Les 8 fonctions dans l’entreprise

Chacune de ces fonctions a un rôle précis à jouer dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Découvrez notre dossier complet sur les différentes fonctions de l’entreprise.

Quel est l’intérêt des fonctions supports de l’entreprise ?

Les fonctions support de l’entreprise sont nombreuses et variées. Elles incluent la RH, achats, comptabilité, communication, R&D mais aussi logistique, juridique et systèmes d’information qui sont des fonctions supports créatrices de valeurs. Chacune de ces fonctions est cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise et son optimization.

Auparavant, il était courant de dire que les fonctions supports ne créaient pas de valeur ajoutée. Pourtant, elles apportent de la richesse.

Quelles sont les 6 fonctions dans l’entreprise selon fayol ?

Les fonctions relatives à des activités telles que la production, les achats, les ventes, la publicité, les finances et la comptabilité diffèrent d’une entreprise à l’autre.

Mais les fonctions de gestion sont communes à toutes les unités commerciales et aux organisations à but non lucratif.

Henri Fayol (1949), le fondateur de la théorie moderne de la gestion, a divisé toutes les activités des organisations en six groupes :

1. Technique : Les activités de production et de fabrication.
2. Les activités commerciales : Activités d’achat, de vente et d’échange.
3. Financières : Activités d’optimisation du capital.
4. Sécurité : Protection de l’intérêt mutuel des employés et des employeurs.
5. Comptabilité : Tenue de livres (enregistrement) des bénéfices, des coûts, des dettes, et préparation de rapports tels que les bilans.
6. Gestion : Planification, organisation, direction, coordination et contrôle.

Fayol fait la distinction entre les principes et les éléments de la gestion. Les principes sont les règles et les lignes directrices, tandis que les éléments sont les fonctions de la gestion.

Il a regroupé les éléments en cinq fonctions de gestion : planification, organisation, commandement, coordination et contrôle. Sa classification est largement acceptée.

Quelle est la différence entre la fonction et le service dans une entreprise ?

En tant que noms, la différence entre la fonction et le service est que la fonction est ce que quelque chose fait ou est utilisé pour, tandis que le service est un événement dans lequel une entité prend la responsabilité que quelque chose de souhaitable se passe au nom d’une autre entité ou le service peut être un arbre de service.

En tant que verbes, la différence entre fonction et service est que la fonction est d’avoir une fonction tandis que le service est de servir.

Les 8 principales et essentielle fonctions pour une bonne organisation de l’entreprise

Les fonctions d’une entreprise d’aujourd’hui

1. L’activité commerciale
2. L’approvisionnement et la production
3. Les finances de l’entreprise
4. La fonction de direction ou de management
5. La gestion des ressources humaines
6. La fonction achats
7. La fonction logistique
8. La gestion de la qualité.

L’activité commerciale

L’activité commerciale d’une entreprise repose sur le marketing qui se caractérise par l’ensemble des moyens dont disposent les entreprises en vue de créer, de conserver et de développer leurs marchés.

Elle repose d’une part, sur la connaissance du marché, d’autre part, sur la connaissance du consommateur et enfin sur la mise en œuvre du marchéage ou marketing-mix constitué de 4 variables :

• le produit,
• le prix,
• la communication
• et la distribution.

L’approvisionnement et la production

Nous voyons tout d’abord l’approvisionnement, puis la production.

L’approvisionnement définition

On va tout d’abord s’intéresser aux objectifs de la fonction approvisionnement. Toute entreprise cherche à réduire ses coûts afin d’améliorer sa rentabilité. La fonction approvisionnement doit participer à la diminution d’une part, des coûts d’achat de matières et de produit participant à la fabrication et d’autre part des coûts de stockage.

La réduction des coûts d’achat : passe tout d’abord par une très bonne connaissance du processus de production afin de déterminer précisément les besoins de l’entreprise (en matières et produits). Egalement, par une analyse quantitative et qualitative des approvisionnements.

En effet, la quantité des approvisionnements à commander doit être fonction du rythme de la production, des délais d’approvisionnement et du mode de gestion des stocks. La qualité des approvisionnements doit être définie en fonction de divers critères : normes techniques, réglementations (sécurité), exigence de la clientèle, etc.

