L’audit à blanc examen de la conformité d’un système qualité à base d’interviews

Par interviews, analyse de documents, observations terrain, les auditeurs constatent en quoi le système qualité de l’entreprise répond ou non aux exigences d’un référentiel qualité. La norme ISO 9001, ou autre référentiel, sert donc de base à l’analyse : l’auditeur vérifie qu’il existe des preuves de la pratique. Cette étude factuelle permet de construire le plan d’action.

Définition de l’audit à blanc

L’audit à blanc ou un Pré-audit est une étape clé dans le processus d’évaluation de la conformité d’un système qualité par rapport à un référentiel précis. C’est une sorte de répétition générale avant un audit de certification. Il a notamment pour objectif d’identifier les potentiels écarts et non-conformités du système qualité en place par rapport au référentiel. C’est l’étape finale dans la mise en place de votre système de management.

Cette démarche d’évaluation permet d’anticiper d’éventuelles difficultés lors de l’audit de certification et de mettre en place des actions correctives. Elle implique généralement des interviews, l’analyse de documents et des observations sur le terrain.

L’audit à blanc peut concerner différents types d’entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Il s’adresse généralement à une entreprise ayant entamé une démarche de certification ou de labellisation. Cela peut concerner une certification d’un système de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001,…) ou bien une certification d’un produit/procédé/service (IFS, BRC, Qualiopi,…).

Il est crucial de bien comprendre l’audit à blanc, ses enjeux et sa mise en œuvre pour optimiser la préparation à l’audit de certification et maximiser les chances de succès.

Quand faire un audit à Blanc ?

Vient généralement en amont d’une demande de certification et se propose de regarder si toutes les exigences du référentiel sont mises en œuvre et appliquées.

Objectifs : Pourquoi faire un audit à Blanc ?

L’audit à blanc c’est un exercice qui vous permet de mesurer objectivement les écarts entre l’existant et les exigences d’un référentiel choisi.

Cet outil peut être mis en œuvre en début de démarche de certification ISO 9001 (ou autre référentiel qualité). Il est aussi très utile pour mesurer la conformité du système qualité de ses fournisseurs. Dans ce cas, l’entreprise choisit le référentiel qu’elle va imposer à ses fournisseurs.

Quels sont les différents types d’audits systèmes management qualité Sécurité Environnement QSE ?

L’audit à blanc peut se décliner en plusieurs types en fonction du domaine d’application et des exigences spécifiques auxquelles l’entreprise cherche à se conformer.

• Audit à blanc pour la qualité : Il est réalisé pour évaluer la conformité du système qualité d’une entreprise par rapport à un référentiel spécifique, comme la norme ISO 9001.
• Audit à blanc pour le système qualité environnemental (QSE) : Cet audit vise à évaluer la conformité du système de gestion environnementale d’une entreprise avec les exigences d’un référentiel tel que l’ISO 14001.

Ces différents types d’audits à blanc permettent à l’entreprise de se préparer efficacement à l’audit de certification, en identifiant et en corrigeant les écarts par rapport au référentiel choisi.

Audit à blanc iso 27001 pour la sécurité l’informatique

Cet audit concerne les systèmes informatiques de l’entreprise. Il peut être effectué en préparation d’une certification ISO 27001, par exemple, et permet d’identifier les vulnérabilités potentielles en termes de sécurité de l’information.

Comment réaliser un audit à blanc ?

Il est réalisé dans les mêmes conditions qu’un audit de certification, généralement avec un auditeur externe à l’organisation (ce type audit appelé audit tierce partie): pour bien réaliser l’audit à blanc suivez les étapes suivantes :

1. Bien définir le périmètre de l’audit.
2. Rassembler et analyser les documents (procédures, manuel qualité, plan de surveillance).
3. Recueillir d’autres éléments factuels par des interviews sur le terrain.
4. Restituer les conclusions de l’audit lors d’une réunion de clôture : • Quelles sont les exigences prises en compte dans l’entreprise ? • Quelles sont celles qui sont appliquées mais de manière non formalisée et/ou non systématique ? • Quelles sont les exigences non respectées ?
5. Rédiger un rapport.
6. Obtenir des audités un plan d’action pour assurer la mise en conformité par rapport au référentiel visé.

Diagramme d’un audit à Blanc :

• 1 – Déclencheur : lorsque le SMQ est en place et fonctionne.
• 2- Finalité du processus : le système de management de la qualité est opérationnel. Avant de demander à l’organisme de certification accrédité d’effectuer l’audit de certification, l’audit à blanc constitue une répétition générale avant l’examen final. L’entreprise, son système de management de la qualité et son personnel sont soumis aux mêmes conditions afin de détecter les faiblesses qui perdurent.
• 3 – Pilote du processus : le chef du projet certification.
• 4 – Liste des principales tâches :
  • décision de faire un audit à blanc ;
  • choix d’un auditeur indépendant (de préférence certifié, par exemple, IRCA ou ICA) ;
  • planification de l’audit et des interviews ;
  • interviews des acteurs ;
  • identification des non-conformités par rapport au référentiel ;
  • formalisation des non-conformités détectées (fiches) ;
  • rédaction du rapport d’audit à blanc.
• 5 – Livrable(s) :
  • rapport d’audit à blanc ;
  • fiches de non-conformité.
• 6 – Indicateur(s) : nombre de non-conformités par niveau de gravité.

Méthodologie et conseils

L’audit est un examen méthodique et indépendant. Il s’agit de vérifier, à partir de preuves, la conformité du système qualité au référentiel choisi.

