Obligations de conformité à ISO 14001:2015 Et évaluation

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Obligations de conformité – Définition

La norme ISO 14001:2015 définit les obligations de conformité comme « les exigences légales auxquelles un organisme doit se conformer et toute autre exigence à laquelle un organisme doit ou choisit de se conformer ». Dans la note, elle précise en outre que « les obligations de conformité peuvent découler d’exigences obligatoires, telles que les lois et règlements applicables, ou d’engagements volontaires, tels que les normes organisationnelles et industrielles, les relations contractuelles, les codes de pratique et les accords avec des groupes communautaires ou des organisations non gouvernementales. »

6.1.3 Obligations de conformité L’organisme doit:

Quelles sont les exigences de la norme iso 14001 version 2015 ?

a) déterminer et avoir accès aux obligations de conformité relatives à ses aspects environnementaux;
b) déterminer de quelle manière ces obligations de conformité s’appliquent à l’organisme;
c) prendre en compte ces obligations de conformité lors de l’établissement, la mise en œuvre, la tenue à jour et l’amélioration continue de son système de management environnemental.

L’organisme doit tenir à jour des informations documentées sur ses obligations de conformité.

NOTE Les obligations de conformité peuvent entraîner des risques et opportunités pour l’organisme.

Explication

L’organisme doit déterminer et avoir accès aux obligations de conformité liées à ses aspects environnementaux. L’organisme doit également déterminer comment ces obligations de conformité s’appliquent à l’organisme. L’organisme doit prendre en compte ces obligations de conformité lors de l’établissement, de la mise en œuvre, du maintien et de l’amélioration continue de son système de management environnemental. L’organisme doit conserver des informations documentées sur ses obligations de conformité. Les obligations de conformité peuvent entraîner des risques et des opportunités pour l’organisation.

L’annexe A (Lignes directrices sur l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001 version 2015 explique plus en détail

L’organisme détermine, à un niveau suffisamment détaillé, les obligations de conformité qu’il a identifiées au point 4.2 et qui sont applicables à ses aspects environnementaux, et comment elles s’appliquent à l’organisme. Les obligations de conformité comprennent les exigences légales auxquelles une organisation doit se conformer et toute autre exigence à laquelle l’organisation doit ou choisit de se conformer. Les exigences légales obligatoires liées aux aspects environnementaux d’une organisation peuvent comprendre, le cas échéant

  • a) des exigences émanant d’entités gouvernementales ou d’autres autorités compétentes ;
  • b) les lois et règlements internationaux, nationaux et locaux ;
  • c) les exigences spécifiées dans les permis, licences ou autres formes d’autorisation ;
  • d) les ordres, règles ou directives des organismes de réglementation ;
  • e) les jugements des tribunaux ou des tribunaux administratifs.

Les obligations de conformité comprennent également les exigences des autres parties intéressées liées à son système de management environnemental que l’organisation doit ou choisit d’adopter.

Il peut s’agir, le cas échéant

  • des accords avec des groupes communautaires ou des organisations non gouvernementales ;
  • des accords avec les autorités publiques ou les clients ;
  • des exigences organisationnelles
  • des principes ou des codes de pratique volontaires
  • des engagements volontaires en matière d’étiquetage ou d’environnement ;
  • les obligations découlant d’accords contractuels avec l’organisation ;
  • les normes organisationnelles ou industrielles pertinentes.

Explication :

obligations de conformité iso 14001

Les obligations de conformité remplacent les « exigences légales et autres ». Les obligations de conformité peuvent être obligatoires (par exemple, les lois et règlements) ou volontaires (par exemple, les relations contractuelles, les codes de pratique et les accords, et même les attentes des tiers). Les engagements volontaires deviennent des obligations de conformité dès lors qu’une organisation décide de les adopter. La norme révisée exige que l’organisation examine de près ses « obligations de conformité », qui comprennent à la fois les exigences réglementaires et les engagements volontaires (par exemple, les normes industrielles, les contrats et les accords avec les communautés ou les ONG).

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L’organisation doit déterminer les risques et les opportunités associés aux obligations de conformité. Il peut s’agir de l’ampleur des pénalités résultant de la non-conformité, des avantages découlant du respect des engagements ou des risques de non-conformité du SME. Ils doivent planifier des actions pour répondre aux obligations de conformité et intégrer ces actions dans le SME ou d’autres processus d’entreprise. Ils doivent déterminer les compétences requises pour répondre aux obligations de conformité et s’assurer qu’elles sont satisfaites.

Ils doivent s’assurer que les programmes de sensibilisation et de communication tiennent compte des obligations de conformité. Ils doivent maintenir des processus d’évaluation du respect des obligations de conformité, déterminer l’évaluation et prendre des mesures après l’évaluation, et maintenir la connaissance et la compréhension de leur statut de conformité et la revue de direction doit prendre en compte les tendances dans le respect des obligations de conformité.

La norme ISO 14001:2015 exige des organisations qu’elles développent une compréhension de leurs obligations de conformité, tant réglementaires que volontaires. L’accent est davantage mis sur la compréhension des attentes des parties prenantes et la détermination de celles qui doivent être prises en compte. Il peut s’agir d’engagements envers les investisseurs ou les clients en matière d’émissions de carbone, de normes de performance industrielles applicables, d’accords avec les communautés locales et de tout autre engagement pris par l’organisme.

La norme ISO 14001:2015 exige plus de rigueur dans l’identification des risques associés à la non-conformité, aux niveaux stratégique et opérationnel, et dans l’établissement des moyens de contrôle. Un changement fondamental est de devoir démontrer le statut de conformité. Il ne s’agit pas d’un exercice ponctuel, mais d’un processus qui permet de connaître et de comprendre presque en temps réel les performances de l’organisation en matière de conformité réglementaire et d’engagements volontaires.

