Comment mettre en place l’approche processus dans un SME ?

Le management par les processus est conçu pour s’appliquer à tout type d’entreprise, quel que soit le secteur d’activité et le degré de complexité de l’organisation. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place cette approche et comment la rendre efficace dans votre SME.

Pourquoi l’approche processus dans un SME ?

L’approche processus est une méthode qui permet d’optimiser la performance de l’entreprise par la maîtrise de ses processus. Elle repose sur l’apprentissage, l’expérimentation et l’amélioration continue, dans un objectif de réduction des coûts. L’approche processus permet à un organisme de planifier ses processus et leurs interactions.

Les entreprises avant-gardistes ont depuis longtemps adopté le concept de l’adoption d’un système de management environnementale (SME) comme moyen de favoriser la durabilité, de promouvoir la conformité réglementaire et d’encourager l’amélioration continue. La norme internationale ISO 14001 est le cadre le plus largement reconnu pour l’établissement d’un SME. Ses principaux éléments sont les suivants :

• Développer une politique environnementale ;
• Identifier les aspects environnementaux ;
• Définir les obligations de conformité applicables ;
• Fixer des objectifs environnementaux ;
• Maîtriser les impacts significatifs ;
• Planifier les situations d’urgence ; et
• Suivi/mesure des performances.

Bien qu’il existe de nombreux autres éléments d’un SME conforme à la norme ISO 14001, ils sont tous centrés sur le principe PLAN-DO-CHECK-ACT. Publiée à l’origine en 1996, la norme a été mise à jour le plus récemment en 2015. Les organisations disposant d’un SME certifié conforme à la norme ISO 14001 doivent mettre à niveau leur système avant le 15 septembre 2018.

La version 2015 a apporté avec elle un certain nombre de nouvelles exigences, ainsi qu’une réorganisation complète de la structure. Les changements nécessaires pour se conformer à la nouvelle norme sont l’occasion pour les organisations de repenser fondamentalement leur approche des SME. Plus précisément, il convient d’envisager l' »approche processus ».

Historiquement, les organisations ont structuré leurs SME de manière à s’aligner sur les éléments ou les clauses de la norme ISO 14001. En d’autres termes, chaque section ou exigence de la norme s’accompagnait d’une procédure correspondante décrivant comment l’entreprise prévoyait d’accomplir cet élément. Ces procédures étaient souvent compilées dans un manuel volumineux qui définissait le SME. Bien que généralement complets et détaillés, ces manuels n’étaient souvent compris que par une poignée de personnes.

Il était fréquent que le responsable du SME ou un rôle similaire connaisse bien le système, mais la compréhension dans le reste de l’organisation était au mieux incohérente. Une stratégie différente était nécessaire pour soutenir l’objectif d’amélioration continue.

Depuis le début des années 2000, les systèmes de management de la qualité (SMQ) adoptés dans l’industrie automobile ont adopté ce que l’on appelle « l’approche processus ». Plutôt que de structurer le système de gestion pour qu’il reflète simplement chaque clause de la norme, l’approche processus s’aligne plus étroitement sur la manière dont une entreprise exerce ses activités. Bien que des procédures écrites soient encore nécessaires dans de nombreux cas, elles ne constituent pas le cœur du système.

Les versions récentes des normes internationales pour le management de la qualité, notamment la norme ISO 9001:2015, indiquent explicitement aux entités souhaitant obtenir une certification qu’elles doivent utiliser l’approche processus. Bien que la norme ISO 14001:2015 ne contienne pas de mandat parallèle, on peut trouver de nombreux indices qui pourraient être interprétés comme suggérant fortement qu’une stratégie d’approche processus devrait être utilisée ou au moins reconnue. Le plus évident est probablement le remplacement du terme « procédure » par le terme « processus » dans toute la norme.

Qu’est-ce qu’un SME ?

