Un projet correspond à un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission précise, et qui comporte un début et une fin.
Au fur et à mesure de l’avancement du projet, le niveau de connaissance augmente, en revanche, le degré de liberté d’action sur le projet se réduit. Ceci entraîne un décalage entre la performance constatée et la performance prédéterminée.
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Comment faire un point d’avancement projet ?
Le rapport d’avancement de projet intègre des outils de pilotage tell que : planning de Gantt, diagramme temps/temps, tableau de maîtrise des heures passées, tableau de maîtrise des achats, registre des risques et opportunités, matrice des risques et opportunités.
Périodiquement, le chef de projet doit procéder au suivi de l’avancement, des coûts et de la qualité. Puisque la planification reflète rarement les faits avec exactitude, il est essentiel d’ajuster les prévisions pour tenir compte de la réalisation effective du projet.
Chaque semaine, le chef de projet produit un rapport de suivi, lequel comporte cinq sections :
- la définition de la planification initiale ;
- le contrôle de l’avancement ;
- le contrôle des coûts ;
- le contrôle de la qualité ;
- les actions correctives.
Le contrôle de l’avancement et des coûts se fait principalement au moyen de mesures quantitatives, alors que le contrôle de la qualité se fait plutôt à l’aide de mesures qualitatives.
Les sections suivantes présentent les renseignements que doit inclure dans son rapport de suivi.
La définition de la planification initiale
À la fin de la phase de planification, le chef de projet soumet sa planification initiale à l’équipe de projet. C’est d’après cette planification que devrait normalement se dérouler le projet.
Cette première planification est appelée « planification initiale ». Elle est ensuite utilisée pour mesurer l’avancement du projet. Le diagramme de Gantt fait donc partie de tous les rapports de suivi. La figure présente le diagramme de Gantt de la planification initiale d’un projet simple.
Cette information permet d’obtenir une image complète de l’avancement et du respect de la planification initiale. Certains renseignements intéressants peuvent être tirés du Gantt suivi.
Par exemple, les tâches A, B, C et D sont terminées à 100 %, alors que la tâche F n’est pas commencée (0 %). Pour sa part, la tâche E, d’une durée de quatre jours, a débuté il y a un jour. Rien n’indique que la durée de cette tâche sera modifiée dans le nouvel échéancier. Une proportion de 25 % de la tâche E est donc achevée.
Le contrôle de l’avancement
Dans la section « Contrôle de l’avancement », le rapport de suivi présente quatre renseignements essentiels :
- le diagramme de Gantt suivi
- la liste des tâches en cours et leur pourcentage d’avancement
- la prévision de la date de fin des tâches, incluant le retard prévu
- le pourcentage d’avancement global du projet.
Il est parfois difficile d’établir avec précision la date de fin d’une tâche. On calcule cette date en demandant à son responsable d’en estimer la durée restante. Il s’agit d’un exercice difficile, que le responsable de la tâche effectue souvent avec l’aide du chef de projet.
Le tableau du suivi de l’avancement projet
La figure présente le tableau du suivi de l’avancement
Quelques remarques doivent être faites à propos de ce type de tableau :
- La colonne « Statut » présente l’état d’avancement de chacune des tâches : terminée, en cours ou à venir.
- La durée planifiée et la durée réelle de chaque tâche sont indiquées. Habituellement, la durée restante est obtenue par simple soustraction, toutefois, le chef de projet peut estimer que la durée restante d’une tâche est différente, auquel cas il apporte les ajustements nécessaires à ce tableau. La tâche C en est un exemple.
- La formule suivante permet de connaître le pourcentage d’avancement
d’une tâche :
Pourcentage d’avancement = Durée réelle/ (Durée réelle + Durée restante)
- On obtient les dates de fin planifiée, réelle et prévue en reportant le diagramme de Gantt suivi dans un calendrier.
- Le retard doit être calculé pour chaque tâche du projet afin d’assurer un suivi efficace et de savoir où se trouvent les difficultés. Un retard négatif (on parle alors d’une avance, comme c’est le cas dans notre exemple) signifie que la tâche se termine plus tôt que ce qui avait été planifié initialement. Un retard positif signifie que la tâche se termine avec un retard. On doit également calculer le retard pour l’ensemble du projet. Comme un retard s’accumule d’une tâche à l’autre, le retard de la dernière tâche correspond au retard total du projet. On détermine ce retard en utilisant les formules suivantes :
- Retard d’une tâche en cours ou à venir = Fin prévue – Fin planifiée
- Retard d’une tâche terminée = Fin réelle – Fin planifiée
Le contrôle des coûts
Le contrôle des coûts est étroitement lié au contrôle de l’avancement. Généralement, le retard qui s’accumule en cours de projet entraîne une hausse des coûts, puisqu’on tente habituellement de rattraper ce retard en augmentant les heures de travail. Rappelons que le coût total d’un projet se divise en trois coûts distincts :
- le coût en ressources de chacune des tâches
- les coûts fixes associés aux tâches
- les coûts non répartis.