De nombreux organismes, en particulier ceux qui font l’objet d’un examen réglementaire approfondi, peuvent déjà disposer de mécanismes fiables et permanents de vérification de la conformité, allant de la surveillance continue des émissions aux contrôles quotidiens de l’entretien ménager, en passant par des examens hebdomadaires ou mensuels des performances par rapport aux objectifs d’amélioration visant à assurer la conformité aux obligations de conformité.

Les organisations qui satisfont aux nouvelles exigences de conformité de la norme ISO 14001:2015 sont probablement bien mieux placées pour comprendre leurs risques de non-conformité et tirer profit de leur capacité à démontrer aux parties prenantes qu’elles respectent leurs engagements en matière de durabilité environnementale.

9.1.2 Évaluation de la conformité

Une fois l’obligation de conformité déterminée, l’organisation doit établir, mettre en œuvre et maintenir les processus nécessaires pour évaluer le respect de ses obligations de conformité. L’organisation doit déterminer la fréquence de l’évaluation de la conformité, les mesures prises à la suite de l’évaluation de la conformité, et maintenir la connaissance et la compréhension de son statut de conformité. L’organisation doit conserver les informations documentées comme preuve des résultats de l’évaluation de la conformité.

L’annexe A (Lignes directrices sur l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique plus en détail

La fréquence et le calendrier des évaluations de conformité peuvent varier’ en fonction de l’importance de l’exigence, des variations des conditions d’exploitation, des modifications des obligations de conformité et des performances passées de l’organisation.

Une organisation peut utiliser une variété de méthodes pour maintenir sa connaissance et sa compréhension de son statut de conformité, cependant, toutes les obligations de conformité doivent être évaluées périodiquement. Si les résultats de l’évaluation de la conformité indiquent un manquement à une exigence légale, l’organisation doit déterminer et mettre en œuvre les actions nécessaires pour atteindre la conformité. Cela peut nécessiter une communication avec un organisme de réglementation et un accord sur la marche à suivre pour satisfaire aux exigences légales.

Lorsqu’un tel accord est en place, il devient une obligation de conformité. Une non-conformité n’est pas nécessairement élevée au rang de non-conformité si, par exemple, elle est identifiée et corrigée par les processus du système de management environnemental. Les non-conformités liées à la conformité doivent être corrigées, même si ces non-conformités n’ont pas entraîné une réelle non-conformité aux exigences légales.

Explication :

Une fois que vous avez déterminé votre obligation de conformité, vous devez maintenant évaluer votre conformité. Pour cela, vous devez planifier et mettre en place un processus pour évaluer si vous répondez aux exigences légales qui vous sont applicables comme déterminé ci-dessus. Ce processus doit inclure :

Fréquence de l’évaluation de la conformité : La fréquence à laquelle vous allez vérifier si vous répondez aux exigences d’une législation particulière varie d’une loi à l’autre, mais votre processus doit déterminer à quelle fréquence vous allez vérifier chaque niveau de conformité. Par exemple, il se peut que vous deviez vérifier en permanence la concentration des produits chimiques que vous émettez dans le système d’égouts, mais il se peut que vous ne deviez vérifier que périodiquement la manière dont vous détournez le recyclage des déchets de votre décharge.

Évaluer la conformité et prendre des mesures : C’est l’étape à laquelle tout le monde pense lorsqu’il s’agit des exigences de conformité légale, et cette exigence n’a pas changé. En tant qu’organisation, vous devez procéder à une évaluation par rapport aux lois applicables pour voir si vous répondez aux exigences et prendre les mesures nécessaires pour devenir conforme si ce n’est pas le cas.

Maintenir le statut de votre conformité : En d’autres termes, sachez toujours si vous vous conformez effectivement à vos obligations légales. Si une loi change, vous devez en être informé et savoir si ce changement affecte votre conformité à la loi. Si vous apportez un changement à vos installations, vous devrez peut-être évaluer si vous respectez toujours toutes les lois, pendant et après le changement, même si vous n’êtes pas encore prêt à faire cette évaluation selon votre calendrier habituel.

Encore une fois, toute cette évaluation doit être conservée sous forme d’informations documentées à votre usage, à celui des auditeurs de votre système de management et à celui des auditeurs de conformité légale qui pourraient avoir besoin de les consulter.

L’un des aspects importants de l’évaluation de la conformité est de se tenir au courant des changements de législation, de s’assurer de la conformité à la législation et de gérer votre conformité, vous ne faites pas seulement un bon travail en répondant aux exigences actuelles mais vous serez également en mesure de répondre aux exigences mises à jour pour les obligations de conformité environnementale de l’organisation.

Comme pour toute obligation légale pour votre entreprise, l’important est de savoir ce que la législation exige de vous et de vous assurer que vous prenez les mesures nécessaires pour répondre aux exigences. Ne pas être pris au dépourvu peut vous protéger contre des amendes indésirables et inutiles – l’un des avantages d’un bon système de management environnemental.

Éléments du respect des exigences de l’obligation de conformité Chapitres de la norme

  • Engagement de conformité
  • Déterminer les obligations de conformité
  • Traduire les exigences des obligations de conformité en impact sur les organisations
  • S’assurer que des mesures organisationnelles et techniques sont prises afin de se conformer aux exigences.
  • Auto-évaluation de la conformité
  • Audit interne
  • Examen de la conformité par la direction

1 – Engagement en faveur de la conformité

La direction de l’organisation doit s’engager à respecter ses obligations de conformité. Dans la pratique, cela se fait par l’inclusion d’un texte dans une « déclaration de politique » signée par la direction générale, dans laquelle d’autres principes de politique (tels que l’engagement à améliorer les performances) sont énoncés. Plus importante que la déclaration écrite est la manière dont cet engagement est communiqué au sein de l’organisation par ses dirigeants. Il est essentiel que le respect des obligations de conformité fasse partie de la culture interne de l’organisation. Cependant, il ne suffit pas de coucher une déclaration sur le papier pour y parvenir ; une communication régulière sur l’importance de la conformité fait partie de cet engagement.

