Comment mettre en place la norme ISO 14001 dans votre entreprise

Pour mettre en place la norme ISO 14001, l’entreprise doit déterminer les domaines d’application de sa politique environnementale. Ensuite, une analyse environnementale doit être réalisée pour comprendre l’impact actuel de ses actions sur l’environnement. Sur la base de cette analyse, des objectifs et un programme environnemental sont définis.

De plus, des audits internes sont effectués pour vérifier la conformité du système avec les exigences de la norme.

Enfin, des revues de direction sont organisées pour évaluer l’efficacité du SME et orienter son amélioration continue. 

C’est quoi la norme iso 14001 et pourquoi être certifié ? Definition

La norme ISO 14001 est une norme internationale qui définit les critères pour un système de management environnemental (SME). Elle vise à aider les entreprises à gérer de manière proactive leur impact environnemental dans un cadre bien défini, avec pour objectif l’amélioration continue et la conformité légale.

La certification ISO 14001, obtenue après un audit par un organisme extérieur, atteste de la conformité d’une entreprise à ces critères. Elle offre plusieurs avantages, notamment :

• Une meilleure gestion des responsabilités environnementales,
• Une amélioration de la performance environnementale,
• Une amélioration de l’image et donc, de la compétitivité de l’entreprise sur le marché,
• Une plus grande implication de la Direction dans la stratégie environnementale de l’entreprise.

Cette démarche, bien que volontaire, est de plus en plus recherchée par les entreprises soucieuses de leur impact environnemental.

Comment appliquer la norme iso 14001 ?

L’application de la norme ISO 14001 commence par une compréhension approfondie de la norme et de ses exigences spécifiques. Il est essentiel d’analyser l’impact de vos activités actuelles sur l’environnement et d’identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées. Cette analyse initiale, ou état des lieux, doit prendre en compte divers facteurs tels que :

• Les émissions de CO2
• La production de déchets
• La consommation d’énergie
• Le traitement des effluents

Une fois cet état des lieux effectué, il est nécessaire de mettre en place une politique environnementale dédiée, avec un engagement clair en faveur de la lutte contre la pollution, de l’amélioration continue et du respect de la législation. Cette politique doit être soutenue par des objectifs stratégiques clairs et mesurables qui peuvent donner à une entreprise un avantage concurrentiel significatif en améliorant sa réputation.. Ces objectifs peuvent comprendre :

• La réduction des déchets
• La diminution des émissions de CO2
• L’économie des ressources
• La gestion de l’eau et des eaux usées

La mise en œuvre de la norme ISO 14001 nécessite également une revue régulière de la performance environnementale de l’organisation, avec des contrôles réguliers pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Dans certains cas, il peut être nécessaire de faire appel à un cabinet externe pour réaliser un audit environnemental.

Quelles sont les étapes nécessaires pour la mise en place de la norme iso 14001 ?

Les entreprises sont toujours confrontées à des défis lorsqu’elles mettent en place un système de management et en assurent la pérennité. Elles doivent nommer des responsables, élaborer ou modifier des processus, garantir la documentation et, lorsqu’elles souhaitent décrocher une certification, s’assurer de la conformité à la norme en question. C’est pourquoi la mise en place d’un système de management est un projet à part entière et doit être considérée comme tel. Nous recommandons les 3 phases suivantes pour instaurer un SME.

1 – Préparation :

Cette phase initiale consiste à établir un engagement de la direction et l’engagement des employés en faveur de la norme ISO 14001. Cela inclut la sensibilisation et la formation du personnel, ainsi que la réalisation d’une analyse environnementale initiale.

Planification : Il faut ensuite définir les objectifs et mettre en place un programme environnemental. Ce programme doit être basé sur les résultats de l’analyse environnementale et doit aligner les objectifs environnementaux avec la politique environnementale de l’organisme.

1. Phase d’information/décision
2. Création de l’équipe et formations
3. Planification du projet
4. Démarrage (information au personnel)

2 – Mise en place

C’est l’étape de réalisation des actions identifiées lors de la planification. Cela peut impliquer des changements d’opérations, des formations supplémentaires ou encore la mise en place de nouvelles pratiques environnementales.