Un exemple de suivi des coûts du projet
Une tâche ayant une durée de cinq jours est exécutée par quatre ressources dont le salaire horaire moyen est de 30 $. Le coût en ressources est donc de 4 200 $ (5 jours 3 7 heures par jour 3 30 $/h 3 4 ressources).
Après trois jours de travail, 60 % de la tâche devrait être exécuté.
Or, selon les estimations du chef de projet et des ressources affectées à la tâche, il semble que celle ci prendra une journée de plus. L’analyse de la situation se fait comme suit :
Pourcentage d’avancement = Durée réelle / (Durée réelle + Durée restante)
=3 / (3 + 4)
= 43 %
Comme le coût planifié de la tâche est de 4 200 $, le coût planifié à ce jour s’élève à 1 800 $ (4 200 $ X 43 %).
Le contrôle de la qualité
On mesure le contrôle de la qualité essentiellement de façon qualitative. Ce contrôle est principalement effectué sur les livrables plus que sur les tâches elles-mêmes. Le chef de projet ou le responsable du livrable doit s’assurer que les critères de qualité énoncés par le promoteur sont respectés.
Généralement, on s’assure de la qualité de chaque livrable du projet afin de garantir que l’extrant soit composé d’éléments de qualité.
La section « Contrôle de la qualité » du rapport de suivi du projet est essentiellement composée d’un compte rendu de la discussion tenue entre le chef de projet et ses collaborateurs sur la perception de la qualité des livrables. Ce compte rend une doit rapporter que l’essentiel des tests effectués, tout en permettant de vérifier si les critères de qualité énoncés lors de la définition du projet ont été respectés.
Les actions correctives
Le rapport de suivi fait état de l’avancement projet, de la progression des coûts et du respect des normes de qualité. Dans la plupart des situations, le projet se déroule à peu près selon la planification initiale et aucune action particulière n’a à être entreprise. Toutefois, dans certains cas, des ajustements doivent être apportés par le chef de projet afin de pallier les problèmes éprouvés en cours de projet.
Qu’est-ce qu’un bon compte rendu sur L’avancée du projet?
Les comptes rendus ou rapports peuvent être coûteux en temps et en ressources et ne devraient pas devenir une fin en soi, mais servir un objectif bien planifié. Par conséquent, il est essentiel d’anticiper et de planifier soigneusement les rapports.
- Pertinent et utile. Le compte rendu doit servir un but/une utilisation spécifique. Évitez les rapports inutiles et excessifs – la surcharge d’information est coûteuse et peut obstruer le flux de l’information et la possibilité d’utiliser d’autres informations plus pertinentes.
- Opportun. Le compte rendu devrait être soumis en temps opportun. L’information produite a peu de valeur si elle est fournie tardivement ou à une fréquence insuffisante.
- Complet. Le compte rendu doit fournir une quantité suffisante d’information pour l’usage prévu. Il est particulièrement important qu’il réponde à toutes les exigences requises.
- Fiable. Le compte rendu devrait donner une représentation exacte des faits.
- Simple et convivial. Le compte rendu doit être adapté au public visé. La langue et le format utilisés doivent être clairs, concis et faciles à comprendre.
- Cohérent. Le compte rendu devrait adopter des unités et des formats qui permettent de faire des comparaisons dans le temps, et de suivre l’état d’avancement par rapport aux indicateurs, cibles et autres jalons convenus.
- Présentant un bon rapport coût-efficacité. La pertinence et l’utilisation du compte rendu devraient justifier le temps et les ressources qui lui ont été consacrés.
Comment être plus efficace dans le suivi de votre projet ?
Le pilotage d’un projet impose d’effectuer des situations d’avancement périodique.
Mesurer l’avancement physique du projet
L’avancement est mesuré au niveau des tâches du projet au moyen de :
• indicateurs physiques caractéristiques : m d’isolation, nombre de dessins ;
• jalons avec % d’avancement ;
• avancement calendaire (tâche à ressources constantes) ;
• mesure binaire pour les tâches à courte durée (0 % ou 100 %).
