La planification de projet consiste à découper un projet en tâche, définir les ressources estimer la durée des tâches les ordonnances en créant des relations de dépendance pour enfin créer votre planning de gantt
Ce processus permet d’identifier et de maîtriser efficacement tout le travail nécessaire à l’aboutissement du projet et de livrer les produits attendus dans les délais imparti.
Dans le monde de la gestion de projet, trois contraintes essentielles doivent être gérées avec soin : le coût, le calendrier et le temps. Le calendrier du projet, ou planification de projet, est un élément essentiel de ce processus, car il définit les délais d’exécution des différentes tâches et étapes.
En gérant soigneusement le calendrier du projet, les chefs de projet peuvent s’assurer que le projet reste sur la bonne voie et qu’il est achevé dans les délais et dans le respect du budget.
Quelles sont les 5 étapes chronologiques d’un projet ?
Les 5 étapes chronologiques d’un projet sont :
- la définition des objectifs et des livrables,
- la planification des tâches et des ressources,
- l’organisation et la coordination des équipes,
- le suivi et le contrôle de l’avancement du projet,
- et enfin l’évaluation et la clôture du projet.
Chacune de ces étapes est importante pour assurer le succès du projet et atteindre les objectifs fixés.
Qu’est-ce que la planification de projet : Planning projet ?
Le Planning de projet et la deuxième étape dans le cycle de la gestion de projet, elle consiste à déterminer et à organiser les tâches du projet à estimer leur charge et en déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation le but est de produire un planning détaillé dans lequel on peut peut livrer et qui s’en charge.
La planification de projet peut être divisée en plusieurs étapes clés, notamment l’identification des objectifs, l’établissement des activités, l’estimation des délais et des ressources, l’élaboration du calendrier, l’analyse des risques, et la définition du chemin critique.
La phase de planification permet de produire un planning appelé plan de projet détaillé qui représente le principal livrable, dans lequel on peut lire quelle tâche doit commencer quand combien de temps elle doit durer (les jalons à respecter) et qui s’en charge d’autre part.
La planification de projet désigne également une phase importante en gestion de projet c’est la deuxième phase du cycle de vie d’un projet qui vient juste après le démarrage officiel du projet et avant d’entamer la réalisation au-delà de la production d’un planning détaillé.
L’objectif de la phase de planification est de définir comment le vous projet va se dérouler tu démarrage des travaux à la livraison c’est-à-dire comment le projet sera exécuté surveillé et contrôlé puis clôturé.
Cette phase est déterminante pour la réussite du projet elle peut durer quelques semaines ou quelques mois en fonction de la complexité du projet.
Plusieurs volets de la gestion de projet. Ils sont abordés afin d’apporter des réponses aux questions du type :
- Quels sont les livrables attendus ?
- Quels sont les ressources dont j’ai besoin ?
- Quel est le budget dont j’ai besoin ?
- Comment le dépenser quels sont les risques du projet ?
- Comment les gérer quelles sont les parties prenantes ?
- Comment communiquer avec elle et comment les engager ?
- Quelle est la gouvernance du projet ?
- Quel est le processus de prise de décision ?
- Comment gérer les demandes de changement ? et bien d’autres.
Définition d’une tâche de projet ?
Une tâche de projet est une activité spécifique qui doit être accomplie dans le cadre d’un projet plus large. Elle peut être décomposée en sous-tâches plus petites et peut avoir une durée et une date d’échéance spécifiques.
Les tâches de projet sont importantes car elles aident à organiser et à suivre le progrès du projet, ainsi qu’à identifier les dépendances et les risques potentiels.
Comment élaborer une planification de projet efficacement ?
Pour une Planification de projet efficace, il est important de suivre certaines bonnes pratiques. Cela inclut la définition claire des objectifs, la création d’une base solide, l’implication des parties prenantes, la répartition du travail en tâches spécifiques, l’estimation réaliste des délais, la gestion des risques, et le suivi régulier de l’avancement du projet.
Quelles sont les étapes de cette planification ?
Avant de commencer à planifier votre projet, il est essentiel de comprendre les objectifs du projet et de définir clairement son contenu et sa portée.
Cela implique de définir les livrables, de décrire en détail les produits/services, les exigences de chaque livrable, ainsi que les caractéristiques et fonctions.