Il est important que la culture permette une communication ouverte sur la conformité, et que les employés soient encouragés à se manifester rapidement pour discuter de tout problème de conformité. La clause 7.3 Sensibilisation est également pertinente à cet égard, puisqu’elle définit les exigences relatives à la sensibilisation des employés de l’organisation et des tiers, tels que les travailleurs temporaires, au respect de la politique environnementale et aux conséquences du non-respect de cette politique.

La sensibilisation et l’implication des employés peuvent être encouragées par :

Une communication orale et écrite de la part de la direction générale réitérant l’importance de la conformité, et les progrès réalisés dans ce domaine.
En faisant de cette question un point régulier de l’ordre du jour des réunions.

2 – Qu’est-ce qu’une exigence réglementaire ? et comment déterminer les obligations de conformité

Une exigence réglementaire : exigence obligatoire spécifiée par une autorité mandatée par une instance législative.

L’organisation doit déterminer et avoir accès aux obligations de conformité liées à ses aspects environnementaux. Il doit déterminer comment ces obligations de conformité s’appliquent à l’organisme. Elle doit tenir compte de ces obligations de conformité lors de l’établissement, de la mise en œuvre, du maintien et de l’amélioration continue de son système de management environnemental. L’obligation de conformité peut être un engagement volontaire basé sur la détermination des parties intéressées et de leurs exigences pertinentes.

Les engagements volontaires deviennent obligatoires une fois adoptés. L’organisation doit évaluer la conformité à des fréquences prédéterminées et prendre les mesures nécessaires pour traiter les cas de non-conformité réels ou potentiels. Elle doit maintenir sa connaissance et sa compréhension du statut de conformité. Outre les audits périodiques tels que les inspections/observations sur site et l’examen des registres, l’organisation doit également comparer les résultats de la surveillance aux exigences réglementaires.

L’organisation doit identifier la législation et les réglementations qui s’appliquent à elle, c’est-à-dire qu’elles concernent les aspects environnementaux de l’organisation. Sur la base des étapes du processus/des opérations/des installations actuelles de l’organisation, une évaluation est effectuée pour déterminer quelles législations et réglementations peuvent s’appliquer. Parfois, la législation et les réglementations ne s’appliquent que si une limite ou un seuil particulier est dépassé, par exemple, la présence de certaines quantités de certaines substances. Il est alors important :

  • pour documenter les raisons pour lesquelles la législation et les réglementations en question sont applicables (ou non) ;
  • dans le cas de « limites critiques », s’assurer que les limites ne sont pas dépassées ou, si elles le sont, que des mesures sont prises en temps utile.

Il faut être conscient que certaines législations et réglementations seront plus clairement applicables et d’autres moins. Une organisation doit également avoir l’intention de se familiariser avec les lois et règlements moins évidents et de s’y conformer. On peut raisonnablement s’attendre à ce que l’organisation soit familiarisée avec l’ensemble de la législation et des réglementations applicables. L’aperçu des exigences légales doit être tenu à jour, même en cas de modification de la législation. Les organisations doivent donc suivre ces changements et évaluer comment ils peuvent affecter des domaines tels que le contrôle opérationnel, ainsi que la mesure et la surveillance et tout objectif inscrit dans un processus, sont :

  • qui suit les changements dans les exigences des obligations de conformité ;
  • quelles sources d’information sont utilisées
  • à quelle fréquence cela est fait ;
  • qui traduit ces informations en exigences pour l’organisation, et comment ;
  • comment cela est enregistré
  • comment les changements sont communiqués en interne ;
  • qui détermine comment et à quelle fréquence la conformité aux exigences est vérifiée.

Il est important que la personne responsable du suivi et de l’évaluation des obligations de conformité, y compris les exigences de la législation et des règlements et autres exigences connexes, soit également compétente pour le faire. La compétence comprend la connaissance de :

  • des processus de l’organisation liés aux exigences de la législation et des réglementations et autres exigences ;
  • les grandes lignes des différents types de législation et de réglementation qui peuvent s’appliquer.

Souvent, plusieurs fonctionnaires/départements d’une organisation jouent un rôle dans ce processus, comme HRM pour la législation relative à la santé, les services techniques pour les exigences d’inspection et les normes techniques pertinentes, un département QSE pour les changements juridiques généraux, et éventuellement un département juridique/comptable pour les conditions d’assurance, etc. De bonnes relations de travail et la définition de qui fait quoi peuvent rendre ces choses plus claires.

En ce qui concerne le suivi des changements dans les exigences des obligations de conformité, il faut également vérifier régulièrement si les exigences applicables sont toujours adaptées à l’environnement et aux activités de l’entreprise. De nouvelles exigences ou des exigences différentes peuvent s’appliquer en raison de changements dans les opérations ou de celles-ci. Il peut également y avoir des exigences qui ne sont plus applicables. Si vous le souhaitez, l’évaluation des implications de la législation et des réglementations sur les nouvelles opérations ou les changements peut faire partie d’un processus de gestion du changement.

3 – Traduire les exigences des obligations de conformité en impact sur les organisations

Une fois qu’une organisation est consciente de ses obligations en matière de conformité, il est nécessaire de les « démêler » pour trouver les exigences spécifiques qui la concernent. Une organisation ne peut se prononcer sur sa propre conformité que si ces exigences sont explicitées. Il s’agit d’une opération qui prend du temps (bien que ponctuelle), en particulier pour les organisations soumises à de nombreuses lois et réglementations. En fin de compte, cependant, elle présente une grande valeur ajoutée. Il doit être clair comment ces obligations de conformité impactent l’organisation, par exemple :

  • l’impact de la législation et de la réglementation sur l’organisation
  • Les dispositions techniques qui doivent être prises ;
  • Mesures organisationnelles requises ;
  • Les émissions qui doivent être maintenues en dessous de certains niveaux ;
  • Études qui doivent être réalisées ;
  • Les notifications qui doivent être faites ;
  • le contrôle obligatoire et les rapports de contrôle.