1. Analyse des écarts entre les exigences de la norme ISO 14001 et les règles existantes dans le système de management
2. Suivi du déploiement des mesures
3. Communication en interne des étapes atteintes

3. Certification

Cette phase comprend des audits internes pour évaluer la conformité avec la norme ISO 14001 et évaluer l’efficacité du système de management environnemental.

Ensuite vient vient l’étape de l’amélioration continue du SME : Sur base des résultats des audits internes, des mesures correctives et préventives sont mises en place pour améliorer continuellement le performance environnementale.

Ces différentes étapes doivent être réalisées en boucle, selon le principe du PDCA (Plan, Do, Check, Act) ou roue de Deming, pour garantir une amélioration continue du système.

Comment mettre en place une norme iso 14001 dans votre entreprise ?

1. Préparation

Les organisations sous-estiment souvent la phase préparatoire au projet « Mise en place d’un SME ». Il ne suffit pas que la direction donne l’ordre de disposer d’un SME d’ici une date précise ou que des employés motivés gèrent ce projet de façon autonome.

La phase préparatoire comprend des tâches multiples et variées concernant l’information, les décisions et la communication que vous devez planifier et mettre en œuvre correctement (cf. tableau) :

Procurez-vous la norme ISO 14001 et les informations sur ce texte. Discutez des arguments en faveur de l’instauration d’un SME au sein de votre entreprise, des effets positifs attendus et des coûts à prévoir (cf. chapitre « Avantages et coûts d’un système de management environnemental »). Ces informations vous permettent de prendre votre décision concernant l’instauration d’un SME.

Communiquez le lancement d’un SME en indiquant que la direction s’engage officiellement en sa faveur.

Identifiez les ressources internes en personnel nécessaires et évaluez un éventuel besoin d’un soutien externe (par ex. consultants ou étudiants). Constituez une équipe SME et nommez un responsable pour le SME. Assurez-vous que ces personnes soient qualifiées pour ce qu’elles auront à faire.

Donnez officiellement le coup d’envoi au projet lors d’une réunion de lancement regroupant le noyau dur de l’équipe de projet. Informez-en ensuite l’ensemble du personnel. Expliquez ce que cela signifie, les raisons, les objectifs et les attentes liées au projet.

Comment fournir des ressources pour mettre en place un système de management environnemental selon la norme iso 14001

Exigences de la norme iso 14001 en matière de ressources

Toutes les ressources nécessaires à l’établissement, à la mise en œuvre de la norme iso 14001, au maintien et à l’amélioration continue du système de management environnemental sont identifiées et mises à disposition.

L’objectif visé du chapitre 7 de la norme iso 14001

En principe, la section 7.1 est une continuation des exigences standard pour les cadres supérieurs. Effectivement les sections 5.1 et 5.3 définies ces exigences. Le leadership est chargé de créer les conditions matérielles, personnelles et financières pour mettre en place de la norme iso 14001 du système de management environnemental.

Assistance pour mettre en place la norme iso 14001 dans la pratique

La direction générale doit déterminer et libérer les ressources nécessaires au système management environnemental. La compréhension des ressources est très complète et se réfère à :

• Personnel (connaissances et compétences)
• Ressources matérielles (intrants)
• Infrastructure (bâtiments, équipements)
• Technologie (machines, équipements informatiques, IT)
• Ressources financières (budgets d’investissement)

Avec d’autres exigences de la norme ISO 14001 on effectues la détermination et la mise à disposition des ressources afin de mettre en place la norme iso 1400.

Par exemple les ressources doivent être déterminées au niveau de :

• L’Analyse du contexte de l’organisation (section 4 ), des risques et opportunités ou des aspects environnementaux (section 6.1)
• L’Établissement d’objectifs et de mesures en matière d’environnement (section 6.2.)
• Lors de la définition des responsabilités (section 5.3.)
• ou dans le domaine des compétences et de la sensibilisation (sections 7.2 et 7.3)

Un point qui ne joue pas (encore) de rôle dans la norme ISO 14001 est la formalisation des exigences relatives au traitement des connaissances en tant que ressources. Toutefois, compte tenu notamment de la l’importance de ces ressources pour le maintien de tous les processus ainsi que dans la l’intégration des systèmes de gestion (qualité, énergie, sécurité informatique, etc.), les organisations peuvent également traiter ce sujet dans le cadre de leur système de management environnemental.

