Toute communication réussie dans un projet passe par l’élaboration d’un plan de communication (ou plan de management des communications).
Fondamentaux de la communication
Communiquer dans un projet consiste à être à l’écoute, élaborer, traiter, transmettre, diffuser, faire circuler (émettre et recevoir), expliquer et faire partager les informations nécessaires à son bon déroulement.
Dans un projet, on distingue généralement trois types de communication :
- la communication opérationnelle permettant de faire fonctionner correctement le projet ;
- la communication décisionnelle permettant de prendre les bonnes décisions et de rendre les arbitrages nécessaires au bon déroulement du projet ;
- la communication promotionnelle permettant de « vendre » le projet et de maintenir tout au long du projet la motivation des acteurs impliqués.
Qu’est-ce qu’un plan de communication projet ? Définition
Le plan de communication d’un projet est un outil essentiel de management et d’animation du projet qui s’adresse à tous les acteurs concernés et qui permet à un organisme, à partir de ses objectifs et de sa stratégie de communication, de définir les actions de communication à mettre en place pour les atteindre.
Il est préparé lors de l’établissement du plan de management de projet et il met en œuvre la stratégie de communication de l’entreprise et sa mise en œuvre.
Il convient qu’il soit facilement accessible aux parties prenantes concernées pendant toute la durée du projet.
Ce plan peut être formalisé ou informel, peu ou très détaillé, suivant la nature du projet.
Quels sont les éléments d’un plan de communication ?
Ce plan de communication projet intègre :
- l’identification des destinataires de l’information ;
- une description de l’information à diffuser (rapports d’avancement, données, calendrier, documentation technique, etc.) ;
- les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d’information ;
- les fréquences ou dates qui précisent à quel moment chaque type d’information est transmis.
Pourquoi créer un plan de communication pour votre projet ?
Véritable cadre de référence, le plan de communication d’un projet permet d’organiser, de structurer, de planifier et de maîtriser toutes les activités de communication propres au projet tout en suivant son rythme d’avancement et ses différentes phases.
Son rôle est de définir les cibles, fixer les objectifs de communication, déterminer les informations à communiquer, choisir les moyens matériels, humains et financiers à mettre en place, préciser les responsabilités, déterminer les actions à engager et établir le calendrier et le budget de communication relatifs au projet.
Les axes principaux d’identification des destinataires de l’information un plan de communication projet
Les axes principaux d’un plan de communication projet sont déterminés par les objectifs de communication fixés pour le projet. Ils peuvent inclure :
- L’axe de communication stratégique : Il est défini en fonction de l’objet du projet et constitue le thème central de la campagne de communication. Cet axe donne le ton à toutes les communications et permet de maintenir la cohérence du projet.
- L’axe de communication opérationnel : Il concerne les actions de communication à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés. Il peut s’agir de campagnes publicitaires, de relations publiques, de marketing direct, etc.
- L’axe de communication tactique : Il s’agit des canaux de communication à utiliser pour diffuser les messages. Ces canaux peuvent être internes (intranet, newsletter, réunions) ou externes (presse, événements, réseaux sociaux).
- L’axe de communication évaluation : Il concerne le suivi et l’évaluation des actions de communication pour mesurer leur efficacité et leur impact.
Ces axes s’articulent autour des parties prenantes du projet, du contexte de communication et des ressources disponibles.
La stratégie de communication interne pour un plan de communication projet
La stratégie de communication interne est essentielle pour assurer le bon déroulement d’un projet. Elle vise à faciliter les échanges entre les membres de l’équipe de projet et à garantir une diffusion efficace de l’information. L’identification des canaux de communication internes, tels que l’intranet, les réunions d’équipe ou les e-mails, est une première étape cruciale. Il est également nécessaire de :
- Déterminer la fréquence de communication : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.
- Définir les rôles et les responsabilités : qui communique quoi, à qui, quand et comment.
- Mettre en place des outils permettant de mesurer l’efficacité de la communication interne.
Une stratégie de communication interne bien conçue favorise la transparence, renforce la cohésion d’équipe et contribue à la réussite du projet.