Outre la détermination de ses obligations de conformité, une organisation doit identifier et évaluer ses aspects environnementaux. Les opérations/processus de l’organisation détermineront la ligne d’approche. Cette identification fait généralement apparaître un lien entre l’obligation de conformité applicable et le personnel responsable. L’organisation peut choisir de combiner la traduction de toutes les exigences légales en leurs impacts sur l’organisation avec l’identification de ses aspects environnementaux.

Dans ce cas, il est important de s’assurer que toutes les législations et réglementations ont été intégrées de manière adéquate. En fin de compte, les responsabilités et les tâches relatives aux exigences légales et autres se retrouvent dans les descriptions de poste, les procédures et/ou les instructions opérationnelles. Lors de l’identification des aspects environnementaux et de la législation et des réglementations, les éléments d’une description de poste ou de tâche spécifique ou des procédures/instructions opérationnelles peuvent être numérotés et faire l’objet d’une référence.

4 – Veiller à ce que des mesures organisationnelles et techniques soient prises afin de se conformer aux exigences

Une fois que l’organisme sait quelles exigences s’appliquent, il détermine comment chaque exigence l’affectera et quelles mesures et actions sont nécessaires pour se conformer aux exigences. Si une exigence n’a pas encore été satisfaite, une action doit être définie dans le programme environnemental de l’organisation pour s’y conformer (ce programme peut être mis à jour annuellement).

Il peut être nécessaire d’informer et de consulter l’autorité compétente pour définir cette action. L’étape suivante consiste à s’assurer que ces mesures et actions sont effectivement prises. En procédant ainsi, on garantit que l’exigence est respectée, même entre deux contrôles de conformité. La méthode pour assurer la conformité dépend du type d’exigence de l’organisation. Il existe en gros quatre types d’exigences :

  • Exigences « statiques » : exigences relatives à des parties de l’organisation qui ne changent pas souvent, comme les exigences relatives à un bâtiment (portes coupe-feu, présence d’un système d’extinction automatique, etc.)
  • Exigences techniques : exigences relatives aux mesures techniques et à la maintenance.
  • Exigences de performance et de contrôle : exigences qui impliquent la réalisation de mesures (de concentrations, d’obligations annuelles ou de montants), la tenue de registres ou l’établissement de rapports (y compris les rapports, mesures et études réalisés par des tiers).
  • Exigences organisationnelles : pour des questions telles que la formation et l’instruction du personnel.

D’autres méthodes pour garantir la conformité comprennent

  • une liste de contrôle qui est passée en revue à des intervalles définis ;
  • des mesures, des enregistrements et des rapports fréquents (qui peuvent être tenus à jour dans un registre ou un aperçu des mesures, des enregistrements et des rapports) ;
  • la définition de la méthode dans des procédures ou des instructions qui sont contrôlées par des audits internes ;
  • traduire les exigences en actions liées aux agents et enregistrer ces actions une fois réalisées.

La sévérité de ces mesures est proportionnelle au risque de non-conformité. Le degré de garantie doit être plus lourd à mesure que les risques augmentent. Le risque a souvent déjà été déterminé lors de la phase d’identification et d’évaluation. Le système de management peut inclure un aperçu par élément de la manière dont la conformité a été assurée. En cas de modification de la législation et de la réglementation, il sera facile de trouver quelles parties du système de management doivent être adaptées.

5 – Auto-évaluation de la conformité

Le principe de cet élément est qu’une organisation doit pouvoir dire avec conviction qu’elle a rempli son obligation de conformité, y compris la législation et les règlements sous contrôle. Il est difficile de garantir que toutes les législations et réglementations sont respectées à chaque instant. Il est impossible de contrôler toutes les exigences 24 heures sur 24.

Une approche ciblée doit permettre à la direction de l’organisation d’avoir la certitude que le niveau de conformité est élevé et que les éventuelles non-conformités sont résolues (le cas échéant, en consultation avec les autorités compétentes). En partant du principe que l’organisation sait à quelles exigences de l’obligation de conformité s’appliquent les lois et les règlements, et qu’elle a traduit les exigences qu’ils contiennent en leurs impacts sur elle, elle peut se faire une idée structurelle de sa propre conformité en prenant les mesures suivantes. Cela signifie qu’il existe un processus établi pour cette auto-évaluation.

A -L’approche dépend du nombre d’exigences

Si le nombre d’exigences des obligations de conformité est limité, une liste de contrôle peut être utilisée pour vérifier périodiquement que les exigences sont respectées. Le système de management peut désigner qui remplit la liste de contrôle et à quels intervalles, comment les résultats sont communiqués à la direction et comment la rectification des non-conformités est assurée.

Si le nombre d’exigences est plus important, il est bon d’établir des principes pour la fréquence à laquelle la conformité aux exigences individuelles est évaluée. Cette fréquence dépendra de facteurs tels que le risque de non-conformité aux exigences et les conséquences éventuelles de la non-conformité. En utilisant ces principes généraux comme base, une organisation peut déterminer la fréquence et la méthode d’évaluation appropriées pour chaque exigence.

B – Fondement de l’approche

Pour déterminer comment et à quelle fréquence la conformité à des exigences particulières doit être évaluée, il faut avoir une idée de :

  • Les risques de non-conformité à ces exigences.
  • Les conséquences potentielles d’une telle non-conformité sur l’environnement ou les conditions de travail.

