Un des 7 « nouveaux outils » ou « outils du management de la qualité ». Mis au point au Japon en complément des outils de base de la qualité. Découvrez comment le diagramme d’affinités peut vous aider à organiser vos idées !
L’outil pour la créativité en équipe – Définition
Le diagramme d’affinités (ou méthode KJ de Kawakita Jiro) est une méthode utile pour rassembler activement les idées d’un groupe et atteindre un consensus.
Il s’agit d’un outil de résolution de problèmes qui peut être utilisé dans des contextes variés, tels que l’analyse fonctionnelle, l’analyse des défaillances et la résolution de problèmes généraux. Il s’agit d’une méthode descriptive qui permet d’organiser et de classer les idées et les informations relatives à une question ou à un sujet spécifique.
Cet outil permet aux collaborateurs de découvrir et de partager leurs perspectives créatives. Malgré sa facilité de mise en place, il convient de bien respecter la procédure à chaque étape.
Quel est le but d’un diagramme d’affinités ou Méthode KJ ?
Il existe plusieurs méthodes basées sur un diagramme des affinités. La méthode KJ (mise au point par l’anthropologue Jiro Kawakita dans les années 1950) est particulièrement bien adaptée à la clarification des situations complexes et confuses par un groupe de travail.
Partant d’un thème de réflexion, elle permet à un groupe de travail d’identifier les priorités en termes de problèmes à traiter ou d’opportunités d’amélioration. C’est une technique utilisée pour faire appel à l’intuition et à la créativité dans le cadre de la résolution de problèmes.
Le thème est en général prédéterminé et porte sur un sujet important pour le secteur concerné : problèmes dans un secteur de l’entreprise, dysfonctionnements récurrents, recherche d’opportunités d’améliorations, lancement d’un projet, etc.
C’est une méthode de management qui est bien adaptée à des situations relevant de données « sémantiques » par opposition aux données « statistiques ». Elle se situe dans le P (To Plan) du PDCA.
Principe et objectif
Les informations se trouvant plus ou moins clairement dans les « têtes » de chacun des participants, vont se trouver structurées sur un papier et partagées par tous les membres du groupe. La prise de décision viendra naturellement.
Le KJ, du nom de son auteur Kawakito Jiro, est un outil de clarification des situations complexes et de perception des projets dans leur globalité.
Ce diagramme s’applique à la conduite intégrée d’un projet de développement industriel produit et procédé.
Comment faire un diagramme des affinités (ou KJ)
Pour créer un diagramme des affinités, vous devez commencer par réunir des membres du groupe et discuter d’un sujet précis.
De ces conversations, le groupe peut sortir des thèmes communs et des idées clés qui sont ensuite organisés sur une feuille en forme de matrice carrée avec chaque idée centrale placée dans une case spécifique.
Les membres du groupe traitent alors chaque thème et établissent des liens entre les différentes cases pour représenter leurs différents points de vue.
Une fois qu’un grand nombre d’informations ont été acquises, il est alors possible de construire un diagramme ou un KJ qui illustre comment la pensée globale est travaillée et développée pour atteindre une conclusion partagée.
Conditions de réussite :
Adopter les règles de travail en groupe du remue-méninges (un brainstorming) : pas de critiques, ni de jugement de valeur, expression spontanée et exhaustive.
Déroulement :
Tout diagramme d’affinités commence par la compréhension du problème à résoudre. Décomposez le problème en questions et commencez à découvrir les différents aspects qui seront pris en compte lors de la prise de décision.
Des questions telles que « quelles sont nos priorités? », « qu’avons-nous besoin de savoir? » ou encore quel est le meilleur résultat possible?
Ainsi, vous pourrez affiner votre plan pour prendre la bonne décision. Il comprend 9 phases et peut être représenté à l’aide de couleurs différentes pour mettre en évidence les différentes relations et liens entre les différents éléments.
Une fois que vous avez des questions claires, vous pouvez faire une liste de critères pour chaque question.
