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Synthèse

Lorsqu’une entreprise exploite plusieurs systèmes de management, il est dans la plupart des cas judicieux de les regrouper. Nous expliquons ici dans quels cas et dans quelle mesure une fusion en un système de management dit intégré est judicieuse et comment un tel système de management intégré peut être structuré.

qu’est-ce qu’un système de management intégré – Définition d’un SMI ?

Un système de management intégré (SMI) combine tous les aspects des systèmes, processus et normes d’une organisation en un seul système intelligent. Cette fusion permet à une entreprise de rationaliser son management, de gagner du temps et d’accroître son efficacité en abordant tous les éléments du système de management comme un tout.

Un SMI efficace permet d’éviter les tracas et le travail inutiles liés aux multiples systèmes de management. Par exemple, au lieu d’organiser des audits pour chaque norme, vous ne devrez en organiser qu’un seul. Un SMI permet de combiner ces processus afin qu’ils couvrent simultanément toutes les exigences spécifiques à la norme.

L’intégration est désormais transparente grâce à la structure de haut niveau de l’annexe SL. Les normes basées sur l’annexe SL partagent une structure similaire de 10 clauses, ce qui permet de voir plus facilement les similitudes et les processus communs de chaque norme.

qu'est-ce qu'un système de management intégré
Figure 1 Système de management intégré

Le système de management intégré représente une intégration au sein d’un même système de management des aspects qualité, sécurité et environnement principalement. Il est fondé sur les normes ISO 9001 (2000) pour la qualité, ISO 14001 (2015) pour l’environnement et iso 45001 (2018) pour la santé et sécurité au travail. Certains y intègre des référentiels d’éthique social (SA 8000) pour le compléter, le considérant ainsi comme un outils pour la mise en place du développement durable au sein d’une entreprise.

Quels sont les avantages d’un SMI ?

Performance

La rationalisation des procédures et l’amélioration continue peuvent contribuer à faire progresser votre entreprise grâce à une meilleure qualité, une meilleure santé et sécurité, et une productivité accrue.

Rapidité et rentabilité

Un management intégrée avec des tâches et des processus partagés signifie que les coûts et le temps nécessaires à la mise en œuvre et à la maintenance de votre système pourraient être réduits. En ne réalisant qu’un seul audit et une seule revue de management, vous économisez du temps et de l’argent et les cadres supérieurs peuvent se consacrer à d’autres tâches essentielles.

Cohérence

L’intégration de vos systèmes élimine la complexité. Avec des systèmes alignés et des processus partagés, vous pouvez rendre vos procédures plus logiques et cohérentes. Cela fera ressortir les objectifs communs de l’entreprise et donnera à votre entreprise des objectifs de réussite plus clairs et mieux définis.

D’après une enquête menée par l’AFAQ auprès des entreprises, les principaux avantages de la démarche peuvent être chiffrés et classés ainsi :

  • Améliorer l’organisation de l’entreprise (91%) ;
  • Informer et former les employés de manière plus pertinente (85%) ;
  • Faciliter la communication interne (82%) ;
  • Augmenter l’implication du personnel (81%) ;
  • Alléger le système documentaire (81%) ;
  • Optimiser les coûts (80%) ;
  • Atteindre la qualité totale (80%) ;
  • Améliorer l’image de l’entreprise (72%) ;
  • Diminuer le nombre d’audit (68%).

Il est aussi important de s’assurer de la certification et de l’engagement de ses fournisseurs, ce qui permet de garantir aux clients une continuité dans la démarche de transparence de l’information et de qualité des produits.

La structure de haut niveau uniforme dans un SMI entreprise

Depuis de nombreuses années, il existe des systèmes de management et des normes sur différents thèmes. La qualité, l’environnement, la sécurité au travail, les risques, la sécurité des données et bien d’autres thèmes peuvent être au cœur de chaque norme. Les instruments à utiliser dans les normes étaient souvent les mêmes. Toutes les normes exigeaient par exemple une politique, des objectifs devaient être développés à partir de la politique, des audits internes et une revue de direction devaient être réalisés, etc.