Il y a ici une relation avec l’exigence de la norme d’identifier et d’évaluer l’aspect environnemental. L’organisation peut appliquer l’évaluation des risques lors de l’identification de ses aspects environnementaux. Le résultat de l’évaluation des risques peut être utilisé pour déterminer comment spécifier strictement l’évaluation de la conformité à la législation et à la réglementation pour un aspect environnemental particulier.

Une organisation peut établir quelques principes de base pour spécifier comment elle évalue sa propre conformité. Pour ce faire, elle peut utiliser la matrice également utilisée pour l’évaluation des risques. Chaque organisation peut utiliser ses propres catégories pour les chances et les effets.

Champ d’application du risqueExigences statiquesExigences techniquesExigences techniques / de performanceExigences organisationnelles
AcceptableTest uniquement si un changement ou un incident se produit, dans le cadre de la gestion du processus de changementcontrôle de maintenance deux fois par anDeux fois par an, données évaluées par le coordinateur de l’environnementUne fois par mois lors des rondes avec la liste de contrôle
Risque élevéUne fois par mois lors des rondes avec la liste de contrôle Contrôle d’entretien mensuelcontrôle d’entretien mensuelQuatre fois par an, les données sont évaluées par le coordinateur environnementalQuatre fois par an, les données sont évaluées par le coordinateur environnemental
Extrêmement élevé (risque inacceptable)Une fois par semaine lors des rondes avec la liste de contrôlecontrôle d’entretien hebdomadaire12 fois par an, données évaluées par le coordinateur environnemental12 fois par an, données évaluées par le coordinateur environnemental
Exemple de principes pour spécifier l’auto-évaluation de la conformité

Plus le risque est élevé, plus l’auto-évaluation doit être effectuée fréquemment. La manière dont la conformité est évaluée pour chaque exigence doit être claire. Cela signifie que l’on sait :

  • Qui est responsable de la réalisation de l’évaluation ;
  • Ce qui est évalué (par exemple, quelles règles ou liste de contrôle, etc.) ;
  • Comment enregistrer que l’évaluation a été faite, et comment traiter les non-conformités éventuelles.

L’évaluation de la conformité peut prendre diverses formes, notamment :

  • comme élément(s) d’une liste de contrôle utilisée pour les vérifications de routine ;
  • point(s) périodique(s) à l’ordre du jour lors de réunions ;
  • programme de mesures continues ou périodiques et communication des résultats ;
  • mesure accidentelle ;
  • évaluation spécifique par la direction/le responsable de production, etc ;
  • audits internes avec un audit supplémentaire axé spécifiquement sur le processus d’identification et de respect des exigences légales ;
  • inspections sur le lieu de travail.

C – Vérifier la conformité aux exigences légales et autres

Selon la norme, l’organisme doit évaluer périodiquement s’il satisfait à ces exigences et doit conserver des enregistrements de cette évaluation. La fréquence de cette évaluation peut être différente pour chaque exigence. L’organisme doit déterminer la fréquence d’évaluation des différentes exigences et la manière de procéder à l’évaluation.

6 – L’audit interne

Au cours des audits internes, l’organisation elle-même détermine comment fonctionnent les éléments de son système de management. La question est également de savoir si le système de management est suffisamment bon pour atteindre ses objectifs. Un objectif important est de se conformer aux obligations de conformité. L’audit interne fournit des informations essentielles pour la revue de direction. On pense parfois que les audits internes peuvent être utilisés pour effectuer une « auto-évaluation ». Cela n’est possible que dans une certaine mesure.

Étant donné que les audits internes sont destinés à évaluer le propre système de l’organisation, ils testent également l’efficacité des procédures d’auto-évaluation de la conformité. La conformité ne peut être évaluée à l’aide d’audits internes que si les exigences de la législation et des règlements sont intégrées dans les procédures ou les instructions.

7 – Examen de la conformité par la direction

Les résultats de l’évaluation de la conformité doivent être disponibles lors de la revue de direction. Si la direction doit porter un jugement sur la conformité, elle doit avoir un aperçu de la performance. Pour le top management, il est en tout cas important de savoir pour quels aspects de la conformité, y compris les exigences de la législation et de la réglementation, la situation est critique et/ou insuffisante et quelles mesures doivent être prises (si nécessaire) pour améliorer la conformité. La cause de toute non-conformité est également recherchée afin de formuler une action corrective.

L’obligation de conformité en relation avec les autres parties du système de management

Nous allons maintenant aborder la partie des normes ISO 14001:2015 qui fait directement référence aux obligations de conformité. D’autres parties du système de management sont également importantes pour une bonne conformité. Voici une brève indication de leur relation avec la conformité, dans l’ordre des éléments de la norme.

1.0 Domaine d’application :

Conformément à la politique environnementale, le résultat attendu du système de management environnemental est le respect des obligations de conformité.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique plus en détail :

Dans le cadre de la gestion du changement, l’organisme doit traiter les changements planifiés et non planifiés pour s’assurer que les conséquences involontaires de ces changements n’ont pas d’effet négatif sur les résultats attendus du système de management environnemental. Les exemples de changement comprennent les modifications des obligations de conformité.

4. 2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées

L’organisme doit déterminer:

a) les parties intéressées qui sont pertinentes dans le cadre du système de management environnemental;
b) les besoins et attentes pertinents (c’est-à-dire les exigences) de ces parties intéressées;
c) lesquels de ces besoins et attentes deviennent ses obligations de conformité.

L’organisme doit déterminer quels besoins et attentes des parties intéressées en rapport avec le SME deviennent ses obligations de conformité.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique en outre :

Un organisme est censé acquérir une compréhension générale (de haut niveau, non détaillée) des besoins et des attentes exprimés par les parties intéressées internes et externes que l’organisme a jugées pertinentes.

L’organisation prend en compte les connaissances acquises lorsqu’elle détermine à quels besoins et attentes elle doit ou choisit de se conformer, c’est-à-dire ses obligations de conformité.