La planification de projet comprend également la création de rapports et de documentation de gestion de projet tels que la charte de projet, les supports des comités de pilotage, la stratégie de test, le bilan de projet, etc.
Voyons brièvement les 6 étapes clés pour planifier un projet :
Comment planifier un projet ?
La première étape dans la Planification de projet consiste à créer la structure de découpage du projet appelée WBS, pour planifier votre projet il est important de le découper en activité ou tâche réalisable. Pour ça nous allons utiliser la méthode de découpage de projet WBS acronyme de breakdance ou structure de découpage de projet SDP en français.
Dans une deuxième étape vous allez définir les ressources l’objectif est ici de définir les rôles pour chaque tâche ou sous-taches de WBS en utilisant la matrice RACI, c’est un exercice intéressant dans la mesure où il fait réfléchir sur chaque étape du projet et vous permet de penser à toutes ces implications, ceci étant fait on passe à la prochaine étapes.
Troisième étape dans laquelle vous estimer la durée des taches. Le projet découpé en taches il faudra à présent estimer leurs durées.
Cette estimation doit être réaliste il existe plusieurs méthodes d’estimation des durées dans cette article, je vous parlerai de la méthode des 3 points.
Maintenant que vous avez détaillé la liste des tâches et estimer leur durée il convient de les ordonnancés chronologiquement je vous montrerai comment séquence et identifier les interdépendance entre les différentes tâches à l’aide du diagramme de pert.
Ces interdépendances étant créé l’étape suivante consistera à définir le chemin critique, c’est la plus longue séquence de tâches qui doit être accomplie pour que le projet soit terminé à la date d’échéance.
Ainsi le chemin critique permet de maîtriser les étapes clés du projet et ça date de fin tout retard dans une des tâches du chemin critique entraîne un retard de livraison de tout le projet
La dernière étape consiste à donner forme à votre travail de découpage et d’ordonnancement des tâches il s’agit donc de créer le planning de Gantt ici vous allez créer votre diagramme de Gantt dans le but de suivre l’avancement du projet.
Avant de détailler chacune des étapes de la planification attardons-nous sur une des notions clés.
Le digramme de Gant
Le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet. Ce diagramme permet donc de visualiser d’un seul coup d’œil :
- Les différentes tâches à envisager
- La date de début et la date de fin de chaque tâche
- La durée escomptée de chaque tâche
- Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement
- La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
En résumé, un diagramme de Gantt répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le projet à bien, et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées.
Importance de la gestion du calendrier d’un projet
La planification de projet est essentielle pour assurer le succès d’un projet. Elle implique la création d’un calendrier de projet détaillé qui indique les étapes à suivre, les ressources nécessaires et les délais à respecter.
Ce calendrier est souvent utilisé en conjonction avec le work breakdown structure (WBS) pour répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Il est important de mettre à jour régulièrement le calendrier du projet afin de suivre l’avancement du projet et de s’assurer que tout est sur la bonne voie pour respecter les délais fixés.
Qu’est ce que la méthode PERT ?
La méthode perte consiste à ordonner sous forme de réseau un ensemble de tâches, qui grâce à leur dépendance et à leur chronologie concours à l’atteinte d’un objectif. Autrement dit ces relations de dépendance expriment toutes les relations ou contraintes existantes entre ces tâches.
Ainsi les étapes du projet sont représentées par des cercles et les tâches sont représentés par des flèches pour atteindre ses étapes reprenons à présent les différentes étapes du processus de planification de projet. Comment le créer : Consultez cette article : La méthode PERT en gestion de projet Définition et Exemple
C’est quoi un jalons de projet ?
Les jalons d’un projet sont des points clés qui marquent des étapes importantes dans la réalisation du projet. Pour les définir, il est important de déterminer les objectifs du projet, les tâches nécessaires pour les atteindre, les délais et les ressources disponibles.
Les jalons peuvent être des livrables, des événements clés ou des dates limites importantes. Il est important de les communiquer clairement à toutes les parties prenantes du projet pour assurer une bonne coordination et une réalisation réussie du projet.
étape 1 créer le découpage WBS
Pour partir sur de bonnes bases, préalablement à la planification de votre projet, il est judicieux de sortir de la boîte à outils de la gestion de projet, le WBS (Work Breakdown Structure).
