Qu’est-ce que l’audit des ressources humaines ?

L’audit des ressources humaines (ou de la gestion des ressources humaines) est un mécanisme de contrôle développé dans les entreprises afin d’assurer la qualité et la sécurité des opérations de recrutement, de formation et de développement de carrière des salariés.

Avant d’entamer cette article de l’audit des ressources humaines, il est nécessaire de rappeler la définition de la gestion des ressources humaines.

La fonction Ressources humaines

La fonction Ressources humaines (RH) est aujourd’hui reconnue dans toutes les entreprises. Le directeur des ressources humaines (DRH) est généralement intégré au comité de direction de l’entreprise, ce qui reflète le caractère stratégique de la fonction. La fonction pilote le parcours des salariés, la mobilisation des compétences et la rétribution des personnels en poursuivant un objectif de performance sociale et économique à court, moyen et long termes.

Cette fonction, pour laquelle il n’existe pas de modèle idéal, est plus ou moins organisée et développée en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, de sa taille et de la volonté politique des dirigeants. Elle est parfois décentralisée, voire sous- traitée. Cette fonction ne
cesse d’évoluer depuis l’apparition des premiers chefs du personnel du XIXe siècle, d’une mission purement administrative à celle de développement social et de business partner.

Qu’est-ce que l’audit des ressources humaines RH ?

Un audit des ressources humaines représente l’ensemble de pratiques du management, ayant pour objectif de gérer, de piloter et de développer les ressources humaines, et les relations sociales afin de les orienter et les mobiliser vers la réalisation des objectifs de l’organisation.

La fonction  » gestion des ressources humaines  » recouvre donc, cinq grands domaines qui sont :

• l’administration du personnel ;
• la gestion et le développement des ressources humaines ;
• l’organisation du travail et de la vie au travail ;
• les relations sociales ;
• le pilotage des ressources humaines.

Ces ressources humaines sont le capital le plus important et sont aussi le plus complexe à gérer. C’est la raison pour laquelle, il est nécessaire de se procurer d’un outil essentiel pour les piloter, et ce n’est autre que l’audit.

La notion de gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines (GRH) est définie par Bernard Martory et Daniel Crozet comme « la gestion des hommes, au travail,
dans les organisations ».

Qu’est-ce que la GRH ?

Comme toute activité de gestion, la GRH s’inscrit dans une logique de contribution à la performance des organisations. Elle suit classiquement un schéma de type diagnostic/décision/action/évaluation, dépendant étroitement des choix opérés en matière de division, de coordination et de contrôle de l’activité, c’est-à-dire des choix organisationnels.

Il s’agit cependant d’une activité de gestion particulière, dans la mesure où elle porte sur des hommes, doués de réflexion, d’affects, de capacités d’organisation, de créativité ou encore de résistance, engagés dans une activité de travail elle-même source de complexité, puisqu’étant à la fois facteur de contrainte, d’effort, de satisfaction et de réalisation de soi. Les personnels sont porteurs de logiques sociales, de qualification ou de revendications, avec lesquelles les politiques de ressources humaines doivent composer.

Définition de l’audit

L’audit peut être défini comme étant : « l’activité qui applique en toute indépendance des procédures cohérentes et des normes d’examen en vue d’évaluer l’adéquation, la pertinence, la sécurité et le fonctionnement de tout ou partie des actions menées dans une organisation par référence à des normes » L’association américaine de comptabilité (AAA) définit l’audit comme suit : « l’audit est le processus qui consiste à réunir et à évaluer de manière objective et systématique les preuves relatives aux assertions visant les faits et évènements économiques, de manière à garantir la correspondance entre ces assertions et les critères admis, et à communiquer le résultat de ces investigations aux utilisateurs intéressés ».

Définition de l’audit RH selon L’ISO (International Organization for Standardization)

L’Audit Social a pour mission principal la vérification des pratiques par rapport aux normes préétablies. Parmi ces normes la norme ISO 9001 qui accorde une grande importance à la gestion des ressources humaines comme moteur de l’amélioration continue vue son incidence oh combien
importante sur l’organisation. « ISO 9001 est fondée sur les huit principes suivant :

• 1) l’écoute client ;
• 2) le leadership ;
• 3) l’implication du personnel ;
• 4) l’approche processus ;
• 5) le management par approche système ;
• 6) l’amélioration continue ;
• 7) l’approche factuelle pour la prise de décision ;
• 8) la relation avec les fournisseurs.