Il est consolidé par la méthode de la valeur acquise ou du coût budgété du travail effectué (CBTE) : pondération de l’avancement des éléments à consolider par leur valeur budgétaire.
Évaluer la situation à date sur les travaux déjà effectués
La situation à date est basée sur la mesure des écarts entre, les dates de début de référence, et les dates de début réel (constatées ou estimées). On calcule l’écart de temps qui sépare la date d’analyse et le jour où la valeur acquise, à cette date, aurait dû être atteinte, d’après l’échéancier prévisionnel. Cet écart donne une estimation du retard ou de l’avance à date.
Calculer les écarts, en délai et en coûts, par rapport aux prévisions
L’écart de coût résulte de la différence entre les coûts encourus, ou coûts réels du travail effectué (CRTE), et les coûts prévisionnels (valeur acquise ou CBTE). Le retard indique le décalage du planning dans le temps, représentant la différence entre l’avancement physique prévu et l’avancement physique réel.
Estimer la situation à terminaison en délais et en coûts
La prévision à fin de réalisation est estimée pour établir, le planning courant à partir de la situation à date, et le coût à terminaison.
Les reprévisions de coût sont effectuées à partir des :
• coûts encourus : main d’œuvre écoulée + dépenses fournisseurs sur achats engagés ;
• engagements : reste à payer sur contrats fournisseurs engagés ;
• prévisions pour solde : le reste à faire et à engager.
Le travail de reprévision est destiné à trouver des solutions pour revenir au plus près de l’objectif en coût et en délai. La reprévision permanente permet de valider, si les actions correctrices décidées lors de la dernière reprévision, sont efficaces.
Effectuez des réunions régulières pour discuter des progrès et des défis rencontrés.
IL est important de tenir des réunions régulières avec votre équipe pour discuter des progrès réalisés et des défis rencontrés. Ces réunions vous permettent de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et de résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir.
Il est recommandé de tenir des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter de l’avancement du projet et de tout changement dans les priorités ou les délais. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont présentes à ces réunions et qu’elles sont bien informées de l’état du projet.
Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre l’avancement en temps réel
Pour suivre l’avancement de votre projet de manière efficace, il est recommandé d’utiliser des outils de gestion de projet tels que Trello, Asana ou Monday.com. Ces outils vous permettent de créer des tableaux de bord pour suivre les tâches, les délais et les responsabilités de chaque membre de l’équipe en temps réel.
Vous pouvez également utiliser ces outils pour communiquer avec votre équipe et pour partager des fichiers et des documents importants. En utilisant des outils de gestion de projet, vous pouvez mieux contrôler l’avancement de votre projet et vous assurer que tout se déroule comme prévu.
Comment évaluer l’avancement d’un projet ?
Pour évaluer l’avancement, il est nécessaire de suivre et de mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs définis dans le plan de projet. Voici quelques étapes pour évaluer l’avancement projet :
- Identifier les tâches : Il est important d’identifier toutes les tâches nécessaires à sa réalisation afin de pouvoir évaluer l’avancement global.
- Déterminer les jalons : Les jalons sont des points de repère importants qui marquent la fin d’une phase ou le début d’une nouvelle phase. Ils permettent d’évaluer l’avancement du projet et de déterminer si les objectifs sont atteints.
- Suivre les activités : Pour évaluer l’avancement, il est important de suivre régulièrement les activités réalisées par les membres de l’équipe et de s’assurer qu’elles sont en ligne avec le plan de projet.
- Comparer l’avancement réel avec le plan de projet : Pour évaluer l’avancement projet, il est important de comparer régulièrement l’avancement réel avec le plan de projet initial afin de déterminer s’i le projet est en retard, en avance ou dans les délais.
- Analyser les écarts : Si l’avancement réel diffère du plan de projet initial, il est important d’analyser les écarts et d’identifier les raisons de ces écarts. Cela permettra de prendre des mesures correctives pour s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.
- Communiquer l’avancement : Il est essentiel de communiquer régulièrement l’état d’avancement aux parties prenantes afin qu’elles soient informées et qu’elles puissent prendre des décisions éclairées.
Comment communiquer sur l’avancement d’un projet ?
Le rapport d’avancement fait partie de la stratégie de documentation et de communication du projet.
Il représente est la communication écrite la plus courante. Il passe en revue les activités menées pendant une période, décrit les problèmes rencontrés et les mesures correctives planifiées et entreprises, et donne un aperçu du programme de la période suivante.