Créer l’organigramme des travaux du projet (WBS) est le processus qui consiste à subdiviser les livrables et le travail du projet en composants plus petits et plus faciles à maîtriser. L’intérêt principal de ce processus est qu’il fournit un cadre de ce qui doit être livré. Ce processus est exécuté au moins une fois ou à plusieurs moments prédéfinis durant le projet.
Le WBS est une décomposition hiérarchique du périmètre total du projet, qui définit le travail que l’équipe projet doit réaliser pour atteindre les objectifs du projet et produire les livrables requis. Le WBS organise et définit le périmètre total du projet et représente le travail spécifié dans l’énoncé du périmètre du projet actuellement approuvé.
Pour construire un WBS de projet, on doit donc diviser le projet en différentes composantes, de niveau 1 puis de niveaux 2 puis si possibles de niveau 3. C’est à dire en activités ou tâches
principales et en sous-activités ou sous-tâches.
Le Work Breakdown Structure est un arbre représentant la liste structurée de tous les travaux
du projet. Les travaux sont à ce stade uniquement identifiés.
Vous pouvez établir votre WBS via un brainstorming qui vous a permet d’établir toutes les
tâches à faire au long du projet et donc de ne rien oublier. Ci-dessous le WBS avec un niveau de détail 2 :
étape 2 affecter les ressources
Après avoir découpé le projet en tâche qui aboutissent à des livrables il est temps d’identifier les ressources. Pour chacune des tâches listées vous allez associer un réalisateur qui se chargera de son exécution.
Vous pouvez également définir d’autres rôles comme l’approbateur du travail effectué une fois la tâche terminée et personne à consulter ou ceux à informer vous pouvez vous servir de la matrice RACI pour cette opération.
La matrice permet d’être précis sur les rôles et responsabilités de chaque parti prenante sur les différentes tâches.
Dans cet exemple vous avez différentes tâches attribuées à différentes personnes chaque personne a un rôle bien défini au regard de la tâche attribuée
Consulter La Matrice RACI Définir Les Rôles Et Responsabilités pour savoir comment créer une maîtrise Raci.
étape 3 estimer les durées et réduire les risques
Dans une troisième étape vous allez estimer les durées des différentes tâches listées. Comme évoqué précédemment l’estimation doit être réaliste, le cas échéant elle doit tenir compte des contraintes et des conditions réelles de réalisation.
Mettez également à l’esprit que la durée d’une tâche dépend des ressources affectées à cette tâche, en fonction du niveau d’expertise de vos ressources définissez avec l’équipe le nombre d’heures ou de jours nécessaires pour réaliser chaque tâche.
Vous pouvez utiliser la méthode d’estimation à trois points, si par exemple vous consultez l’avis de 5 experts et vous obtenez leur estimations pour une tâche données : alors définissez l’estimation la plus optimiste O pour l’estimation la plus probable M et l’estimation la plus pessimiste P :
Vous pouvez ainsi calculer la durée moyenne de la tâche avec la formule suivante :
Durée = (O+4 *M + P)/6
C’est une technique intéressante pour réduire le risque d’une estimation inexacte.
En outre, Il est important de prendre en compte les risques potentiels. Sous-estimer les défis à venir peut être le plus grand risque pour la planification de projet. Pour gérer efficacement les risques, il est essentiel de suivre les 7 processus clés tout au long du cycle de vie du projet : planification de la gestion des risques, identification des risques, analyse qualitative et quantitative des risques, planification des réponses aux risques, mise en œuvre de ces réponses et surveillance et maîtrise des risques. Pour garder une vue d’ensemble sur les risques et les gérer de manière proactive, la matrice des risques sont des outils essentiels.
étape 4 ordonnancer les tâches avec la méthode PERT
Les durées étant estimées il faut maintenant organiser les tâches pour vous permettre de tenir la date de livraison finale pour cela le diagramme de perte et l’outil idéal, il vous aide à ordonnancer les taches qui constitue votre projet.