La stratégie de communication externe
La stratégie de communication externe d’un plan de projet nécessite une approche différente de celle de la communication interne. Dans ce contexte, l’objectif est de diffuser le bon message, avec le bon ton, vers les parties prenantes externes, à savoir les clients, les fournisseurs, les investisseurs, le grand public et les médias.
Identifier l’audience externe est primordial. Il faut comprendre leurs besoins, leurs attentes et leur niveau de connaissance du projet. Cela permettra de personnaliser le message et de choisir les canaux de communication adéquats.
La création du message est une étape cruciale. Il doit être clair, précis, attrayant et en adéquation avec l’image de marque de l’organisation. Le message doit également être adapté à chaque segment de l’audience externe.
Le choix des canaux de communication dépend du public visé et du message à transmettre. Il peut s’agir de communiqués de presse, de réseaux sociaux, de newsletters, de webinaires, d’événements ou de rencontres en face à face.
L’évaluation de l’efficacité de la communication externe est importante. Elle permet d’ajuster la stratégie si nécessaire et d’optimiser les futurs efforts de communication.
Comment faire un plan de communication d’un projet ?
En matière de gestion de projet, le plan de communication est une traduction fonctionnelle et structurée de mesures de communication liées au projet. Il constitue la trame de chaque projet de communication. Il peut être développé selon une plusieurs étapes basée sur le principe d’un processus d’amélioration continue ‘PDCA’
- P (« planifier ») : créer, planifier
- D (« faire ») : développer, exécuter, mettre en œuvre
- C (« contrôler ») : guider, contrôler
- A (« agir » ou « ajuster ») : agir, s’adapter, réagir
Le plan de communication doit être élaboré dès le démarrage du projet et révisé régulièrement (par exemple, à chaque phase ou à chaque étape clé du projet) pour s’assurer qu’il répond toujours aux besoins.
Son contenu n’est pas figé. Il s’enrichit et évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet.
C’est le chef de projet appelé aussi responsable de projet qui en est le garant, mais cela ne signifie pas qu’il doit réaliser lui-même toutes les actions du plan. Il doit être discuté avec toutes les personnes intéressées et validé à chaque étape du projet par les instances de décision (comité de pilotage, sponsor, commanditaire, etc.).
Il peut être préparé avec des experts ou le service « communication » de l’organisme, à partir de modèles ou de directives existant au sein de l’organisme.
Quelles sont les étapes d’un plan de communication ?
L’établissement d’un plan de communication solide et efficace se décompose en plusieurs étapes (pouvant être menées en parallèle), à savoir :
Analyser le contexte global du projet
Analyser le contexte global du projet et élaborer un diagnostic de la situation de départ (les enjeux et le contenu du projet, les parties prenantes concernées, les moyens et les outils de communication existants, les ressources et le budget disponibles, les contraintes et limites éventuelles à prendre en compte, etc.) ;
• Une analyse SWOT réalisée au début du projet donne une image des forces, faiblesses, opportunités et menaces liées au contexte du projet.
identifier les parties impliquées,
identifier les parties impliquées, les segmenter en différents groupes cibles homogènes (selon leur degré d’influence, leur niveau d’implication, leur attitude, leur localisation, etc.) et analyser leurs besoins, leurs attentes, leurs freins et leurs contraintes en matière de communication (plus les cibles sont précises, plus les actions de communication peuvent être adaptées) ;
élaborer la stratégie globale de communication du projet
élaborer la stratégie globale de communication du projet et décrire les objectifs spécifiques et résultats attendus pour chaque groupe cible ;
déterminer le type d’informations à diffuser
déterminer le type d’informations à diffuser à chaque public cible (le type de communication dépendant du rôle de chacun dans le projet) et concevoir les messages à faire passer pour chacune des actions de communication identifiée ;
choisir des moyens et outils de communication
vous devez choisir les moyens et outils de communication compatibles avec le budget affecté et la culture de l’organisme, adapter les supports et la fréquence en conséquence ;
évaluer les besoins et les limitations
Cela en ressources matérielles, humaines et financières pour chacun des moyens de communication à déployer, fixer le calendrier de diffusion pour chaque type d’information ;
établir un budget
établir le budget prévisionnel pour la communication et l’intégrer au budget du projet ;
clarifier les rôles et responsabilités
Expliquer les rôles et responsabilités des divers acteurs de la communication (responsable de projet, sponsor, comité de pilotage, service communication, etc.) ;
identifier, formuler et, au fil du temps
identifier, formaliser et positionner dans le temps toutes les actions de communication dans un planning de communication synoptique;
établir le planning
établir un planning des actions de communication.
