Communication certification iso 9001 – Exemples

La communication est vitale pour le système de management de la qualité et pour s’assurer que cette norme est mise en œuvre correctement. Elle requiert une bonne préparation et un suivi des processus de communication pour s’assurer que toutes les informations sont transmises aux clients et aux parties prenantes et que leurs désirs sont respectés.

Dans cet article, je vais expliquer pourquoi la communication et un plan de communication certification iso 9001 est essentielle pour la norme ISO 9001 et comment les organisations peuvent s’assurer d’une communication proactive et efficace.

Quelles sont les exigences de communication de l’ISO 9001 : 2015 ?

Le Référentiel ISO 9001 : 2015 exige des organisations qu’elles établissent des moyens clairs de communication entre les fonctions organisationnelles et leurs parties prenantes concernant les activités pertinentes, y compris le maintien de la conformité.

Les organisations doivent également définir des procédures pour garantir l’enregistrement, l’analyse et la revue des processus requis par la norme et communiquer ces informations à toutes les parties intéressées.

Télécharger : Procédure de communication interne et externe iso 9001 pdf

Comment se déroule une certification iso 9001 ?

Le processus de certification ISO 9001 est complexe et peut souvent s’avérer déroutant pour les nouveaux arrivants. Il est important de comprendre le processus de certification ISO 9001 afin de garantir que toutes les exigences soient respectées et que la certification soit délivrée.

Le processus de certification ISO 9001 commence par une analyse de l’organisation et de ses besoins. Une fois que cette étape est achevée, l’organisation doit mettre en place un système de management de la qualité basé sur les normes ISO 9001.

Une fois ce système en place, l’organisation peut demander une certification ISO. La certification exige une vérification approfondie du système de management afin d’en vérifier la conformité et de déterminer si l’organisation satisfait aux exigences ISO.

Une fois le processus de certification achevé, l’organisation recevra sa certification ISO. Cette certification est nécessaire pour être en mesure de fournir des produits ou des services standardisés et de qualité à ses clients.

Les étapes de la certification ISO 9001 – L’essentiels

Quels sont les grands principes à appliquer pour réussir sa certification iso 9001 ?

La certification ISO 9001 exige la mise en place d’un système de gestion globale basé sur huit grands principes, qui sont :

La responsabilité du management ; La politique et le leadership à l’égard des objectifs qualité ; Une approche axée sur le client et satisfaction des exigences ; Une approche processus pour atteindre les résultats voulus ; Prise en compte de l’amélioration continue ; Approche basée sur les faits pour prendre des décisions. L’implication et la formation du personnel ; Et une gestion des fournisseurs efficace.

Que dit le Chapitre 7.4 communication de la norme iso 9001

La section 7 de l’ISO 9001: 2015 contient les nouvelles exigences relatives à la communication. Celles-ci définissent clairement les canaux de communication et fournissent des directives sur le type d’informations à communiquer ainsi que sur la manière dont cela doit être fait.

L’organisation doit déterminer les communications internes et externes pertinentes pour le système de
gestion de qualité comprenant :

  • a) sur ce qu’elle communiquera ;
  • b) quand à communiquer ;
  • c) avec qui communiquer ;
  • d) Comment faire pour communiquer

Question iso 9001 d’audit concernant la comunication de la certifictaion qualité

Comment déterminez-vous les communications internes et externes pertinentes à la SMQ ?
Comment déterminez-vous :
Ce qui est communiqué ?
Quand communiquer ?
Avec qui communiquer ?
Comment communiquer ?

La communication Pendant le projet certification iso 9001

La réussite d’un projet dépend de la motivation de chacun des acteurs et d’un niveau d’information satisfaisant pour chacune des parties prenantes. C’est pourquoi la communication joue un rôle important. Ses destinataires, son contenu et sa fréquence doivent être soigneusement choisis.

Dans le cadre du projet certification, la communication sera principalement à usage interne de l’entreprise. Toutefois, la direction commerciale pourra informer les clients, qui en font la demande, sur le niveau d’avancement du projet et sur la date cible à laquelle le certificat devrait être obtenu.

Il est important que les entreprises s’assurent que leurs procédures sont à jour et respectent les normes ISO. Elles peuvent également prendre des mesures afin d’identifier et d’éliminer les risques potentiels.

Les procédures doivent être documentées de manière exhaustive pour assurer leur intégrité et leur conformité. Formation des employés. Une autre étape importante pour réussir la certification ISO est de former le personnel aux bonnes pratiques.

Les employés doivent être informés des exigences et des processus spécifiques à la certification ISO. La formation peut prendre la forme d’ateliers, de manuels et de vidéos explicatives. Les employés doivent être encouragés à participer activement aux sessions de formation et à contribuer à la mise en œuvre et à l’amélioration des pratiques et des processus d’entreprise.

Exemples de communication interne

  • Réunion sensibilisation au projet (objectifs, étapes, planning).
  • Formation aux principes de la qualité.
  • Diffusion au personnel d’une feuille d’information (News) sur le projet qualité.
  • Page d’information du projet sur l’Intranet de l’entreprise.
  • Dans l’Intranet :
    • créer un répertoire avec le contenu du SMQ ;
    • créer un répertoire avec les modèles de documents (plans type) ;
    • définir l’arborescence pour stocker les enregistrements qualité.