Les exigences des parties intéressées ne sont pas nécessairement des exigences de l’organisation. Certaines exigences des parties intéressées reflètent des besoins et des attentes qui sont obligatoires parce qu’elles ont été intégrées dans des lois, des règlements, des permis et des licences par des décisions gouvernementales ou même judiciaires.

L’organisation peut décider d’accepter ou d’adopter volontairement d’autres exigences des parties intéressées (par exemple, en concluant une relation contractuelle ou en souscrivant à une initiative volontaire).

Une fois que l’organisation les a adoptées, elles deviennent des exigences organisationnelles (c’est-à-dire des obligations de conformité) et sont prises en compte lors de la planification du système de management environnemental.

4.3 Détermination du domaine d’application du système de management environnemental

L’organisme doit déterminer les limites et l’applicabilité du système de management environnemental afin d’établir son domaine d’application.
Lorsque l’organisme établit ce domaine d’application, il doit prendre en considération:

a) les enjeux externes et internes auxquels il est fait référence en 4.1;
b) les obligations de conformité auxquelles il est fait référence en 4.2;
c) ses unités organisationnelles, fonctions et limites physiques;
d) ses activités, produits et services;
e) son autorité et sa capacité de maîtrise et d’influence.

Une fois le domaine d’application défini, l’ensemble des activités, produits et services de l’organisme compris dans ce domaine d’application doit être inclus dans le système de management environnemental.
Le domaine d’application doit être tenu à jour sous la forme d’une information documentée et doit être disponible vis-à-vis des parties intéressées.

L’organisme doit déterminer les limites et l’applicabilité du système de management environnemental pour établir son domaine d’application. Pour déterminer ce domaine, l’organisme doit prendre en compte les obligations de conformité visées à la clause (article) 4.2.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique en outre :

Lors de la définition du domaine. la crédibilité du système de management environnemental dépend du choix des limites organisationnelles. L’organisme considère l’étendue du contrôle ou de l’influence qu’il peut exercer sur les activités, les produits et les services en tenant compte de la perspective du cycle de vie. Le domaine ne doit pas être utilisé pour exclure des activités, des produits, des services ou des installations qui ont ou peuvent avoir des aspects environnementaux significatifs, ou pour échapper à ses obligations de conformité. Le domaine est une déclaration factuelle et représentative des opérations de l’organisation comprises dans les limites de son système de management environnemental, qui ne doit pas induire en erreur les parties intéressées.

5.2 Politique environnementale

La direction doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une politique environnementale qui, dans le domaine d’application défini de son système de management environnemental:

a) est appropriée à la finalité et au contexte de l’organisme, y compris la nature, la dimension et les impacts environnementaux de ses activités, produits et services;
b) fournit un cadre pour l’établissement d’objectifs environnementaux;
c) inclut un engagement en matière de protection de l’environnement, y compris la prévention de la pollution et d’autres engagements spécifiques pertinents pour le contexte de l’organisme;

NOTE Les autres engagements spécifiques en matière de protection de l’environnement peuvent inclure l’utilisation de ressources durables, l’atténuation et l’adaptation au changement climatique, et la protection de la biodiversité et des écosystèmes.

d) inclut l’engagement de satisfaire à ses obligations de conformité;
e) inclut l’engagement pour l’amélioration continue du système de management environnemental afin d’améliorer la performance environnementale.
La politique environnementale doit:

— être tenue à jour sous la forme d’une information documentée;
— être communiquée au sein de l’organisme;
— être disponible vis-à-vis des parties intéressées.

La direction générale doit établir, mettre en œuvre et maintenir une politique environnementale qui, dans le domaine défini de son système de management environnemental, comprend un engagement à remplir ses obligations de conformité.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique en outre :

Bien que tous les engagements soient importants, certaines parties intéressées sont particulièrement concernées par l’engagement de l’organisme à remplir ses obligations de conformité, notamment les exigences légales applicables. La présente Norme internationale spécifie le nombre d’exigences interconnectées liées à cet engagement. Celles-ci comprennent la nécessité de :

  • de déterminer les obligations de conformité ;
  • de s’assurer que les opérations sont réalisées conformément à ces obligations de conformité ;
  • évaluer le respect des obligations de conformité ;
  • de corriger les non-conformités

6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités 6.1.1 Généralités
L’organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour les processus nécessaires pour satisfaire les exigences de 6.1.1 à 6.1.4.

Dans le cadre de la planification de son système de management environnemental, l’organisme doit prendre en considération:

a) les enjeux mentionnés en 4.1;
b) les exigences mentionnées en 4.2;
c) le domaine d’application de son système de management environnemental;

et déterminer les risques et opportunités liés à

— ses aspects environnementaux (voir 6.1.2),
— ses obligations de conformité (voir 6.1.3), et
— ses autres enjeux et exigences, identifiés en 4.1 et 4.2,

qu’il est nécessaire de prendre en compte pour:
— donner l’assurance que le système de management environnemental peut atteindre les résultats escomptés;
— prévenir ou réduire les effets indésirables, y compris la possibilité que des conditions environnementales externes affectent l’organisme;
— s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue.

Dans le domaine d’application du système de management environnemental, l’organisme doit déterminer les situations d’urgence potentielles, y compris celles susceptibles d’avoir un impact environnemental.

L’organisme doit tenir à jour des informations documentées sur:
— les risques et opportunités qu’il est nécessaire de prendre en compte;
— les processus nécessaires en 6.1.1 à 6.1.4, dans une mesure suffisante pour avoir l’assurance qu’ils sont réalisés comme prévu.