Depuis 2013, il existe une directive de l’ISO (International Organization for Standardization) sur les normes de système de management, qui précise comment les chapitres de ces normes doivent être divisés. De nombreux messages clés des normes sont également préformulés et donc uniformisés.

L’avantage est que, par exemple, un audit selon la norme DIN EN ISO 9001 peut se dérouler de la même manière qu’un audit selon la norme DIN EN ISO 50001, car il existe les mêmes exigences normatives pour ces audits internes. Il n’est donc pas nécessaire d’appliquer deux poids et deux mesures, simplement parce qu’un autre thème est au centre de l’attention. En outre, cette uniformisation devrait également permettre de standardiser les termes. Les modifications de ces messages clés ne sont pas autorisées, mais les ajouts le sont, surtout dans la section 8 de la norme relative à l’exploitation.

La structure uniforme de l’articulation est la suivante dans la structure de haut niveau :

  • 1 Scope (champ d’application)
  • 2 Normative references (Références normatives)
  • 3 Terms and definitions (termes et définitions)
  • 4 Context of the organisation (Contexte de l’organisation)
  • 5 Leadership (leadership)
  • 6 Planning (Planification)
  • 7 Support (Soutien)
  • 8 Operation (fonctionnement)
  • 9 Performance evaluation (évaluation de la performance)
  • 10 Improvement (amélioration)

De nombreuses normes de systèmes de management ont déjà été révisées et élaborées selon une structure de haut niveau. En voici quelques exemples :

  • DIN EN ISO 9001:2015 Systèmes de management de la qualité – Exigences ;
  • DIN EN ISO 14001:2015 Systèmes de management environnemental – Exigences avec instructions d’application ;
  • DIN EN ISO 45001:2018 Systèmes de management de la sécurité et de la santé au travail – Exigences avec instructions pour l’application ;
  • DIN EN ISO 22000:2018 : Systèmes de management de la sécurité des denrées alimentaires – Exigences pour les organismes de la chaîne alimentaire ;
  • DIN EN ISO/IEC 27001:2017 Technologie de l’information – Procédures de sécurité – Systèmes de management de la sécurité de l’information – Exigences.

En principe, les auteurs ne préconisent pas une structuration de la documentation du système de management ou du manuel selon la structure de la norme. Mais dans quelques cas, une structure de haut niveau (HLS) est judicieuse. Si une grande entreprise exploite un système intégré selon plusieurs normes de système de management, il peut être utile d’utiliser un manuel avec une structure de base selon le HLS.

Le manuel fournit alors une structure de base dans laquelle les documents plus détaillés peuvent être classés. Étant donné que, dans les grandes entreprises, des équipes spécialisées s’occupent du manuel et d’une grande partie de la documentation, et que seuls des spécialistes des normes doivent donc s’en occuper, cette structuration par normes est une aide utile pour les responsables des systèmes de management.Toutefois, au niveau des utilisateurs, l’orientation par domaine ou par processus devrait à nouveau prévaloir afin que les utilisateurs puissent trouver leurs informations rapidement et facilement. Les descriptions de processus sont ici le moyen de choix.

Les différentes normes de systèmes de management – Exemples

De nombreuses entreprises qui décident d’introduire un système de management de l’énergie ne le font pas de leur propre chef. Pour la plupart des entreprises, l’introduction d’un système de management de l’énergie est la condition de base pour obtenir des remboursements d’impôts. Certaines petites et moyennes entreprises commencent par un système conforme au SpaEfV, qui peut ensuite être étendu à un système de management de l’énergie conforme à la norme DIN EN ISO 50001. Cependant, la grande majorité des entreprises disposent déjà d’un système de management conforme à la norme DIN EN ISO 9001 ou DIN EN ISO 14001. Pour ces entreprises, il est plus facile d’utiliser les points communs des systèmes de gestion et de mettre en place un système de management énergétique conforme à la norme DIN EN ISO 50001.