La communication Après le projet certification

Lorsque le certificat sera obtenu, l’entreprise pourra bien sûr en informer son personnel, au moyen, par exemple, d’une manifestation de remise officielle du certificat, mais surtout, le faire savoir à ses clients et prospects en utilisant la marque et le logo de certification, dans le respect des règles d’utilisation
qui lui ont été données par l’organisme de certification.

Exemples de communication externe

Communication de la politique qualité, qui doit :

  • a) être disponible et tenue à jour sous la forme d’une information documentée;
  • b) être communiquée, comprise et appliquée au sein de l’organisme;
  • c) être mise à la disposition des parties intéressées pertinentes, le cas échéant.

Marque et logo de certification :

  • sur la documentation commerciale (respect des règles de marques selon les directives de l’organisme de certification) ;
  • sur supports (bon de commande, facture…) ;
  • lors des salons et des expositions ;
  • sur le site Web de l’entreprise.

Stratégie de communication efficace pour une certification ISO

La stratégie de communication efficace pour la certification ISO est un élément essentiel pour promouvoir et gérer la certification ISO 9001.

Une bonne stratégie de communication certification iso 9001 assurera que le processus d’obtention est réalisé de manière professionnelle et à temps. Il est important de fournir des informations précises et pertinentes à vos clients existants et potentiels, ainsi qu’à votre personnel.

Bien qu’il y ait plusieurs façons d’aborder la communication certification ISO 9001, il est essentiel d’utiliser un contenu pertinent et précis pour transmettre les bonnes informations. La première étape d’une stratégie de communication efficace de la certification ISO 9001 consiste à créer une campagne de communication claire et précise. 

Vous devez inclure des informations pertinentes telles que les avantages de la certification, de quelles façons elle peut aider votre entreprise à améliorer ses performances et les étapes à suivre pour obtenir la certification. Une fois la campagne de communication créée, vous devez la communiquer à vos clients existants et potentiels par le biais des médias sociaux, des sites Web et des articles de presse.

Il est également important d’inclure des informations sur la certification à vos clients, y compris les mises à jour sur le processus et les dernières nouveautés.

Comment faire un plan de communication qualité ?

Le plan de communication certification iso 9001 est un outil qui permet de structurer la démarche qualité en transmettant des informations aux différents acteurs de l’entreprise selon un calendrier préétabli.

L’information régulière est un moyen de contribuer à maintenir l’intérêt de chacun pour les actions dans lesquelles il s’est engagé.

Étapes pour réussir un plan de communication certification iso 9001 :

  1. Construire le plan de communication à partir d’un modèle vierge qui va aider à définir qui communique quoi, à qui, sous quelle forme et quand.
  2. Lister tous les éléments de chaque colonne par créativité : quelles sont toutes les données à communiquer ? Qui peut/doit communiquer ? Quelles sont toutes les manières possibles ?
  3. La somme des éléments de chaque colonne constitue le plan de communication.
  4. Appliquer le plan. Évaluer l’efficacité de la communication lors des audits internes, ou ponctuellement par des quizz administrés lors des réunions ou sur intranet.

Méthodologie et conseils

Le plan de communication est élaboré en s’efforçant d’impliquer les managers et d’alterner les modes de communication (intranet, réunions, affichage, journal interne, vidéos…).

L’idéal est de transmettre une information chaque trimestre : objectifs, résultats, incidents, réussites,
événements (audits, nouveaux produits…). Évoquer aussi le contexte, les clients, leurs attentes et les concurrents.

Le fait de se demander à qui est destinée l’information oblige à s’engager dans une communication ciblée. Il n’est pas toujours bon de communiquer la même information à tout le monde…

Les modes de communication sont à adapter aux interlocuteurs, aussi bien les mots que les façons de s’exprimer : on ne communique pas de la même façon à un comité de direction et au personnel d’un atelier de production.

Les clients, la concurrence, le marché les produits, font partie aussi deséléments à partager.

exemple plan de communication iso 9001 version 2015

Ce tableau récapitule l’ensemble des actions qui rendent visible la démarche qualité de l’entreprise et mettent en évidence leur cohérence.

Il permet de vérifier que les animations sont bien équilibrées tout au long de l’année, sont variées et touchent tous les domaines visés.

Il constitue à la fois une validation de l’ensemble et une référence pour mener ces actions.

Quel est l’objectif d’un plan de communication qualié ?

Le plan de communication prévoit les actions de communication à mener pour informer, sensibiliser, rendre des comptes, alerter, motiver… Il combine les messages, les formes de communication, les intervenants tout au long de l’année.

La communication est essentielle pour permettre à chacun de comprendre et suivre le projet. Sans communication, la démarche s’essouffle.

C’est au début du projet qualité qu’est établi le plan de communication qui complète le plan d’action. Ensuite, chaque année, le responsable qualité l’établit pour structurer ses actions de communication.

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