L’audit social

L’audit social est une démarche méthodique et un examen professionnel ayant pour objectif l’appréciation et la vérification de la qualité des ressources humaines, des pratiques de sa gestion et sa capacité à atteindre les objectifs tracés en évaluant leurs efficience et leur efficacité. Ce diagnostic s’appuye sur des référentiels et des indicateurs pertinents afin de diagnostiquer la situation et déterminer les écarts par rapport au standards et de déceler les point fort et les points faibles et de formuler des recommandations susceptibles d’améliorer la qualité de la GRH et la performance des RH.

Quelle est la Différence entre l’audit social et l’audit de la fonction RH ?

« Le périmètre de l’audit social s’étend à l’ensemble des relations de l’entreprise. L’objectif de l’audit social est de s’assurer de la conformité des données sociales, de leur efficacité et de la pertinence de leurs liens avec la stratégie de l’entreprise.

En revanche, l’audit de la fonction ressources humaines a pour périmètre uniquement la fonction ressources humaines et s’intéresse essentiellement au fonctionnement du service. L’objectif de l’audit opérationnel de la fonction ressources humaines réside dans l’analyse et l’optimisation de ce service. Il s’agit d’un audit de fonction, comme ceux des fonctions logistique, finance et comptabilité. »

La différence entre les deux notions s’est clarifiée que récemment avec l’évolution des notions de : citoyenneté de l’entreprise, développement durable, protection de l’environnement, droits de l’homme…etc. Le rôle de l’audit social qui était jusqu’ici l’audit de la gestion des ressources humaines, a été élargi et il est devenu également l’audit de la responsabilité sociale des entreprises, qui couvre la relation de l’entreprise avec son environnement externe.

Pourquoi on fait de l’audit ?

L’audit a pour objectif ce qui suit :

• Assurance de la conformité aux lois, règlements et à la stratégie de l’organisation :
• Aide à la prise de décision et à la résolution des problèmes
• Pilotage de la performance et évaluation de gouvernement de l’entreprise
• Gestion des risques
• Appréciation et évaluation du contrôle interne
• Conseil
• Rationalisation et mobilisation des ressources
• Amélioration et développement continue

Pourquoi faire un audit des ressources humaines ?

Les audits des ressources humaines sont un moyen essentiel d’éviter les responsabilités légales et réglementaires qui peuvent découler des politiques et pratiques RH d’une organisation. En plus d’identifier les zones de risque juridique, les audits sont souvent conçus pour fournir à une entreprise des informations sur la compétitivité de ses stratégies RH en examinant les meilleures pratiques des autres employeurs de son secteur. En substance, un audit RH consiste à identifier les problèmes et à trouver des solutions avant qu’ils ne deviennent ingérables. C’est l’occasion d’évaluer ce qu’une organisation fait bien, ainsi que la façon dont les choses pourraient être faites différemment, plus efficacement ou à moindre coût.

Dans le climat concurrentiel actuel, les organisations opèrent dans les limites d’un environnement fortement réglementé pour les employés. Ce défi comprend la gestion d’une myriade de lois et de règlements complexes. Le champ d’action de la fonction RH comprend l’établissement et l’administration d’une multitude de politiques et de pratiques – dont beaucoup ont des implications en termes de conformité – qui influencent considérablement la productivité et la rentabilité de l’entreprise.

Étant donné que de nombreux départements RH sont à la fois en sous-effectif et surchargés de travail, ce n’est qu’après coup que de nombreuses organisations prennent conscience des coûts monétaires qu’entraîne le fait d’ignorer les points chauds juridiques liés aux RH. La non-conformité aux lois et règlements en vigueur comporte un risque financier important. Pour minimiser ce risque, de nombreuses organisations souscrivent une assurance responsabilité civile relative aux pratiques d’emploi. Bien qu’il s’agisse d’une bonne stratégie, les organisations peuvent prendre d’autres mesures proactives. La principale d’entre elles est un audit volontaire de la conformité des RH. Voir Comment mener un audit RH et Éviter la responsabilité individuelle du professionnel RH.