Il met ainsi en évidence les interdépendances et la chronologie entre les tâches de votre WBS sous forme d’un réseau, pour y voir plus clair voici un exemple :
Les étapes sont représentées par des cercles et les tâches par des flèches, pour atteindre ces étapes pour faciliter la construction des relations entre les tâches nous utiliserons les règles de notation suivante :
Un numéro d’étape la date d’exécution de la tâche au plus tôt la date d’exécution de l’attache au plus tard et le trait entre deux étapes qui représente la tâche avec au-dessus l’identifiant de la tâche la lettre A par exemple ainsi que sa durée.
Exemples de Pert
Prenons un exemple vous avez construit votre WBS projet et vous l’avez découpé en 7 tâche vous commencez par renseigner un tableau comme celui-ci :
Dans la première colonne vous allez lister les tâches qui composent votre projet dans cet exemple les tâches ont été nommés de A à G.
Ensuite mettez les durées estimées pour chacune de ces tâches ici la tâche A à une durée de 30 jours la tâche B 10 jours et ainsi de suite
Pour chaque tâche déterminer les prédécesseurs autrement dit les tâches à réaliser obligatoirement avant de démarrer la tâche en question ici la tâche C doit se dérouler avant la tâche A et ainsi de suite. Voir la suite de l’explication.
Consulter l’article : La Méthode PERT En Gestion De Projet Définition Et Exemple pour savoir comment créer un diagramme de PERT.
Vous allez obtenir le schéma suivant :
étape 5 définir le chemin critique
Lors de cette étape il s’agit de définir le chemin critique qui vous permettra de maîtriser les étapes clés et les deadlines.
Par définition le chemin critique le chemin le plus long pour accomplir le projet. Si on reprend notre diagramme on voit donc deux chemins le premier chemin D,C,F,B et G, dure 64 jours. C’est la somme de la durée de ces tâches, et le deuxième chemin D,C,A,E. Il dure 122 jours.
Le chemin critique est donc le 2ème : D,C,A,E. La date de fin au plus tôt du projet est 122 jours à partir de son démarrage.
Si l’une des tâches de ce chemin prend du retard, votre projet ne sera pas livré à la date planifié. Toutes les tâches du chemin critique ont alors une marge nulle. C’est-à-dire que les dates de démarrage au plus tard et au plus tôt sont identiques.
Sur l’autre chemin non critique les tâches B et G ne sont pas critiques. Cela veut dire qu’elles peuvent avoir du retard. La date au plus tard de G et de 122 – 17, qui est égal à 105 la date au plus tard de B et de 105 – 10 qui est égal à 95.
étape 6 créer le digramme de Gantt
Maintenant que vous avez identifié, affecté, et ordonnancé les taches de votre projet, le diagramme de gantt entrera en jeu pour vous permettre de suivre l’avancement réel du projet en termes de délai.
Voyons comment le créer utiliser notre modèle Excel pour construire votre diagramme de gantt : Je vous ai mis un modèle à télécharger dans l’article Diagramme de Gantt : définition, utilité et Excel
Utiliser un Logiciel de planification de projet
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
Les applications logicielles sont un élément crucial de chaque secteur d’activité. Il en va de même pour la gestion de projet. En particulier lorsqu’il s’agit de planifier un projet et de coordonner une équipe, les outils de planification de projet en ligne ou sur site sont indispensables pour faire décoller un projet.
Cependant, avec autant de logiciels de gestion de projet et d’outils de collaboration offrant une multitude de fonctionnalités et de plans tarifaires, il peut devenir une tâche à part entière de prendre la bonne décision en fonction de vos besoins. Vous avez besoin d’outils de planification de projet qui peuvent aider les chefs de projet à franchir facilement les étapes essentielles de la planification de projet.
Voici quelques-uns :
GanttProject : gratuit et facile à utiliser, bien que j’aie rencontré quelques petits bugs par le passé
Microsoft Project : un choix classique pour les grands projets dans les grandes entreprises.
Wrike : Gestion de projet et organisation des tâches en équipe en quelque mots :
Diagrammes de Gantt interactifs et dynamiques pour visualiser l’ensemble du projet, modèles de projet duplicables pour gagner du temps de planification du travail, suivi précis du projet pour prévoir les retards et prendre les bonnes décisions entre-temps, et gérer soigneusement les ressources – pour chaque personne. à cette distribution et cet ordre. Tableau de bord personnel pour les tâches, descriptions de tâches des employés, boîtes aux lettres, intégration avec Slack, Jira, Google Drive, Salesforce, etc..
