Si les réunions sont nombreuses, c’est qu’elles répondent à des objectifs différents.
Dans le cadre d’un projet, les réunions seront de deux types : formelles (revues client;
avancement contractuel client…) et opérationnelles (résolution de problèmes; transmission d’informations; suivi d’affaires; reporting…).
Les réunions projet ont pour but, indépendamment des aspects contractuels, de contrôler la progression du projet en mettant en évidence le plus tôt possible les points critiques relatifs aux aspects techniques, financiers ou délais.
Une revue de projet est une étape essentielle pour garantir la qualité et l’efficacité d’un projet. Mais comment s’y prendre pour mettre en place une revue de projet efficace ? Dans cet article, nous vous donnons des conseils et des bonnes pratiques pour réussir votre revue de projet et vous assurer la réussite de votre projet.
Définition : Qu’est-Ce Qu’une Revue De Projet ?
Une réunion de projet est un document, une présentation officielle des étapes de pilotage. Il sert au chef de projet à réaliser une communication soignée de la vie du projet. Ces éléments sont destinés soit au commanditaire du projet, soit pour réaliser des communications vers des acteurs externes au projet ou à l’entreprise. Ces communications vont servir à valoriser le projet et ses résultats, ou le chef de projet et les acteurs qui travaillent avec lui sur le projet.
Les revues de projet peuvent être menées à différents niveaux d’un projet, y compris à la fin de chaque phase du projet, à mi-parcours, ou à tout moment où il est nécessaire de faire le point sur l’état d’avancement du projet.
Les revues de projet sont souvent utilisées pour évaluer la performance du projet, sa rentabilité et pour s’assurer que les objectifs du projet sont atteints.
Principe
Les changements de phase sont autorisés par le client (maître d’ouvrage) et subordonnés à la tenue, avec succès, d’une revue projet.
Réunion D’avancement De Projet
La réunion d’avancement est une réunion très attendue par le groupe projet. Elle est le lieu d’échange et de confrontation des problèmes rencontrés par les différents acteurs du projet. Elle permet au chef de projet de réaliser le pilotage du projet et d’en mesurer sa réelle progression. Il pourra ré-orienter, si nécessaire, le projet.
But : suivre une affaire en cours du point de vue technique, économique, programmatique et contractuel. Elle permet de recueillir les informations des différents acteurs du projet et de faire le bilan des actions (nouvelles, en cours et terminées). Fréquence : périodique (hebdomadaire). Information : type montante.
Les Avantages D’une Revue De Projet Régulière
Les revues de projet régulières présentent de nombreux avantages pour les parties prenantes du projet. Tout d’abord, elles permettent de s’assurer que le projet est sur la bonne voie et qu’il est exécuté conformément aux exigences initiales.
Les revues de projet permettent également d’identifier les problèmes potentiels et de prendre des mesures pour les résoudre avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
En outre, les revues de projet permettent de renforcer la communication entre les parties prenantes du projet. Elles permettent aux membres de l’équipe de partager des informations sur les problèmes rencontrés et de travailler ensemble pour trouver des solutions.
Les revues de projet régulières permettent également de renforcer la confiance entre les parties prenantes du projet, car elles montrent que l’équipe est engagée à faire avancer le projet et à obtenir des résultats.
Comment Organiser Une Revue De Projet Étapes ?
Les revues de projet doivent être menées à différents stades du cycle de vie d’un projet. En général, les revues de projet ont lieu à la fin d’une phase du projet ou à l’achèvement du projet.
Lors d’une revue de projet, il est essentiel de constituer une équipe pluridisciplinaire qui inclut des spécialistes des domaines techniques et de gestion. Trois étapes sont à distinguer : la préparation, l’animation, le compte-rendu :
La préparation :
Une réunion a un coût (coût salarial des participants), il est donc nécessaire d’optimiser la réunion en la préparant : quand, avec qui, où quel contenu, quelle durée ?
L’animation :
2 rôles importants et 2 acteurs différents : l’animateur (organise, gère le temps, permet l’expression de chacun, régule) et le rédacteur (prend des notes et rédige le compte-rendu).
Une organisation : rappel de l’ordre du jour, rappel des décisions et objectifs fixés lors de la dernière réunion, tour de table, réalisation de l’ordre du jour, prise de décision et objectifs à tenir pour la prochaine réunion.
Le compte-rendu :
C’est la synthèse écrite de la réunion. Sa forme doit être standardisée, il est obligatoire à toute réunion et facilement consultable :
identification du document, date de la réunion, les participants et leur qualité, les
absents, ordre du jour et les sujets traités, les questions diverses (hors ordre du
jour), échanges d’informations, les décisions prises, les actions à suivre.
Un compte-rendu doit être envoyé rapidement (1 à 2 jours maxi).
Il est important de noter que les revues de projet ne doivent pas être considérées comme un événement ponctuel. Au contraire, elles doivent être intégrées au processus de gestion de projet en tant que pratique régulière.