Bien sûr, réduire les coûts d’achat repose également sur le choix des fournisseurs mais nous reviendrons sur ce point dans la partie 6 consacrée à la fonction achat qui a précisément ce rôle de sélection des fournisseurs.

La réduction des coûts de stockage : elle repose sur une bonne gestion  des stocks. La mesure des stocks peut être physique (inventaire des quantités) ou monétaire (inventaire en valeur). Elle permet de mesurer deux indicateurs utiles à la gestion des stocks :

• 1) le stocks moyen et
• 2) le taux de rotation des stocks.

(Stock moyen = Stock initial + Stock Final/2 Taux de rotation des stocks = Q/q – Q= consommation annuelle ; q=quantité commandée à chaque commande).

Enfin, il existe différentes méthodes de gestion des stocks qu’on ne développera pas ici.

Sachez qu’aujourd’hui beaucoup d’entreprises pour réduire considérablement leur coût de stockage ont recours à la méthode dite du « juste à temps » ou Kanban (méthode vient du Japon, kanban signifie étiquette en japonais).

Cette méthode repose sur le « zéro stock » c’est-à-dire la suppression des coûts de stockage jugés inutiles.

Pour mettre en place une telle méthode, il faut que les matières ou produits soient livrés juste au moment où l’entreprise en a besoin ce qui requiert une étroite coordination entre les services marketing (prévision des ventes), production et approvisionnement.

La production définition

La fonction première de l’entreprise est de produire un bien ou un service destiné à être cédé sur le marché à un prix couvrant au moins ses coûts de production.

L’organisation de l’entreprise s’articule donc autour de sa mission fondamentale de production.

Nous verrons tout d’abord ce qu’est le système de production, puis l’organisation de la fonction de production en abordant l’évolution de celle-ci au cours du temps (OST, fordisme, etc.) et enfin les différents modes de production.

Qu’est-ce que le système de production ?

Le système de production décrit l’ensemble du processus grâce auquel l’entreprise produit un bien ou un service apte à satisfaire une demande à l’aide de facteurs de production acquis sur le marché.

Dans le cadre d’une entreprise, le système de production, outre sa finalité première qui est de produire un bien économique, cherche à satisfaire d’autres objectifs secondaires tels que : (5 objectifs)

• Objectif en terme de quantités produites : la fonction de production doit permettre à l’entreprise de satisfaire la demande qui lui est adressée ce qui suppose que l’entreprise adapte sa capacité de production au volume des ventes.
  • Objectif en terme de qualité : les biens économiques produits doivent être de bonne qualité, c’est-à-dire doivent permettre de satisfaire les besoins de la clientèle. Mais la production doit aussi être de qualité en terme  d’utilisation des ressources afin de respecter le critère d’efficience attaché au système productif. Le système productif doit donc être économe en ressources et constant en terme de qualité.
  • Objectif de coût : le système productif adopté par l’entreprise doit proposer  les plus faibles coûts de production possibles de manière à garantir la compétitivité de l’entreprise.
  • Objectif de délai : il s’agit d’une part, de réduire le délai de fabrication pour limiter les coûts, et d’autre part, de produire dans des délais conformes au niveau de la demande ce qui suppose un système et un mode de production réactifs.
  • Objectif de flexibilité : c’est-à-dire que le système productif doit être capable de s’adapter aux variations de la demande, ou bien encore aux évolutions de l’environnement productif de l’entreprise (innovations technologique, nouveau mode de production).

Les finances de l’entreprise

Parmi les activités liées à la fonction financière, on recense :