Les objectifs d’un audit des ressources humaines est de reconnaître les points forts et d’identifier les besoins d’amélioration dans la fonction des ressources humaines. Un Audit proprement exécuté va permettre de :

En matière de gestion des ressources humaines

• Vérifier la conformité aux exigences des référentiels de l’entreprise (normes, textes réglementaires, conventions collectives, …), et à sa stratégie et objectifs ;
• Evaluer l’efficacité des contrôles interne et des instruments de pilotage de la gestion des ressources humaines ;
• Vérifier si les procédures sont établies, connues, comprises et appliquées par l’ensemble des effectifs concernés ;
• Décrire la réalité du terrain (donner une photographie de ce qui existe réellement). Action qui peut servir comme outil de négociation avec les partenaires sociaux (syndicats) ;
• Révéler les bonnes pratiques et les problèmes rencontrés ;
• S’assurer de la fiabilité du système d’information et de la pertinence des indicateurs sociaux ;
• Anticiper les crises sociales et aider à la prise de décision ;
• Calculer les écarts entre les objectifs et la stratégie de l’entreprise et la réalité du terrain ;
• Identifier les risques, et en déceler les causes et les effets ;
• Evaluer et mesurer la performance réelle et la performance requise de la gestion des ressources humaines et prescrire les mesures nécessaires pour combler les écarts ;
• Préconiser les pistes d’amélioration et les recommandations nécessaires pour conduire l’entreprise vers le progrès et lui permettant d’adapter les procédures et les pratiques de la gestion des ressources humaines à la stratégie de l’entreprise.

En matière des ressources humaines

• Faire un diagnostic objectif des Ressources Humaines de l’entreprise, avec une vision précise des forces et faiblesses des relations sociales, des conditions de vie et de travail ;
• Vérifier l’efficacité des ressources humaines, et apprécier leur aptitude à atteindre les objectifs (mobilisation des effectifs) ;
• Diagnostiquer les talents et les compétences individuelles pour augmenter leurs performances (gestion par les compétences)
• Améliorer le climat social ce qui contribue à l’amélioration de la confiance, de l’engagement et de la productivité des ressources humaines.

Bref, un audit de la gestion des ressources humaines devrait permettre aux auditeurs de répondre à la question suivante : « les ressources humaines dont disposent l’entreprise auditée et les pratiques en matière de gestion des ressources humaines adoptées contribuent-elles à l’atteinte des objectifs avec efficacité et efficience ? »

Un audit de conformité Ressource humaines se compose généralement de deux parties principales :

Une évaluation des politiques, pratiques et processus opérationnels de l’organisation en matière de RH, en mettant l’accent sur les principaux domaines de prestation du service des RH (p. ex. le recrutement – tant interne qu’externe -, la fidélisation des employés, la rémunération, les avantages sociaux, la gestion du rendement, les relations avec les employés, la formation et le perfectionnement).

Un examen des indicateurs RH actuels (par exemple, le nombre de postes non pourvus, le temps qu’il faut pour pourvoir un nouveau poste, le roulement du personnel, la satisfaction des employés, les griefs internes déposés, le nombre de plaintes juridiques, les taux d’absentéisme).

Les RH effectuent généralement un audit en utilisant un questionnaire qui demande l’évaluation de domaines de pratique spécifiques. Ce document permet de guider l’équipe d’audit dans l’examen minutieux de tous les domaines critiques des pratiques RH d’une organisation. La vérification peut également comprendre des entrevues ou l’utilisation de questionnaires pour solliciter les commentaires de certains employés des RH et d’autres gestionnaires du service afin de savoir si certaines politiques et procédures sont comprises, pratiquées et acceptées.

Quel est le rôle du service RH ?

Un département RH a pour mission de maximiser la productivité des employés et de protéger l’entreprise de tout problème pouvant survenir au sein du personnel. Les responsabilités des RH comprennent la rémunération et les avantages sociaux, le recrutement, le licenciement et la mise à jour de toutes les lois qui peuvent affecter l’entreprise et ses employés.

Raison d’être d’une vérification RH

La nature changeante de la gestion des RH exige que les professionnels des RH participent et contribuent pleinement à leur organisation en tant que véritables partenaires d’affaires stratégiques. Voir Pratiquer des ressources humaines stratégiques.

Une vérification aide une organisation à comprendre si ses pratiques RH contribuent, nuisent ou ont peu d’impact sur ses objectifs d’affaires. L’audit permet également de quantifier les résultats des initiatives du service et fournit une feuille de route pour les changements nécessaires. Les audits peuvent également aider l’organisation à atteindre et à maintenir des pratiques RH de classe mondiale.