Cela permet de s’assurer que les avantages des revues de projet sont pleinement exploités et que les équipes ont de nombreuses occasions d’apprendre, de se développer et de s’améliorer. Lors de réunions officielles appelées « revues de projet », les jalons importantes sont approuvées ou rejetées.
Découvrez notre article sur les jalons de projet
Qui Sont Les Acteurs D’une Revue De Projet?
Les acteurs d’une revue de projet peuvent varier en fonction du type de revue et de la taille de l’entreprise. Cependant, généralement, les acteurs impliqués dans une revue de projet sont:
- Le chef de projet
- Les membres de l’équipe de projet
- Les parties prenantes
- Les sponsors du projet
Quel Est L’objectif De La Revue De Projet ?
Les revues de projets ont plusieurs objectifs, notamment :
- informer les clients utilisateurs du lancement officiel du projet ;
- lancer le processus d’accompagnement au changement ;
- communiquer sur les principaux jalons du projet ;
- mobiliser l’équipe projet afin qu’elle mesure les enjeux ;
- parfois, faire intervenir les membres de r équipe projet sur des points techniques.
- Évaluer les risques potentiels
Comment Faire La Revue D’un Projet ?
Les revues de projet doivent être planifiées à l’avance et structurées pour s’assurer qu’elles sont efficaces et qu’elles permettent de recueillir les commentaires et les contributions de chacun. Les revues de projet doivent inclure un ordre du jour clair et précis, qui indique les sujets qui seront abordés lors de la revue.
Il est important de recueillir toutes les informations pertinentes avant la revue de projet et de les partager avec toutes les parties prenantes du projet. Les informations pertinentes peuvent inclure les rapports d’avancement, les plans de projet, les budgets, les risques et les problèmes.
Pendant la revue de projet, il est important de donner la parole à toutes les parties prenantes et de permettre à chacun de partager ses commentaires et ses contributions. Les revues doivent être structurées de manière à permettre une communication ouverte et honnête entre les parties prenantes.
Types de revues
On distingue plusieurs types de revues de projet, parmi lesquels :
- Comité de pilotage : Le comité de pilotage est une instance de décision au sein de la structure du projet. Il est constitué de décideurs de l’organisation, et d’experts pouvant contribuer à la prise de décision. Il se réunit régulièrement pour valider les résultats obtenus et pour décider sur l’ensemble des points qui sont en dehors du pouvoir de décision du chef de projet (fort engagement de dépenses, modification notable de contenu, de délai, de coût).
- Revue budgétaire : La revue budgétaire est une pratique importante de la gestion budgétaire qui consiste à évaluer et à contrôler les dépenses et les recettes d’une organisation afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux objectifs et aux prévisions budgétaires.
- Revue de sprint : L’objectif de la revue de sprint est de valider le logiciel qui a été produit pendant le sprint. L’équipe commence par énoncer les items du carnet de produit qu’elle a réalisés. Elle effectue ensuite une démonstration du logiciel produit. C’est sur la base de cette démonstration que le directeur de produit valide chaque fonctionnalité
planifiée pour ce sprint. - Revue de fabrication : dans le cadre de la fabrication d’un nouveau produit. Permet de valider toutes les étapes de la fabrication, de s’assurer de la conformité du produit aux spécifications techniques et de faire les ajustements nécessaires en cas de problème.
Les Éléments Clés D’une Revue De Projet
Les revues de projet doivent inclure les éléments clés suivants :
- Un ordre du jour clair et précis
- Les rapports d’avancement du projet
- Les plans de projet
- Les budgets
- Les risques et les problèmes
- Les contributions et les commentaires des parties prenantes
Il est important de s’assurer que tous ces éléments sont inclus dans la revue de projet pour s’assurer qu’elle est efficace et qu’elle permet de recueillir les commentaires et les contributions de chacun.
Conseils Pour Une Revue De Projet Réussie
Pour une revue de projet réussie, il est important de suivre les conseils suivants :
- Planifier la revue de projet à l’avance
- Inclure toutes les parties prenantes dans la revue de projet
- Avoir un ordre du jour clair et précis
- Recueillir toutes les informations pertinentes avant la revue de projet
- Permettre à toutes les parties prenantes de s’exprimer
- Prendre des mesures pour résoudre les problèmes identifiés lors de la revue de projet
En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre revue de projet est efficace et qu’elle permet de recueillir les commentaires et les contributions de chacun.
Conclusion Et Prochaines Étapes
En conclusion, les revues de projet régulières sont essentielles pour assurer la réussite d’un projet. Elles permettent de s’assurer que le projet est sur la bonne voie et qu’il est exécuté conformément aux exigences initiales.
En suivant les conseils et les stratégies que j’ai partagés dans cet article, vous pouvez améliorer vos compétences en gestion de projet et obtenir de meilleurs résultats. Alors n’attendez plus, planifiez votre prochaine revue de projet et voyez les résultats que vous pouvez obtenir !