• la comptabilité (générale, analytique) : compta générale  (bilan, compte de ra) compta ana : permet de calculer le prix de revient des produits fabriqués
• le contrôle budgétaire : repose sur l’analyse des écarts entre les budgets prévisionnels et les réalisations
• la gestion de la trésorerie : qui repose principalement sur 3 axes :
  • la gestion de portefeuille : ensemble des titres de placement (actions, obligations) et de participation que possède l’entreprise
  • réalisation du budget de trésorerie : consiste à s’assurer que les encaissements couvrent les décaissements. vérifier la solvabilité des clients
  • choisir les sources de financement à court terme : pour pallier les besoins financiers à court terme, le trésorier peut recourir au crédit auprès des fournisseurs (payement à 30 j le 10 du mois suivant), au découvert moyennant le payement d’agios bancaires, les crédits bancaires à court terme ou l’escompte (quand une traite client est remise en banque avant échéance, la banque la rachète ce qui permet à l’entreprise de disposer tout de suite de l’argent moyennant le payement d’agios)
• la fiscalité : connaître l’évolution législative en matière de fiscalité (fiscalité des placements, mesures fiscales (crédit d’impôt en matière de R&D par exemple), fiscalité allégée par exemple pour la création de SARL pour encourager l’initiative à la création d’entreprise (loi Dutreil JO 5/08/03), etc.
• la préparation des projets d’investissement : les besoins d’une entreprise évoluent constamment. L’acquisition d’une nouvelle machine, la construction d’une nouvelle usine, nécessitent généralement la souscription d’un prêt à moyen ou long terme. Les investissements peuvent également reposer en partie sur la Capacité d’Autofinancement (CAF)

la CAF est le surplus monétaire dégagé par l’entreprise au cour d’un exercice. Valeur Ajoutée = Production (CA HT) – Consommations intermédiaires

EBE = VA – rémunérations des salaires – impôts et taxes CAF = EBE – IS – charges financières + Produits financiers

Autofinancement = CAF – dividendes versées (aux actionnaires)

• la participation à l’élaboration de la politique générale de l’entreprise : les directeurs financiers sont toujours conviés aux réunions concernant la stratégie globale car ils sont en mesure d’identifier les risques financiers et de définir les ressources de l’entreprise.

La fonction de direction ou de management

La notion de « management » provient de l’anglais, elle signifie : gestion, direction et pilotage. Quand le management s’exerce à un haut niveau de responsabilité on peut parler de fonction de direction (Directeur général, DGA, Secrétaire Général, Directeur des achats, etc.).

Face aux changements dans l’environnement, les entreprises ont recours à un management faisant appel à des modes de gestion participative des salariées. Ceux- ci peuvent être regroupés en 6 formes :

• la participation aux profits : forme classique qui repose sur le postulat que  le salarié sera d’autant plus amené à contribuer à la réussite de l’entreprise et/ ou de fournir un effort si il perçoit qu’il y a personnellement intérêt
  • la participation à la propriété de l’entreprise : elle recouvre tous les systèmes permettant l’attribution d’actions aux salariés. Elle repose sur le postulat que le salarié sera d’autant plus amené à contribuer à la réussite de l’entreprise et/ou de fournir un effort si il a le sentiment d’investir dans une entreprise qu’il possède en partie.
  • La participation des salariés à la prise de décisions de gestion : elle comprend différents systèmes comme la consultation, le référendums, les comités, etc. Elle est basée sur le postulat que les salariés seront d’autant plus incités à s’investir dans leur travail si ils se sentent en mesure de peser sur les décisions qui les concernent directement.
  • La 4ème forme porte sur les opérations d’amélioration des conditions de travail (ex : enrichissement/élargissement du travail) et du cadre du travail  (ex : pour les parents : création de crèches d’entreprise, ergonomes chargés de repenser le poste de travail pour qu’il devienne plus confortable pour le salarié, etc.). Elle est basée sur le double postulat que le salarié sera d’autant plus performant que si d’une part, son travail est intéressant et d’autre part, qu’il puisse s’y réaliser l’esprit tranquille.

• La 5ème forme est celle qui cherche à développer l’implication et l’engagement, à intégrer le salarié étroitement à l’entreprise en développant son sentiment d’appartenance à l’organisation. Elle repose par exemple sur le développement de la culture d’entreprise ou bien encore la création de cercles de qualité dont nous reparlerons dans la dernière partie consacrée à la qualité dans l’entreprise.
  • Enfin, la 6ème forme de participation considère que le salarié est un

« citoyen » de l’entreprise c’est-à-dire qu’il doit être traité avec équité ce qui contribuera en retour à ce que le salarié se comporte envers l’entreprise en citoyen responsable. En pratique cela peut se traduire par l’attribution de pouvoir au-delà de ceux légaux ou conventionnels des représentants du personnel par exemple.

La gestion des ressources humaines

La GRH est l’une des principales fonctions de l’entreprise. C’est une fonction relativement jeune car elle apparaît historiquement après les fonctions production, commerciale ou financière.