Cela signifie que les connaissances internes et externes nécessaires doivent être identifiées et que des processus de développement et de transfert des connaissances (par exemple dans le cas de nouveaux processus de production ou lors de changements de personnel) doivent être établis.

Communiquer en interne et en externe

Exigences de la norme iso 14001 en matière de communication

La norme ISO 14001 établit des directives précises en matière de communication. Elle stipule que l’organisation doit instaurer une stratégie de communication appropriée. Celle-ci doit inclure des méthodes pour :

• Communiquer en interne : Il est nécessaire d’établir une communication efficace au sein de l’organisation concernant les aspects environnementaux et le système de management environnemental (SME). Ce processus doit impliquer tous les niveaux et fonctions de l’organisation.
• Communiquer en externe : L’organisation doit décider si et comment elle communiquera avec les parties externes (c’est-à-dire les parties prenantes, les clients, les fournisseurs, etc.) sur ses aspects environnementaux et son SME.

En outre, l’organisation doit conserver des informations documentées comme preuve de ses processus de communication. Ces informations peuvent inclure des comptes rendus de réunions, des bulletins d’information, des e-mails, des rapports d’audit, etc. L’objectif est de garantir la transparence et de favoriser la confiance auprès des parties prenantes.

La norme ISO 14063 : « Management environnemental – Communication environnementale – Orientations et exemples » fournit des orientations et des exemples pour l’établissement de principes, de politiques et de stratégies pour la communication environnementale interne et externe, ainsi que de nombreux exemples d’outils de communication interne et externe.

Fournir des preuves d’informations documentées

Exigences de la norme iso 14001 en matière de documentation

Le système de management environnemental doit documenter :

1. D’abord, les informations requises par la norme ; et
2. Ensuite, les informations que l’organisation juge nécessaires à l’efficacité du système de management environnemental.

notamment, l’établissement des modalités de création et de mise à jour des informations documentées :

• Identification et description (par exemple, titre, date, auteur ou numéro de référence)
• Format (par exemple, langue, version du logiciel, graphiques) et support (par exemple, papier, électronique)
• Examen et approbation

Les informations documentées internes et externes doivent être gérées, c’est-à-dire que des règles doivent être établies :

• la distribution, l’accès, l’utilisation
• le classement, le stockage, la conservation
• la protection des données
• la mise à jour.

L’objectif visé

Les réglementations importantes du système de management environnemental doivent être documentées. Cela afin de pouvoir comprendre objectivement la structure, la fonctionnalité et le statut de mise en œuvre du système de management environnemental. Une distinction est faite entre :

• Premièrement, Documents standard (par exemple, descriptions de processus/instructions de procédure)
• Deuxièmement, les pièces justificatives (dossiers tels que les formulaires remplis ou les listes de contrôle)
• Troisièmement, Documents opérationnels (par exemple, organigramme, plans de site)
• Quatrièmement, des documents externes (par exemple, des informations provenant de contractants, d’agents externes, de normes)

La règle veut que seul ce qui est documenté soit vérifiable. Cela signifie que la documentation joue un rôle important dans le contexte des audits internes et externes.

2. Mettre en place la norme iso 14001

Généralement, les problématiques environnementales et des systèmes de management ne vous sont pas complètement inconnues lorsque vous lancez votre SME. Votre organisation est en effet soumise au droit environnemental, même si elle ne possède pas encore de système de management environnemental. Elle se doit donc de respecter les lois et directives énoncées par cette législation ainsi que tous les règlements sur les autorisations et les obligations de preuve qui en découlent.

Par conséquent, votre organisme collecte, analyse et transmet déjà aux autorités de surveillance toute une série de données environnementales. Vous devez fournir régulièrement des informations sur la gestion des déchets, sur l’approvisionnement en eau et le traitement des eaux usées, sur l’utilisation de certaines substances influençant le climat et d’autres données concernant l’économie environnementale. Vous devez également respecter des règlements relatifs à la bonne gestion des déchets et des eaux usées.