Le rapport d’avancement projet est un moyen pratique de cultiver la motivation des parties prenantes et de les tenir informées de leurs responsabilités.
Votre rapport d’avancement doit au moins parvenir aux personnes suivantes : votre supérieur hiérarchique, la direction, le client, les membres de l’équipe de projet et les autres personnes qui apportent leur contribution, ainsi que celles intéressées par le projet ou qui seront concernées par ses résultats.
Utiliser des outils de reporting pour communiquer l’avancement du projet
Il est recommandé d’utiliser des outils de reporting afin de communiquer l’état d’avancement du projet.
Aussi il est conseillé d’automatiser l’envoi d’un e-mail concis et précis, une fois par semaine, plutôt que de rédiger un rapport qui risque d’être trop dense en informations. Cette méthode permet de maintenir une communication claire et efficace sans submerger les destinataires d’informations. On parle également de « Weekly emails ».
C’est quoi un rapport d’état d’avancement de projet ?
Le rapport d’avancement est un document produit par le chef de projet à intervalle régulier sur le projet. Il dresse l’état des lieux, formalise les faits marquants à la date de rédaction, et présente la reprévision à fin de projet.
En gestion de projet, il constitue la pierre angulaire de la capitalisation de l’expérience du projet, en permettant un stockage des informations tout au long du projet.
Il représente est une mise à jour sur la progression de votre projet. Son objectif est de fournir des informations générales sur l’état d’avancement du projet, de manière concise, afin que les membres de l’équipe puissent avoir une vue d’ensemble en un coup d’œil.
Un rapport envoyé en temps opportun, exemple par e-mail permet de tenir informée toute l’équipe projet ainsi que les parties prenantes transverses sur les délais, les obstacles et les prochaines étapes du projet.
Il est crucial de communiquer régulièrement des rapports d’avancement de projet pour coordonner toutes les parties prenantes tout au long du projet. Ces rapports répondent à toutes les questions avant même que les membres de l’équipe ne les posent. Ils permettent à votre équipe de suivre de près les délais, créant ainsi un environnement de travail plus confiant.
La fréquence à laquelle les rapports d’avancement de projet sont publiés dépend de la chronologie de votre projet. Il est important d’évaluer les besoins des parties prenantes et d’adapter la fréquence en conséquence, que ce soit sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
Ces rapports ne doivent pas être utilisés pour blâmer ou signaler les problèmes, mais plutôt pour tenir l’équipe informée de la progression du projet, y compris les délais, les difficultés et les éventuels retards.
Comment faire un rapport de projet ?
La préparation du rapport d’avancement vous permet de passer en revue tous les aspects du projet et d’identifier ainsi les choses qui fonctionnent bien et les situations exigeant votre intervention dans les meilleurs délais.
Veillez à inclure dans votre rapport certaines ou l’intégralité des informations suivantes, pour chaque période :
Faits marquants : commencez toujours votre rapport par un résumé des faits marquants du projet à ce jour. Par exemple : « La présentation de l’avancement du projet à la direction s’est déroulée avec succès et à la date prévue » ou : « Notre cliente Marie Brisier a approuvé la trame de notre formation. » (Pensez simplement à ce que cette partie ne dépasse pas une page !) ;
Détails des travaux : décrivez en détail les activités, résultats, jalons, charges de travail et dépenses en matière de ressources ;
Problèmes : mettez l’accent sur les problèmes rencontrés pendant cette période et proposez des solutions ;
Modifications approuvées du plan : signalez toutes les modifications approuvées du plan de projet par le comité des modifications ;
État des risques : actualisez l’évaluation des risques du projet en signalant les modifications apportées aux hypothèses, la probabilité que ces hypothèses modifiées deviennent réalité et les conséquences de celles-ci sur le plan de projet,
Programme pour la période suivante : résumez les principaux travaux et réalisations prévus lors de la période suivante.
Utiliser un tableau de bord et indicateurs
Pour rendre vos rapports d’avancement plus efficaces, vous souhaiterez inclure la plus grande quantité d’informations dans le minimum d’espace. Le tableau de bord permet d’afficher les indicateurs clés Key Performance Indicators (KPI) dans un format pratique qui illustre l’avancement global du projet et met en lumière les problèmes à traiter.