Depuis l’introduction de la loi sur les services énergétiques EDL-G (Gesetz über Energiedienstleistungen und andere Energieeffizienzmaßnahmen) en 2015, l’introduction d’une gestion de l’énergie est même obligatoire pour certaines entreprises. Toutefois, cette loi n’exige qu’un audit énergétique selon la norme DIN EN 16247 (référence), donc pas vraiment un système de gestion. Mais même avec un système de gestion conforme à la norme DIN EN ISO 50001, une entreprise remplit l’obligation prévue par l’EDL-G. Les grandes entreprises de services, qui ne disposent souvent pas encore d’un système de gestion, sont également concernées par la LDE.

Une autre raison pour l’introduction d’un système de management de l’énergie peut être une exigence du client. Dans le secteur automobile, une certification selon la norme DIN EN ISO 50001 est déjà exigée depuis des années par les fournisseurs.

Certes, l’absence de certification dans ce secteur n’est pas un critère d’exclusion pour une livraison, mais un certificat apporte des points positifs lors de l’évaluation des fournisseurs et donc une meilleure position de négociation.

La conclusion est donc la suivante : la grande majorité des entreprises qui décident de mettre en place un système de management de l’énergie disposent déjà d’un système de management de la qualité ou d’un système de gestion combiné de la qualité et de l’environnement.

Les systèmes de management de la qualité sont généralement conçus selon la norme ISO 9001. Dans l’industrie de la sous-traitance automobile, il existe une norme propre à l’IATF (International Automotive Task Force), la norme IATF 16949, dont la structure de base repose toutefois à nouveau sur la norme DIN EN ISO 9001. Dans les systèmes de gestion de la qualité, le client et ses exigences sont au centre des préoccupations.

Les systèmes de management de l’environnement sont souvent basés sur la norme ISO 14001. Dans la gestion de l’environnement, l’entreprise doit déterminer ses aspects environnementaux, c’est-à-dire les thèmes environnementaux sur lesquels l’entreprise a une influence. En outre, la norme DIN EN ISO 14001 accorde une grande importance aux exigences légales et à leur mise en œuvre correcte.

Toutes les normes de système de management présentent de nombreuses similitudes dans les chapitres déterminant le système. Ces chapitres concordants concernent les exigences relatives aux activités de direction, c’est-à-dire à la gestion proprement dite, les exigences relatives aux outils d’amélioration et, en partie, les exigences relatives aux activités de soutien, comme la qualification du personnel et la maintenance. Dans l’ensemble, elles sont maintenant très bien énumérées dans la structure de haut niveau (voir tableau).

Les exigences des différentes normes de système de management sont formulées sur la base de la structure de haut niveau. La plupart du temps, cela se fait sous forme de compléments. Certains chapitres restent pratiquement inchangés dans toutes les normes, d’autres sont fortement modifiés. Cela est également représenté dans le tableau.

Les point communs

Le développement du SMI présente de nombreux enjeux pour les entreprises, notamment la réunion des trois domaines qualité / sécurité / environnement permet la maîtrise des risques (accidents de travail et des maladies professionnelles), des impacts environnementaux, la satisfaction du client et la diminution des non conformités. 

Les principaux points communs des référentiels ISO 14001, ISO 9001et iso 45001 sont :

  • L’amélioration continue (roue de Deming ou approche PDCA) ;
  • La nécessité d’un engagement de la direction ;
  • La planification et l’élaboration d’un programme ;
  • L’identification des risques et la prévention des dysfonctionnements ;
  • L’identification des exigences légales et autres ;
  • La définition d’une organisation, des autorités et des responsabilités ;
  • La nécessité de former et de sensibiliser le personnel (management des compétences) ;
  • La communication interne et externe ;
  • Les exigences en matière de gestion des documents et des enregistrements ;
  • L’analyse des risques et la prévention des dysfonctionnements ;
  • La gestion des non-conformités la définition et la mise en œuvre d’actions correctives et préventives ;
  • La mise en œuvre d’un processus d’audit.

