bien être lancé. L’objectif de la gestion de projet doit être précisé de façon claire, chiffrée et datée. Le résultat doit être conforme à des normes de qualité et de performances prédéfinies, pour le moindre coût et dans le meilleur délai possible.
D’une part, on estime si les bénéfices attendus seront en proportion des investissements engagés et du coût prévisionnel du projet. Pour de nombreux cas, on détermine ainsi le retour sur investissement escompté. Il faut toute fois noter que tous les projets ne visent pas forcément à atteindre un profit financier, effet, on peut le lancer dans le but d’améliorer un service ou un processus dans l’entreprise, dans ces cas, le retour sur investissement n’est pas nécessairement quantitatif.
D’autre part, l’étude de faisabilité détermine également si l’organisation est bien en mesure de mener le projet à son terme. On cherche en particulier à savoir si elle dispose des compétences, des ressources et des fonds nécessaires.
Ainsi on procède à l’analyse des risques de faire, quelles sont les difficultés aux quelles il faut s’attendre dans le déroulement du projet et les moyens de les prévenir, mais aussi les risques de ne pas faire et plus exactement quels sont les enjeux pour l’entreprise s’il n’était pas lancé et mené à terme. Il n’est véritablement lancé que si cette première phase est concluante.
Phase de lancement : fondez l’équipe projet
Cette phase est l’occasion de définir l’organisation du projet, c’est-à-dire : la composition de l’équipe de projet à mobiliser, les différents experts à solliciter, le cas échéant la sous-traitance à laquelle faire appel, le chef de projet ou directeur de projet à nommer, la lettre de mission à rédiger, et le comité de pilotage à constituer.
Ensuite, il faut définir le planning des tâches à réaliser avec leur ordonnancement, leur durée, leur affectation de ressources et les moyens techniques nécessaires, les différents jalon que l’on pourra faire sous forme d’un diagramme de Gantt ou un PERT, ainsi que l’environnement technique éventuel à préparer, le budget du projet à engager et les moyens de contrôler les résultats.
Vous pouvez Utiliser les QQOQCC :
- Quoi : de quoi s’agit-il, quel résultat est attendu ?
- Quand : quand ce résultat doit-il arriver et/ou quand faut-il commencer une
- tâche pour l’obtenir ?
- Où : où cela se passe-t-il, dans quel périmètre ?
- Qui : qui est le responsable pour chaque action ?
- Comment : quelles actions ? quelles méthodes ? quels outils ?
- Pourquoi : pourquoi est-il nécessaire d’obtenir le résultat attendu ?
- Combien : quel est le coût de chaque action ?
Phase de spécification : planifier le projet
Le but de cette phase est de concevoir ou de spécifier ce qui doit être réalisé ou fabriqué pour atteindre l’objectif, on parlera ici de cahier des charges. Ces études associent la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre. On parle parfois d’expression de besoins ou de spécifications générales lorsque ces livrables sont fonctionnels et exprimés par les utilisateurs, et on réserve alors le vocable de spécifications ou spécifications détaillées à des documents plus techniques, ou en tout cas qui détaillent plus le fonctionnement attendu.
Phase de recherche
Cette phase consiste à étudier différentes solutions ou architectures techniques et fonctionnelles en fonction de contraintes de compétences, d’équipement, de délais ainsi que des aspects financiers et de commercialisation. Les choix doivent être en suite validés par la réalisation de maquettes ou de prototypes. Dans certains projets, cette phase peut prendre en compte les préoccupations d’architecture métier ou de désidératas d’utilisation. Dans certains cas, un choix de solution peut aussi se faire par l’intermédiaire d’un appel d’offres.
Phase de réalisation ou de fabrication
C’est lors de cette phase que le projet est réalisé ou fabriqué, c’est-à-dire que les tâches permettant de mettre en œuvre le nouveau produit, bien ou service, sont réalisées. Dans certains projets, c’est cette phase qui permet la construction. Pour contrôler l’avancement de ces tâches et le respect des délais on utilise des outils de gestion de projet notamment des logiciels qui permettent, en cas de retard ou dépassement des délais, de planifier à nouveau la suite du projet.
Un peu comme un GPS qui permet de recalculer automatiquement un itinéraire lorsque l’on a oublié de tourner à gauche. Dans cette phase sont également réalisés les tests unitaires, d’intégration et de performance.
Phase de recette
Dès la mise à disposition ou la réception du livrable, il est nécessaire de procéder à des vérifications de manière à contrôler la conformité du résultat fabriqué avec la commande qui avait été passée lors des spécifications. Les contrôles s’effectuent sous forme de tests rigoureux à partir des cahiers de tests qui ont été préparés.
À l’issue de la phase de recette est signé un procès-verbal de réception définitive. Selon la complexité du projet, des séquences de vérifications globales peuvent s’avérer nécessaires. Lorsqu’il a été fait appel à une sous-traitance, la fin de la recette marque une étape importante car elle déclenche la période de garantie juridique pendant laquelle le demandeur peut se retourner contre son prestataire.
Phase de déploiement
Lorsque le produit ou le service est mis à disposition du marché ou des utilisateurs, on dit que l’on entre dans l’accompagnement du changement, c’est ici qu’entre en action la politique de communication.
Phase de suivi : suivez l’avancement du projet
Les outils de suivi ont été établis dès la préparation du projet, en même temps qu’ont été définis les objectifs de performance et de qualité. C’est dans certains cas l’occasion de continuer, non pas le projet, mais des évolutions sur le produit ou le service, parce que l’on se rend compte qu’il ne fonctionne pas très bien, ou qu’il comporte des irrégularités de fonctionnement, de conditionnement, etc.