Un SME est une méthode structurée et organisée pour contrôler et réduire l’impact environnemental de vos activités, quelles qu’elles soient. de vos activités, qu’elles soient. Un SME est un :

• Outil pratique – Pour aider les organisations à comprendre et à gérer leurs impacts sur l’environnement
• Cadre – Pour améliorer continuellement les performances environnementales (gérer les impacts négatifs et aider à accroître l’efficacité des ressources)
• Processus – Par le biais duquel les organisations peuvent s’engager auprès de leurs employés, clients et autres parties prenantes (améliorer la réputation… aider à démontrer la conformité aux exigences de la chaîne d’approvisionnement).

Mise en œuvre de l’approche processus

Comment s’y prendre pour mettre en œuvre l’approche processus dans un système de management environnemental ? Les étapes clés comprennent : l’identification des processus, la définition des exigences du SME pour chaque processus et la mise en œuvre des exigences du SME pour chaque processus.

Identifier les processus

Quelles sont les étapes de haut niveau nécessaires à une organisation pour réaliser un produit ou un service ? Elles correspondent souvent à des départements ou des fonctions bien compris au sein d’une entreprise. Les processus principaux sont généralement identifiés comme ayant des entrées et des sorties qui se connectent à d’autres processus en amont ou en aval. Par exemple, Ventes -> Achats-> Réception -> Production -> Expédition peuvent être des processus principaux communs à la plupart des entreprises.

Pour accomplir efficacement ces processus principaux, une organisation aura probablement besoin d’un certain nombre de processus de soutien. Ceux-ci ne se déroulent pas nécessairement de manière séquentielle, mais peuvent être mis en œuvre n’importe où. Par exemple, l’ingénierie, la maintenance, les ressources humaines, le contrôle de la qualité, l’environnement, la santé et la sécurité, etc.

Enfin, les processus de gestion fournissent les outils qui aident les processus principaux et de soutien à fonctionner efficacement. Ces « outils » sont généralement la formation, le contrôle des documents et des dossiers, l’audit interne, les actions correctives et préventives et la revue de direction. Un organigramme de l’installation est souvent un moyen précieux de communiquer les processus identifiés et leur interaction.

3 types de processus

Processus de réalisation:

contribuent directement à la réalisation du produit, de la détection du besoin du client à sa satisfaction (traitement des demandes, prestations de service…)

Processus de support

Contribuent au bon déroulement des processus de réalisation en leur apportant les ressources nécessaires (ressources humaines, ressources financières, moyens matériels)

Processus de pilotage (direction)

Contribuent à la détermination de la politique et au déploiement des objectifs dans l’organisme. (élaboration de la stratégie de l’organisme, management de la qualité, communication interne et mobilisation du personnel)

Définition des exigences du SME pour chaque processus

Une fois que les processus employés par l’organisation sont compris, chacun d’entre eux peut être cartographié pour identifier les exigences applicables du SME. Dans le cadre d’un SME, les exigences clés à identifier pour chaque processus peuvent inclure :

• Aspects/impacts environnementaux (intrants et extrants) ;
• Obligations de conformité ;
• Propriétaires de processus et autres rôles et responsabilités ;
• Exigences de formation ;
• Instructions/procédures de travail applicables ;
• Surveillance/mesure, y compris les enregistrements associés ; et
• Les responsabilités pour atteindre les objectifs définis.

Des outils tels que le diagramme en tortue (voir figure 1) sont utilisés depuis longtemps dans les cercles de qualité automobile pour définir les exigences du système de gestion pour chaque processus. Une sorte de documentation visuelle de chaque processus défini du SME est généralement utile pour communiquer avec le personnel concerné.

Comment déployer un processus ? Mettre en œuvre les exigences du SME

Pour chaque processus : Lors de l’élaboration de chaque processus défini, il est recommandé d’identifier un « propriétaire ». Il s’agit généralement d’un responsable ou d’un superviseur du secteur qui est suffisamment compétent pour comprendre les exigences du SME et qui a l’autorité nécessaire pour soutenir la réalisation de ces exigences dans son secteur. Idéalement, ce propriétaire devrait même participer à l’élaboration de la cartographie des processus.