Quand faire un audit rh ?

Étant donné les ressources nécessaires à un audit complet, la plupart des organisations ne voudront pas passer par ce processus plus d’une fois par an ; cependant, des mini-audits permettant de corriger le tir peuvent être réalisés sans trop de peine tous les six mois environ. Il est préférable de prévoir des vérifications annuelles pour maintenir la discipline d’un examen régulier plutôt que des vérifications occasionnelles ou paniques (par exemple, celles qui n’ont lieu que lorsqu’un problème potentiel se présente). Une autre stratégie consiste à effectuer un audit après tout événement important (par exemple, de nouveaux plans, des changements de direction).

L’audit des ressources humaines est une méthode complète de vérification objective et systématique des pratiques, de la documentation, des politiques et des procédures en vigueur dans le système des RH de l’organisation. Un audit RH efficace permet d’identifier les besoins d’amélioration et de renforcement de la fonction RH.

Comment auditer le processus ressources humaines ?

Audit des ressources humaines (RH) : Signification, objectifs, portée, processus et avantages

Tout ce que vous devez savoir sur l’audit des ressources humaines. Un audit aide une organisation à évaluer sa situation actuelle. Il aide à estimer ce qui doit être réalisé pour améliorer la fonction RH.

Le processus implique un examen systématique de tous les aspects de la fonction RH, généralement à l’aide d’une liste de contrôle, afin de s’assurer que les règlements et les politiques de l’entreprise sont respectés.

L’objectif est d’apprendre au cours du processus ou de découvrir, mais pas de tester. Le principe de base est qu’il est toujours possible de s’améliorer.

Un processus d’audit du DRH apportera certains avantages à l’organisation, tels que la mise en relation de la stratégie RH, la réingénierie des systèmes et des processus, et l’amélioration de la compétence et de l’efficacité fonctionnelle des systèmes RH.

Audit des ressources humaines – Processus

1. Détermination de la portée et du type d’audit :

Les RH étant un domaine très vaste, l’entreprise peut soit choisir de procéder à un examen complet de toutes les fonctions RH, soit décider d’examiner quelques domaines spécifiques qu’elle juge nécessaires. Par exemple, une entreprise peut choisir de n’examiner que les politiques et procédures liées au recrutement, à la sélection et aux politiques d’orientation.

2. Détermination de la méthode de vérification :

Les audits RH sont généralement réalisés à l’aide d’un questionnaire qui permet d’obtenir des informations sur les domaines RH concernés. L’audit peut également être réalisé en interrogeant les managers et les employés du département RH afin d’analyser dans quelle mesure ils ont compris les politiques de l’entreprise et l’efficacité de leur mise en œuvre. Lorsqu’on utilise un questionnaire, il faut veiller à le concevoir de manière à obtenir toutes les informations nécessaires concernant les domaines à auditer.

3. La collecte des données :

Cette étape comprend le processus réel de collecte de données sur l’organisation et ses pratiques RH. Les informations sont recueillies à l’aide du questionnaire et en interrogeant le personnel RH concerné sur les procédures et politiques RH utilisées dans l’entreprise.

4. Définir les normes :

Pour évaluer l’efficacité des fonctions RH, les informations recueillies doivent être comparées à certaines normes prédéterminées. Ces normes doivent être préétablies et tout niveau acceptable d’écart doit être clairement spécifié. La comparaison des résultats réels avec les normes donnera une idée de l’efficacité avec laquelle les fonctions RH sont exécutées.

5. Retour d’information sur les résultats :

Après avoir collecté les informations et comparé les résultats, l’équipe d’audit résume les conclusions et fournit un retour d’information au personnel RH de l’entreprise et à la direction sous la forme d’un rapport d’audit.

Les résultats de l’audit doivent être discutés avec les employés du département RH afin qu’ils soient informés de l’état actuel des fonctions RH dans l’entreprise. La discussion avec les employés permettra également de trouver de nouvelles idées pour améliorer les politiques et les procédures à l’avenir.

6. Développer des plans d’action :

Une fois les résultats de l’audit connus, ces informations doivent être utilisées pour améliorer le fonctionnement du département RH. Les conclusions de l’audit doivent être classées par ordre d’importance : élevée, moyenne et faible. L’organisation doit examiner les points faibles révélés par l’audit et trouver des moyens de les surmonter. La réalisation d’un audit RH ne servirait à rien si aucune action n’était entreprise.