mettre en place un processus de contrôle et de suivi régulier de ce plan d’action, évaluer l’impact des actions réalisées et procéder aux ajustements nécessaires
pour que cette communication soit la plus adaptée et efficiente possible ;
établir un processus de contrôle et de suivi
mettre en place un processus de contrôle et de suivi régulier de ce plan d’action, évaluer l’impact des actions réalisées et procéder aux ajustements nécessaires pour que cette communication soit la plus adaptée et efficiente possible ;
évaluer l’efficacité du plan de communication
évaluer durant le projet et en fin de projet l’efficacité du plan de communication, mesurer et analyser les indicateurs mis en place, communiquer les résultats obtenus, documenter les améliorations à apporter et capitaliser sur ce qui peut être réutilisable pour les projets futurs.
Un plan de communication terminé comprend
• un plan de communication visuel : un aperçu qui répertorie brièvement toutes les mesures de communication. Traditionnellement, celui-ci est présenté sous forme de tableau Word ou Excel (une ligne pour chaque groupe ou sous-groupe cible). D’autres formats sont également possibles, comme le Mindmap.
• Planning de communication : un tableau répertoriant tous les aspects de chaque activité de communication prévue. Enfin, vous disposerez d’un ou plusieurs documents qui présentent de manière générale et visuelle toutes les activités de communication liées aux différentes phases de votre projet et identifient « qui fait quoi quand ? ». Utilisez-le comme feuille de route et adaptez-le au fur et à mesure de l’évolution du projet.
Enfin, vous disposez d’un(des) document(s) qui présentent de manière générale et visuelle toutes les activités de communication liées aux différentes phases de votre projet et définissent « qui fait quoi quand ? ». Utilisez-le comme feuille de route et adaptez-le au fur et à mesure de l’évolution du projet..
Contenu du plan de communication
Un plan de communication cohérent contient généralement les éléments suivants :
- les besoins, attentes et attitudes des parties prenantes (client/commanditaire du projet, équipe-projet, fournisseurs et sous-traitants, partenaires sociaux, utilisateurs, hiérarchies métiers, etc.), vis-à-vis du projet et leurs exigences en matière de communication ;
- les contraintes issues de la politique interne de l’organisme en charge du projet, des procédures, des habitudes de travail, des pratiques existantes, des lois ou réglementations spécifiques, de la situation géographique des intervenants… ;
- la stratégie de communication visée par l’organisme (communication opérationnelle, informative, promotionnelle, etc.) et les objectifs souhaités (informer, sensibiliser, motiver, faire collaborer, persuader, promouvoir, etc.) ;
- les types d’informations à transmettre (planning, livrables, travaux en cours, retards et autres difficultés rencontrées, dernières décisions prises, etc.), la langue utilisée, le format souhaité, le contenu et le périmètre associé, le niveau de détail attendu et la phase dans laquelle le projet se trouve (les informations transmises étant différentes selon son état d’avancement) ;
- les justifications pour la diffusion de ces informations (faire adhérer au projet, mobiliser autour d’un des enjeux du projet, informer de l’état d’avancement du projet, alerter sur un risque ou une difficulté, faciliter la prise de décision, obtenir des ressources complémentaires, etc.) ;
- les supports (papier, électronique, etc.) à utiliser et la fréquence ou les dates de diffusion des informations (hebdomadaire, mensuelle, à chaque événement clé du projet, etc.) ;
- la (les) personne(s) responsable(s) de préparer et transmettre les informations ;
- les canaux de communication internes et externes existants et les technologies disponibles (conversations téléphoniques, réunions, documents écrits, messageries électroniques, visioconférences, réseaux sociaux et forums de discussion, sites internet, enquêtes, etc.) ;
- les ressources (matérielles, humaines, financières), le temps et le budget qui peuvent être consacrés aux activités de communication ;
- le planning des actions de communication à mettre en place.