L’approche qui sous-tend un système de management repose sur le concept de Planifier-Réaliser-Vérifier-Agir (Plan-Do-Check-Act, PDCA).

Structure possible pour la mise en place d’un système de management intégré QSE

C’est quoi une Articulation selon la structure de haut niveau dans un SMI

Comme toute démarche managériale, la mise en place d’un Système de Management Intégré (SMI) est une démarche volontaire engagée par la Direction de l’entreprise.

Le paragraphe précédent a énuméré les exigences communes à toutes les normes de système de management. L’idée de construire un système de management de base avec ces exigences précises s’impose maintenant. Cela est représenté graphiquement dans la Fig.1 Exigences pour les systèmes de management intégrés.

Malheureusement, ce n’est pas aussi simple. Cette idée ne fonctionne que si la documentation est strictement construite selon la structure de haut niveau. C’est le cas lorsqu’il existe un manuel dans lequel il est expliqué, pour chaque chapitre de la norme, comment et dans quels documents les exigences correspondantes de la norme sont satisfaites.

Une structuration selon la structure de haut niveau s’impose pour les très grandes organisations certifiées selon plusieurs normes. De telles entreprises ont généralement une équipe de plusieurs personnes qui s’occupe de la mise en place et de la maintenance de la documentation. Dans ces cas particuliers, la structure selon les chapitres supérieurs de la norme est une aide pour le classement des réglementations.

Section de la normeVariabilité
4 Contexte de l’organisation
4.1 Comprendre l’organisation et son contexteaucun
4.2 Comprendre les besoins et Attentes des parties intéresséesaucun
4.3 Définir le champ d’applicationpeu d’ajouts
4.4 Système de gestionélevé (ajouts dans la norme ISO 9001)
5 Direction
5.1 Leadership et engagement peu d’ajouts peu d’ajouts
5.2 Politiqueaucun
5.3 Rôles, responsabilités et Pouvoirspeu d’ajouts
6 Planification
6.1 Mesures de gestion des risques et opportunitéspeu d’ajouts
6.2 Objectifs et planification de leur réalisationpeu d’ajouts
7 Support
7.1 Ressources Compléments surtout dans l’ISO 9001
7.2 Compétence peu de compléments
7.3 Prise de consciencepeu de compléments
7.4 Communication souvent des compléments
7.5 Informations aucun
8 Fonctionnement
8.1 Planification et contrôle de l’entrepriseTrès variable, nombreux ajouts au chapitre 8, surtout dans la norme ISO 9001
9 évaluation des performances
9.1 Suivi, mesure, analyse et évaluation
9.2 Audits internes peu de compléments
9.3 Revue de directionsouvent des compléments
10 Amélioration
10.1 Non-conformité et Actions correctivespeu d’ajouts
10.2 Amélioration continuepeu d’ajouts
Modifications de la structure de haut niveau dans les normes de système courantes

et enfin pour l’audit du système, tant pour l’équipe du système de management que pour les auditeurs de certification. Le collaborateur, en tant qu’utilisateur des réglementations, n’a alors souvent pas affaire à la documentation supérieure du système, mais uniquement aux réglementations basées sur les processus ou sur les activités dans les descriptions de processus et les instructions.

Fig Exigences en matière de système de management intégré
Figure .2 Exigences en matière de systèmes de management intégrés

Rattachement – Annexe à un système de management de la qualité

La variante avec des systèmes de management séparés offre une autre possibilité. Pour ce faire, il suffit généralement d’ajouter quelques règles, chapitres et documents à une documentation de gestion de la qualité existante, sans modifier ou compléter la documentation initiale. Le résultat est donc une documentation séparée pour les thèmes qualité, environnement, énergie et autres. A partir des systèmes complétés, il est possible de faire référence à certains éléments ou outils du système de base, comme par exemple la maîtrise des documents.