Lors de la planification du système de management environnemental, l’organisme doit tenir compte des obligations de conformité à respecter pour

  • donner l’assurance que le système de management environnemental peut atteindre les résultats escomptés ;
  • prévenir ou réduire les effets indésirables, y compris le potentiel des conditions environnementales externes à affecter l’organisme ;
  • réaliser une amélioration continue.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique en outre que

L’intention générale du processus établi dans la clause 6.1.1 est de s’assurer que l’organisme est capable d’atteindre les résultats escomptés de son système de management environnemental, de prévenir ou de réduire les effets indésirables. et de réaliser une amélioration continue. L’organisme peut s’en assurer en déterminant les risques et les opportunités qui doivent être traités et en planifiant des actions pour les traiter.

Ces risques et opportunités peuvent être liés à des aspects environnementaux, à des obligations de conformité, à d’autres questions ou à d’autres besoins et attentes des parties intéressées.
Les obligations de conformité peuvent créer des risques et des opportunités, comme le fait de ne pas se conformer (ce qui peut nuire à la réputation de l’organisation ou entraîner des poursuites judiciaires) ou d’aller au-delà de ses obligations de conformité (ce qui peut améliorer la réputation de l’organisation).

6.1.4 Planification d’actions

L’organisme doit planifier:
a) d’entreprendre des actions pour traiter ses:
1) aspects environnementaux significatifs;
2) obligations de conformité;
3) risques et opportunités identifiés en 6.1.1;
b) la manière
1) d’intégrer et de mettre en œuvre ces actions au sein des processus du système de management environnemental (voir 6.2, Article 7, Article 8 et 9.1), ou d’autres processus métiers;
2) d’évaluer l’efficacité de ces actions (voir 9.1).
Lors de la planification de ces actions, l’organisme doit prendre en considération ses options technologiques ainsi que ses exigences financières, opérationnelles et commerciales.

L’organisation doit prévoir de prendre des mesures pour répondre à ses obligations de conformité ;

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique en outre :

L’organisme planifie, à un niveau élevé, les actions qui doivent être menées dans le cadre du système de management environnemental pour traiter ses aspects environnementaux significatifs, ses obligations de conformité, ainsi que les risques et opportunités identifiés au 6.1.1 qui sont prioritaires pour l’organisme afin d’atteindre les résultats escomptés de son système de management environnemental.

6.2.1 Objectifs environnementaux

L’organisme doit établir des objectifs environnementaux, aux fonctions et niveaux concernés, en prenant en compte les aspects environnementaux significatifs de l’organisme et les obligations de conformité associées, et en prenant en considération ses risques et opportunités.
Les objectifs environnementaux doivent:

a) être en cohérence avec la politique environnementale;
b) être mesurables (si réalisable);
c) être surveillés;
d) être communiqués;
e) être mis à jour en tant que de besoin.

L’organisme doit tenir à jour des informations documentées sur les objectifs environnementaux.

L’organisation doit établir des objectifs environnementaux aux fonctions et niveaux pertinents, en tenant compte des aspects environnementaux significatifs de l’organisation et des obligations de conformité associées, et en considérant ses risques et opportunités.

7.2 Compétences

L’organisme doit:

a) déterminer les compétences nécessaires de la ou des personnes effectuant, sous son contrôle, un travail qui a une incidence sur les performances environnementales et sur sa capacité de satisfaire à ses obligations de conformité;
b) s’assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d’une formation initiale ou professionnelle ou d’une expérience appropriées;
c) déterminer les besoins de formation liés à ses aspects environnementaux et à son système de management environnemental;
d) le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l’efficacité de ces actions.


NOTE Les actions envisageables peuvent notamment inclure la formation, l’encadrement ou la réaffectation du personnel en activité ou le recrutement, direct ou en sous-traitance, de personnes compétentes.

L’organisme doit conserver des informations documentées appropriées comme preuves des dites compétences.

L’organisation doit s’assurer que le personnel effectuant des travaux ayant une incidence sur ses performances environnementales et placés sous son contrôle possède les compétences nécessaires pour remplir ses obligations en matière de conformité ;

L’annexe A (Lignes directrices sur l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique plus en détail :

Les exigences de compétence de la présente Norme internationale s’appliquent aux personnes travaillant sous le contrôle de l’organisme qui ont une incidence sur sa performance environnementale, y compris les personnes :

a) dont le travail a le potentiel de causer un impact environnemental significatif ;
b) à qui sont confiées des responsabilités relatives au système de management environnemental, y compris celles qui :
déterminent et évaluent les impacts environnementaux ou les obligations de conformité ;

7.3 Sensibilisation

L’organisme doit s’assurer que les personnes effectuant un travail sous son contrôle sont sensibilisées:

a) à la politique environnementale;
b) aux aspects environnementaux significatifs et aux impacts environnementaux réels ou potentiels correspondants associés à leur travail;
c) à l’importance de leur contribution à l’efficacité du système de management environnemental, y compris aux effets bénéfiques d’une amélioration des performances environnementales;

d) aux répercussions d’un non-respect des exigences du système de management environnemental, y compris le non-respect des obligations de conformité de l’organisme.

L’organisme doit s’assurer que les personnes qui travaillent sous son contrôle sont conscientes des conséquences de la non-conformité aux exigences du système de management environnemental, y compris le non-respect des obligations de conformité de l’organisme.

L’annexe A (Lignes directrices sur l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique également ce qui suit :

La sensibilisation à la politique environnementale ne doit pas être comprise comme signifiant que les engagements doivent être mémorisés ou que les personnes effectuant des travaux sous le contrôle de l’organisme possèdent une copie de la politique environnementale documentée. Ces personnes doivent plutôt être conscientes de son existence, de son objectif et de son rôle dans la réalisation des engagements, y compris la manière dont leur travail peut affecter la capacité de l’organisation à remplir ses obligations de conformité.

7.4 Communication

L’organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour les processus nécessaires à la communication interne et externe pertinents pour le système de management environnemental, y compris:

a) sur quels sujets communiquer;
b) à quels moments communiquer;
c) avec qui communiquer;
d) comment communiquer.