Chaque exigence de la norme choisie est analysée au travers d’interviews et d’analyses de documents pour vérifier qu’il existe, au sein de l’entreprise, des éléments factuels permettant de constater la prise en compte et le respect de cette exigence.

L’auditeur recherche, tout au long de sa visite, à répondre à des questions fermées (questions auxquelles on répond par oui ou non) :

• L’entreprise a-t-elle prévu les moyens pour respecter cette exigence ?

• Cette exigence est-elle respectée systématiquement ? de manière efficace ?

Même si l’audit est souvent considéré comme un contrôle, il est avant tout un moment d’échange et de dialogue avec les audités. C’est dans ce cadre que l’auditeur pose aux personnes interviewées des questions ouvertes, par exemple : « Comment sélectionnez-vous vos fournisseurs ? De quelle manière traitez-vous les réclamations clients ? ».

L’auditeur se doit d’être formé, indépendant du périmètre audité et réalise son analyse en toute impartialité. Le rapport rédigé en fin d’audit reprend les points forts et les écarts constatés par rapport aux exigences du référentiel, argumentés d’éléments factuels.

Audit pour la certification QSE

L’organisme qui décide de conduire un projet de certification entame une démarche importante, souvent accompagné par un consultant.

Ce processus prend du temps, il peut être long (souvent on parle d’une année, voire plus en fonction de la taille de l’organisme).
Des audits sont prévus en cours de route :

1- Un audit interne, effectué avec des auditeurs internes ou externes, peut être initié dès que le système de management commence à être bien défini et se déploie en partie au sein de l’organisme. Cet audit peut être aussi à vocation pédagogique. Il accompagne le déploiement du processus de certification.

2 – Un audit à blanc peut aussi être effectué, cette fois-ci plus tard, lorsque le système est proche de sa maturité. C’est l’audit qui va permettre d’identifier s’il reste des actions indispensables à effectuer pour pouvoir demander la certification. Le consultant peut conduire cet audit.

3 – Enfin, il y a l’audit dit « de certification » ; il est effectué par des auditeurs mandatés par l’organisme certificateur. C’est lui qui va permettre de prononcer la certification. À ce niveau, aucune « non-conformité » par rapport aux exigences normatives ne doit être détectée.

L’audit de certification ISO 9001

L’audit de certification ISO 9001 est une évaluation systématique, indépendante et documentée qui vérifie la conformité du système de management de la qualité (SMQ) avec les exigences de la norme ISO 9001. Cet audit est généralement effectué par un organisme de certification tiers et implique des entretiens, des observations de terrain et une analyse de documents.

Le but de cet audit est d’évaluer :

• La conformité du SMQ avec les critères de la norme ISO 9001.
• L’efficacité du SMQ pour assurer la satisfaction client et l’amélioration continue.
• Les opportunités d’amélioration du SMQ.

L’audit de certification ISO 9001 se déroule comme suit :

Avant l’audit

• Clarifier le but et le périmètre de l’audit.
• Convenir des dates, heures et champ d’audit avec les audités.
• Prendre connaissance des documents décrivant les activités à auditer.
• Préparer le questionnaire d’audit à partir du référentiel choisi (check-list des points à vérifier).
• Inclure les questions relatives à l’efficacité des activités auditées : objectifs, résultats, analyses faites, actions décidées et engagées en conséquence, leadership des managers et implication du personnel, prise en compte de la relation clients/fournisseurs internes et fonctionnement des interfaces…
• Établir son programme de visite d’audit.

Pendant l’audit

• Au démarrage, réexpliquer systématiquement les enjeux et les règles : aider à faire progresser les pratiques et les résultats, jouer la transparence et la confiance entre audités et auditeurs.
• Suivre une logique qui va du général au détail dans le déroulement de l’audit.
• Prendre des exemples, demander systématiquement à consulter les preuves.
• Poser des questions ouvertes.
• Laisser s’exprimer les audités, écouter, reformuler.
• Ne pas porter de jugement.
• Recouper les informations fournies autant que cela est possible.
• Prendre des notes précises en cas d’écart constaté. Un écart doit pouvoir s’exprimer en trois volets : exigence à respecter ? Défaillance par rapport à cette exigence ? Preuve(s) de la défaillance ?

Après l’audit

• Formaliser le compte rendu d’audit et le transmettre aux responsables des activités auditées dans un délai très court (pas plus de 5 jours).
• Demander aux responsables des activités auditées de décider des actions qu’ils jugent pertinentes de mener et de les formaliser dans un plan d’action.
• Assurer un suivi « rapproché » de la bonne mise en œuvre des actions décidées et de leur efficacité selon les délais de réalisation fixés pour chaque action.

Si l’audit est réussi, l’entreprise reçoit son certificat ISO 9001, attestant de la conformité de son SMQ avec la norme.

L’audit est un moment privilégié pour les audités qui ont l’occasion d’avoir un interlocuteur à leur écoute, afin de prendre du recul par rapport à leur travail et à leurs résultats qualité. Il doit permettre, au delà des éventuels dysfonctionnements, de faire émerger des axes de progrès potentiels.

Exemple : Cas type de mission d’audit

Pour réaliser objectivement son examen, l’auditeur consacre le temps nécessaire à la phase de préparation. En effet, une préparation insuffisante entraîne systématiquement un manque de pertinence dans l’observation et l’analyse des faits. La norme ISO 19011 donne des indications complémentaires très utiles sur les critères de qualification des auditeurs.