Elle a d’abord été un ensemble de manière de gérer le personnel (c’est-à-dire suivi des dossiers du personnel, paie, documents légaux, etc.) avant d’étendre son champ d’action à :

• la gestion des emplois : recrutement, évaluation, plan de carrière, plan sociaux, etc.
• la gestion des compétences : formation, évaluation des compétences

La gestion des rémunérations et le suivi du coût salarial

• le développement social : suivi des dispositifs de participation de type cercles de qualité
• l’information et communication : le journal interne d’une entreprise émane souvent du service GRH avec les nouveaux arrivants, les propositions de formation, d’emplois, etc.

L’amélioration des conditions de travail

• la gestion des relations sociales : GRH participe aux négociations qui peuvent opposés salariés et patronat
• l’information de la hiérarchie : évolution du cadre juridique
• les relations avec l’environnement de l’entreprise : URSSAF, prud’hommes, administration du travail, organisations professionnelles, de formation, etc.

Cette liste est bien évidemment pas exhaustive, elle témoigne de l’extension des activités de la fonction GRH autrefois cantonnée à l’administration du personnel (paie, dossiers personnel).

La fonction achats

L’achat est un acte majeur pour l’entreprise. Surtout aujourd’hui, où il s’agit pour les entreprises de rechercher les économies dans toutes les fonctions et en particulier à partir de la fonction achat. D’importante, la fonction achat devient stratégique dans un environnement mondialisé.

Fonction stratégique au niveau :

tout d’abord du prix : réaliser des économies, réduire les coûts d’achat de matières premières pour une entreprise industrielle, les coûts d’achat de marchandises pour une entreprise commerciale.

• ensuite de la qualité : la réduction des coûts ne doit pas se faire au détriment de la qualité.
• enfin, de l’innovation : l’acheteur n’est pas un être isolé dans l’organisation, bien au contraire, il est le maillon d’une équipe transversale qui œuvre pour accélérer le développement de produits nouveaux. Il a un rôle de veille et de conseil auprès des autres fonctions de l’entreprise, notamment production, R&D, par exemple en les renseignant sur les nouvelles matières premières permettant de réduire les temps de production ou permettant de développer un produit innovant.

Actuellement, on assiste à une revalorisation de la fonction achat et au développement de différents dispositifs afin que cette fonction devienne stratégique. Par exemple, l’ « e-procurement » ou « gestion électronique des achats » repose sur l’utilisation d’Internet pour effectuer ses achats et ses approvisionnements. L’e- procurement permettrait selon une étude de réduire de 70 % les coûts administratifs liés à la passation d’une commande.

La fonction logistique

La notion de logistique, auparavant utilisée dans le domaine militaire (notamment 2ème guerre mondiale avec débarquement des alliés en Normandie, Plan Marshall), fait son apparition au début des années 60 dans les entreprises.

Certes, l’entreprise a toujours pratiqué des activités de logistique classique comme le transport, l’approvisionnement, le planning, la manutention, le tri, l’emballage, l’expédition, le stockage, etc. Ces activités dépendaient souvent de directions différentes. La vision actuelle de la logistique cherche à les regrouper sous une même responsabilité, celle du logisticien, afin de leur donner une cohérence et d’en favoriser les synergies.

En France, il existe l’ASLOG (Asso Fran des logiticiens d’entreprise) qui promeut cette perspective de la logistique (démarche qualitative) et milite pour la considération de la logistique en tant que véritable fonction de l’entreprise.

La gestion de la qualité

La qualité, en tant qu’ensemble de propriétés et de caractéristiques d’un produit ou service permettant au client de satisfaire ses besoins et au producteur de comprimer ses coûts, est une quête qui a, de tous temps, marqué les échanges entre les agents économiques.

Même si la recherche de la qualité a toujours existé, elle a été pendant longtemps cantonnée aux produits de luxe.

Aujourd’hui, la qualité est omniprésente, tous les produits, tous les services sont confrontés à des normes de qualité. Une série de normes adoptée par la communauté internationale commence par ISO 9000.

La norme ISO 9004 fournit un guide pour la gestion du système qualité, les normes ISO 9001 à 9003 sont des normes d’exigence pour l’assurance de la qualité c’est-à-dire pour donner confiance au donneur d’ordre (client) dans ses relations avec ses fournisseurs.