En établissant son ou ses processus de communication, l’organisme doit:

— prendre en compte ses obligations de conformité;
— s’assurer que les informations environnementales communiquées sont cohérentes avec les informations générées au sein du système de management environnemental, et sont fiables.

L’organisme doit répondre aux communications pertinentes sur son système de management environnemental.
L’organisme doit conserver des informations documentées comme preuves de ses communications de façon appropriée.

L’organisme doit établir, mettre en œuvre et maintenir les processus nécessaires aux communications internes et externes relatives au système de management environnemental. Lors de l’établissement de ses processus de communication, l’organisme doit tenir compte de ses obligations de conformité.

L’annexe A (Lignes directrices concernant l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique également ce qui suit :

La communication permet à l’organisme de fournir et d’obtenir des informations pertinentes pour son système de management environnemental, y compris des informations liées à ses aspects environnementaux significatifs, à sa performance environnementale, à ses obligations de conformité et à ses recommandations d’amélioration continue.

9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation

L’organisme doit surveiller, mesurer, analyser et évaluer sa performance environnementale.
L’organisme doit déterminer:

a) ce qu’il est nécessaire de surveiller et mesurer;
b) les méthodes de surveillance, de mesure, d’analyse et d’évaluation, selon le cas, pour assurer la validité des résultats;
c) les critères selon lesquels l’organisme évaluera sa performance environnementale, ainsi que les indicateurs appropriés;
d) quand la surveillance et la mesure doivent être effectuées;
e) quand les résultats de la surveillance et de la mesure doivent être analysés et évalués.

L’organisme doit s’assurer que des équipements de surveillance et de mesure étalonnés ou vérifiés sont utilisés et entretenus de manière appropriée.
L’organisme doit évaluer sa performance environnementale, ainsi que l’efficacité du système de management environnemental.
L’organisme doit communiquer les informations pertinentes relatives à sa performance environnementale en interne et en externe, comme identifié dans son ou ses processus de communication et requis par ses obligations de conformité.

L’organisme doit conserver des informations documentées pertinentes comme preuves des résultats de surveillance, de mesure, d’analyse et d’évaluation.

L’organisme doit communiquer les informations pertinentes sur la performance environnementale en interne et en externe, telles qu’identifiées dans ses processus de communication et telles que requises par ses obligations de conformité.

L’annexe A (Lignes directrices relatives à l’utilisation de la norme ISO 14001:2015) de la norme ISO 14001:2015 explique plus en détail :

Lors de la détermination de ce qui doit être surveillé et mesuré, outre les progrès réalisés par rapport aux objectifs environnementaux, l’organisme doit prendre en compte ses aspects environnementaux significatifs, ses obligations de conformité et ses contrôles opérationnels.

9.3 Revue de direction

À des intervalles planifiés, la direction doit procéder à la revue du système de management environnemental mis en place par l’organisme, afin de s’assurer qu’il est toujours approprié, adapté et efficace.

La revue de direction doit prendre en compte:

  • a) l’état d’avancement des actions décidées à l’issue des revues de direction précédentes;
  • b) les modifications:
    • 1) des enjeux externes et internes pertinents pour le système de management environnemental;
    • 2) des besoins et attentes des parties intéressées, y compris des obligations de conformité;
    • 3) des aspects environnementaux significatifs;
    • 4) des risques et opportunités;
  • c) le niveau de réalisation des objectifs environnementaux;
  • d) les informations sur la performance environnementale de l’organisme, y compris les tendances concernant:
    • 1) les non-conformités et les actions correctives;
    • 2) les résultats de la surveillance et de la mesure;
    • 3) le respect de ses obligations de conformité;
    • 4) les résultats d’audit;
  • e) l’adéquation des ressources;
  • f) les communications pertinentes provenant des parties intéressées, y compris les plaintes;
  • g) les opportunités d’amélioration continue.

La revue de direction doit inclure les changements dans les besoins et les attentes des parties intéressées, y compris les obligations de conformité. La revue de direction doit également inclure des informations sur les performances environnementales de l’organisation, y compris le respect de ses obligations de conformité.

C’est quoi la certification iso 14001 ?

La norme ISO 14001 définit les critères d’un système de management environnemental et peut être certifiée. Elle définit un cadre qu’une entreprise ou une organisation peut suivre pour mettre en place un système de management environnemental efficace.

En savoir plus sur le sujet : La certification iso 14001 et ces conséquences sur les performances

Qu’est-ce que l’analyse environnementale ?

L’analyse environnementale est un outil stratégique. Il s’agit d’un processus visant à identifier tous les éléments externes et internes qui peuvent affecter les performances de l’organisation. L’analyse consiste à évaluer le niveau de menace ou d’opportunité que ces facteurs peuvent présenter. Ces évaluations sont ensuite traduites dans le processus de prise de décision. L’analyse permet d’aligner les stratégies sur l’environnement de l’entreprise.

Notre marché est confronté à des changements tous les jours. De nombreux éléments nouveaux se développent au fil du temps et l’ensemble du scénario peut changer en quelques secondes seulement. Certains facteurs échappent à votre contrôle. Mais vous pouvez contrôler un grand nombre de ces choses.

Les entreprises sont grandement influencées par leur environnement. Tous les facteurs situationnels qui déterminent les circonstances quotidiennes ont un impact sur les entreprises. Les entreprises doivent donc analyser en permanence l’environnement commercial et le marché.

Il existe de nombreux outils d’analyse stratégique qu’une entreprise peut utiliser, mais certains sont plus courants. L’analyse détaillée de l’environnement la plus utilisée est l’analyse SWOT et PESTLE. Il s’agit d’une vue à vol d’oiseau de la conduite des affaires. Les managers et les stratèges utilisent cette analyse pour savoir où se trouve actuellement leur marché. Elle permet également de prévoir où l’organisation se situera à l’avenir.

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