Une formation serait ensuite dispensée aux propriétaires et aux autres personnes travaillant dans le processus pour les informer des attentes et des obligations du SME qui ont une incidence sur leur travail. Enfin, des audits internes sont réalisés par rapport aux exigences du SME dans chaque processus pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre des procédures internes et des exigences de la norme ISO 14001 dans chaque processus.

Quelles sont les avantages pour la société de mettre en place un management sous l’approche processus ?

Il est vrai que la transition d’un SME vers l’approche processus implique un certain travail. On peut se demander quels en sont les avantages. La valeur ou les avantages perçus varient d’une organisation à l’autre, mais en général, vous pouvez vous attendre à bénéficier des éléments suivants si le processus est correctement réalisé :

1. Les exigences du SME sont identifiées de manière sélective pour chaque processus. Historiquement, il était difficile pour les personnes travaillant dans un domaine donné de comprendre quelles parties du SME s’appliquaient à elles. L’utilisation de l’approche par processus définit clairement ce qui est attendu dans chaque domaine.
2. Responsabilité décentralisée du SME. L’une des faiblesses courantes des systèmes de management environnemental est que toutes les activités et les connaissances passent par le responsable du SME. En désignant et en responsabilisant les propriétaires de processus, les connaissances et la responsabilité du SME sont confiées aux personnes les plus familières et les plus régulièrement impliquées dans le processus.
3. Une implication plus large. En identifiant les processus employés par l’ensemble de l’organisation, les « nouveaux » secteurs d’activité d’une entreprise sont intrinsèquement intégrés au SME. Les exigences du SME pour des fonctions plus administratives, telles que la conception, les ventes et les achats, sont désormais prises en compte. Par coïncidence, cela permet également de satisfaire aux nouvelles exigences de la norme ISO 14001:2015 concernant la prise en compte du cycle de vie.
4. Les audits internes sont plus efficaces. Plutôt que d’essayer d’auditer une procédure ou un élément donné à l’échelle du site, l’adoption de l’approche processus aboutit à l’audit d’un domaine spécifique par rapport à toutes les exigences ISO applicables.
5. Alignement avec d’autres systèmes de management. Les organismes qui sont certifiés selon les versions actuelles des normes de systèmes de management de la qualité devraient déjà avoir intégré les concepts de l’approche processus. Cela peut offrir de nouvelles possibilités d’intégrer le management environnemental dans les processus opérationnels existants.

L’approche processus dans un système de management de la qualité selon la norme iso 9001

L’approche processus s’appuie sur une identification systématique et un management des processus et de leurs interactions de manière à obtenir les résultats prévus conformément à la politique qualité et à l’orientation stratégique de l’organisme. Le management des processus et du système dans son ensemble peut être réalisé en appliquant le cycle PDCA, en lui intégrant globalement une approche s’appuyant sur les risques (voir 0.3.3) visant à tirer profit des opportunités et à prévenir et limiter les résultats indésirables.

L’application de l’approche processus dans le cadre d’un système de management de la qualité permet :

a) la compréhension et la satisfaction en permanence des exigences;
b) la prise en compte des processus en termes de valeur ajoutée;
c) l’obtention d’une performance effective des processus;
d) l’amélioration des processus sur la base d’une évaluation de données et d’informations.

Conclusion

Bien que cela ne soit pas explicitement requis, les organisations qui se mettent à niveau vers la norme ISO 14001:2015 devraient considérer les avantages d’adopter l’approche processus dans leurs systèmes de management environnemental. Compte tenu de la tendance générale des systèmes de management au cours des 15 dernières années, on peut facilement envisager un avenir où la mise en œuvre de la norme ISO 14001 exigera un système basé sur les processus.