Cela permettra à votre diagramme d’affinités de fournir un autre niveau d’analyse. Il est important que ces critères soient pertinents pour votre sujet et qu’ils soient suffisamment larges et variés pour couvrir toutes les facettes du problème.
Phase 1 : Expression des observations sur un thème choisi
L’animateur écrit en haut et à gauche d’une grande feuille de papier le thème retenu. Les participants s’entretiennent d’une façon informelle sur le thème pendant quelques minutes. L’animateur distribue une vingtaine de fiches (< 24), des post-it par exemple, mais de taille assez grande.
Chaque membre écrit ses observations sur les fiches avec des phrases :
– une phrase par fiche ;
– des phrases de moins de 15 mots.
On y indique :
– des faits précis ;
– des expériences ;
– pas de généralités, ni d’opinions.
On positionne les fiches, au fur et à mesure, à gauche du papier.
Phase 2 – Appropriation
L’animateur lit l’énoncé de chaque fiche, son auteur l’explique et les participants modifient l’énoncé jusqu’à ce que sa signification soit devenue claire pour chacun.
Phase 3 – Regroupement
Les participants regroupent les fiches par deux ou trois catégories maximum, par affinité, en laissant sur le côté les « loups solitaires ».
Il est possible d’ajouter quelques fiches si cela paraît souhaitable par le groupe.
Phase 4 – Titrage de premier niveau
Les participants mettent un titre sur chaque groupe de fiches.
Les titres sont indiqués sous forme de phrases. À ce stade, les idées, opinions et autres sont les bienvenues. Il s’agit d’un premier niveau d’abstraction. Les fiches de chaque groupe sont provisoirement empilées.
Phase 5 – Regroupement de deuxième niveau
Les participants font un nouveau regroupement dit de deuxième niveau des groupes de niveau 1 et des loups solitaires.
Là encore les regroupements se font par ensembles de deux ou trois maximum.
Phase 6 – Titrage de deuxième niveau
Les participants définissent un titre pour chaque groupe de deuxième niveau. Les titres sont faits sous forme de phrases.
Il s’agit d’un deuxième niveau d’abstraction. Possibilité d’ajouter quelques fiches si cela paraît souhaitable.
Phase 7 – Détermination des relations
Les participants vont établir les relations entre les différents groupes (1er et 2e niveau) :
Pour simplifier la représentation, il faudra repositionner les groupes de niveau un et deux.
Phase 8 – Présentation définitive
Une présentation définitive est proposée en repositionnant les fiches et en dessinant des « courbes enveloppes » pour les niveaux un et deux.
Phase 9 – Détermination des priorités
Chaque participant vote pour les groupes de premiers niveaux et les loups solitaires. Il choisit trois groupes en leur affectant des pondérations 1, 2, 3. On écrit en haut et à droite du papier une phrase qui synthétise l’ensemble du travail. Il s’agit d’un troisième niveau d’abstraction.
Les choix sont faits et les décisions sont prises en fonction du résultat du vote :
– plans d’actions ;
– problèmes à traiter ;
– responsables ;
– moyens ;
– définition des ressources ;
– fixation des délais ;
– etc.
Une fois que vous avez des questions claires, vous pouvez faire une liste de critères pour chaque question. Cela permettra à votre diagramme d’affinités de fournir un autre niveau d’analyse. Il est important que ces critères soient pertinents pour votre sujet et qu’ils soient suffisamment larges et variés pour couvrir toutes les facettes du problème.
Une fois que vous avez identifié vos attributs, vous pouvez utiliser une grille de points ou un système de notation semblable pour évaluer la réponse aux questions par rapport à chaque critère spécifique.
Diagramme d’affinités Exemples / Qualité Iso 9001
L’exemple suivant est simplifié pour des raisons de présentation.
Question de départ :
Pourquoi notre projet de certification ISO 9001 ne progresse pas comme souhaité ?
Autre Exemple :
Question de départ :
Qu’est-ce qui fait que les incidents et les « événements indésirables » ne sont pas signalés à la direction
et/ou à la cellule de gestion des risques ?