Voici les différentes étapes de la conception du tableau de bord de votre projet :
- Déterminez les principales catégories ;
- Choisissez des indicateurs pour chaque catégorie d’information ;
- Sélectionnez le format de chaque indicateur
Voici les catégories reflétant généralement les aspects importants du projet :
Résultats : produits figurant au programme réalisés à ce jour par votre équipe,
Respect du calendrier : dates d’atteinte des jalons et de début et de fin des activités, par rapport aux dates figurant sur le plan,
Tenue du budget ressources : heures de travail, fonds et autres ressources utilisés à ce jour par votre équipe, par rapport aux montants budgétés,
Gestion des risques : état actuel des facteurs susceptibles d’entraver de manière impromptue le déroulement du projet.
Choisissez les indicateurs de chaque catégorie conjointement avec les commanditaires et contributeurs du projet. À titre d’exemple, un projet de rédaction du manuel d’utilisation d’un appareil peut présenter les indicateurs suivants :
- Résultats : nombre de chapitres écrits ou nombre de personnes ayant approuvé la version finale du manuel ;
- Respect du calendrier : nombre de jalons atteints dans les temps et nombre de jalons pour lesquels la date fixée n’a pas été respectée,
- Tenue du budget ressources : rapport entre les fonds réellement dépensés et les sommes budgétées, et ce pour toutes les activités achevées,
- Gestion des risques : nombre de risques répertoriés en début de projet encore actifs ou nombre de nouveaux risques identifiés pendant le projet.
Vous pouvez représenter ces indicateurs dans un tableau, un diagramme en bâtons, un camembert ou un compteur de vitesse. Les indicateurs sont souvent présentés sous forme de feux tricolores :
- Feu code couleur vert : l’élément est traité conformément au plan ;
- Feu code couleur orange : il existe un ou plusieurs problèmes mineurs ;
- Feu code couleur rouge : une ou plusieurs situations graves nécessitent une intervention immédiate.
Exemple état d’avancement d’un projet
Il n’existe pas d’exemple de rapport sur l’état d’avancement d’un projet qui convienne à tout le monde, car chaque projet est légèrement différent, et les informations que chaque client et entrepreneur souhaite obtenir peuvent également être légèrement différentes.
La partie la plus importante du format de votre rapport sur l’état d’avancement du projet est qu’il reste cohérent. Il est vital que le format reste cohérent tout au long d’un projet ou d’une phase de travail (à moins que votre patron ou la personne à qui vous rendez compte ne demande des changements ou des informations supplémentaires), et il est idéal que vous puissiez garder votre format de rapport aussi cohérent que possible d’un projet à l’autre.
Le moyen le plus simple d’y parvenir est de créer un modèle de rapport sur l’état d’avancement du projet que vous pouvez déployer au sein de vos équipes et de vos projets.
De cette façon, vos rapports d’état de projet restent propres, standardisés et organisés, et vous pouvez comparer les projets entre eux sur une base assez directe.
En gardant tout cela à l’esprit, cet exemple de rapport sur l’état d’avancement d’un projet peut servir de cadre utile et éprouvé pour vos rapports sur l’état d’avancement d’un projet.
Cet exemple comporte quelques sections ou « composants » importants qui forment ensemble un rapport complet sur l’état d’avancement d’un projet.
La première chose que vous remarquerez dans l’exemple est qu’il y a toujours un enregistrement important et unique dans le rapport sur l’état d’avancement. Un rapport d’avancement ne doit pas être griffonné sur un bout de papier ou quelques photos rassemblées, il doit s’agir d’un document formel et structuré contenant des informations qui renseignent tous ceux qui le consultent :
Quelle est la période couverte par le rapport ?
De quel projet s’agit-il (nom du projet, numéro, description) ?
Qui est la personne qui a rédigé le rapport (et les informations la concernant).
Une fois que ces détails sont consignés dans chaque rapport sur l’état d’avancement du projet, le rapport peut entrer dans le vif du sujet.
Il est utile de résumer la mise à jour de l’état d’avancement au début du rapport, ce qui se fait généralement par le biais d’un système de.. :
- En bonne voie
- Sur la bonne voie
- A risque
- Terminé
Et de fournir des repères visuels ou des photos qui prouvent ce qui a été fait.
Ensuite, le rapport sur l’état d’avancement doit couvrir quelques étapes ou produits livrables, avant de passer au calcul des coûts et au suivi du projet (informations budgétaires importantes), ainsi qu’aux problèmes et risques du projet et à la manière dont ils sont traités ou pris en charge.
Cet exemple montre à quel point un bon rapport sur l’état d’avancement d’un projet est précieux. Il résume toutes les informations importantes du projet dont on a besoin pour savoir comment les choses se déroulent et comment les progrès réels se situent par rapport à ce qui était prévu et attendu.
source : https://sitemate.com/fr/resources/articles/production/project-status-report-example/