Une structure possible peut être :

  1. qualité
    a. Entreprise et direction
    b. Système de gestion de la qualité
    c. Personnel et infrastructure
    d. Distribution
    e. Approvisionnement
    f. Fournir des prestations
    g. Mesure et amélioration
  1. environnement
    a. Politique environnementale et aspects environnementaux
    b. Élimination des déchets
    c. Gestion des substances dangereuses
    d. Mesure et indicateurs
  1. énergie
    a. Politique énergétique
    b. Planification et évaluation énergétiques
    c. Conception et approvisionnement énergétiques

Cette variante est très simple pour celui qui conçoit le système et pour celui qui certifie le système. Toutes les informations et réglementations concernant une norme donnée sont disponibles de manière compacte dans un document ou un ensemble de documents et ne doivent pas être recherchées dans différents processus ou instructions.

Toutefois, ce n’est pas très simple pour l’utilisateur, car les informations relatives à une activité ne sont pas regroupées dans un seul document, mais doivent éventuellement être recherchées à plusieurs endroits. Il est évident que des informations sont perdues et que des règles ne sont donc pas respectées.

Comme la certification du système n’a lieu qu’une fois par an, mais que l’utilisateur doit se débrouiller avec la documentation les 364 autres jours de l’année, il est plus judicieux de concevoir une documentation conviviale plutôt que certifiante.

Structure par processus

La plupart des entreprises ont déjà un système de gestion de la qualité comme base principale, auquel les autres thèmes sont rattachés. Dans le cadre du système de gestion de la qualité, un paysage de processus est défini. Ces processus correspondent idéalement aux processus commerciaux de l’entreprise, sur lesquels est basée toute la documentation. Les exigences en matière de qualité sont déjà intégrées dans ces processus.

Dans le cas d’un système de gestion orienté processus, il serait maintenant intéressant de compléter les processus déjà définis par les exigences relatives aux autres normes, par exemple les exigences de la norme de gestion de l’énergie. Cependant, chaque norme devant être intégrée dans le système existant s’accompagne de nouvelles activités, de nouveaux processus et de nouvelles procédures, de sorte que le paysage des processus devrait être étendu à ces processus.

Une structure possible peut être :

  1. processus de gestion
    a. Planification stratégique (contexte, politique, objectifs, risques et opportunités, aspects environnementaux)
    b. Contrôle de gestion (mesure, indicateurs et évaluations, évaluation de la gestion)
    c. Gestion des processus (maîtrise des documents, audits)
    d. Gestion des erreurs (réclamations, erreurs, urgences, incidents, plaintes)
    e. Planification des investissements f. Exigences légales g. Planification opérationnelle (planification énergétique, conception, modifications, projets).
  2. processus principaux
    a. Marketing et ventes
    b. Développement
    c. Préparation du travail
    d. Achats
    e. Production et montage
    f. Stockage et logistique (y compris les matières dangereuses et les produits dangereux)
  3. processus de soutien
    a. Personnel (compétences, communication, connaissances)
    b. Infrastructure (entretien et maintenance, bâtiments, machines, moyens de contrôle)
    c. Élimination

Cette solution est très orientée vers l’utilisateur et convient le mieux aux petites entreprises. Grâce à cette structure, tant l’utilisateur que le responsable de la gestion (souvent mal formé) s’en sortent bien avec la documentation.

Comment mettre en place un système de management intégré ?

Les organisations peuvent avoir des objectifs et des exigences très différents, mais en général, les entreprises commencent par leur système de management de la qualité existant, conforme à la norme ISO 9001, et intègrent progressivement d’autres systèmes de management. Ceux-ci peuvent inclure le management de l’environnement et de l’énergie conformément aux normes ISO 14001 et ISO 50001, le management des actifs conformément à la norme ISO 55001 et/ou un système de management de la santé et de la sécurité conformément à la norme ISO 45001.

Pour plus de détails :

Manuel système de management intégré (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 et ISO 45001:2018)

Formation Mise en oeuvre d’un système de management intégré QSE (SMI)

Permettre aux participants d’acquérir les connaissances pour mettre en oeuvre un système de management intégré.

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iso 50001