Vous devez par conséquent faire un audit de votre entreprise pour voir quelles conditions préalables à un SME sont déjà satisfaites, mais aussi afin de déterminer dans quelle mesure elles correspondent à celles de la norme ISO 14001. Vous pourrez ainsi vous faire une idée des efforts à fournir pour vous conformer aux attentes de la norme et déduire des règles pertinentes pour votre système de management environnemental, idéalement en vous efforçant d’intégrer les règles des systèmes de gestion existants.

Une solution pratique consiste à effectuer une analyse des écarts à l’aide d’une checklist  (cf. figure) :

Reprenez les exigences de la norme ISO 14001 et demandez-vous à quoi ressemblerait leur mise en œuvre dans votre organisation (colonne 1 de la Fig. ).

Comparez ces exigences avec la situation dans votre organisation ainsi qu’avec les règlements et processus déjà en place. Il peut s’agir de règles spécifiques liées à l’environnement, par ex. les données relatives aux déchets et des listes d’organismes d’élimination des déchets, mais aussi des informations fournies par d’autres systèmes de management, par ex. une analyse du contexte et des acteurs (colonne 2 de la Fig.).

Reprenez les exigences de la norme ISO 14001 et demandez-vous à quoi ressemblerait leur mise en œuvre dans votre organisation (colonne 1 de la Fig.).

Comparez les exigences de la colonne 1 avec les règles de la colonne 2 et évaluez le niveau de mise en place, par ex. à l’aide de feux tricolores : vert = exigence satisfaite, orange = exigence partiellement satisfaite, rouge = exigence non satisfaite (colonne 3 de la Fig.)..

Justifiez votre évaluation et indiquez sur quoi elle repose (colonne 4 et 5 de la Fig.).

Déduisez les mesures permettant de répondre aux exigences. Cela inclut les ressources, les domaines de responsabilités nécessaires et les échéances à respecter (colonne 6 de la Fig.). Vous devez alors décider si vous souhaitez lancer un système de management environnemental distinct ou l’intégrer à des systèmes de management existants.

Analyse des écarts avant d’instaurer un SME à l’exemple des chap. 4.1 et 4.2

4.1 Compréhension de l’organisme et de son contexte

1. Avez-vous identifié les problématiques internes et externes qui influeront sur les résultats attendus du SME ?
2. Ces problématiques impliquent-elles des conditions environnementales qui sont influencées par l’organisation ou qui peuvent l’influencer ?

4.2 Compréhension des besoins et attentes des travailleurs et autres parties intéressées

1. Avez-vous identifié des parties intéressées qui sont pertinentes pour votre SME ?
2. Avez-vous identifié les exigences de ces parties intéressées ?
3. Avez-vous déterminé parmi ces exigences celles qui se traduiront par des obligations contraignantes pour vous ?

Pensez à obtenir auprès de la direction la validation des mesures nécessaires ainsi qu’à surveiller régulièrement l’avancée du processus. Il est conseillé d’aborder régulièrement au cours des réunions de projet la progression de l’analyse des écarts et de toujours communiquer au personnel les étapes atteintes. Il s’agit de la phase la plus chronophage. Vous pouvez traiter les tâches en vous inspirant de la structure-cadre HLS énoncée dans les chapitres 4 à 10 ou en organisant vous-même vos processus.

3. Audit interne et Certification

L’audit interne et la certification sont des étapes cruciales pour garantir la conformité à la norme ISO 14001. Un audit interne doit être effectué afin de vérifier l’application effective des exigences de la norme. Il permet d’évaluer l’efficacité du SME et de faire de l’audit environnemental une source d’amélioration continue.

Lorsque vous effectuez un audit interne, il est conseillé de vous concentrer sur les exigences spécifiques à la norme ISO 14001. Dans ce cas, tenez notamment en compte l’analyse et l’évaluation des aspects environnementaux, la mise en place des exigences liées au droit environnemental, les perspectives concernant le cycle de vie ainsi que la gestion des situations d’urgence.

La certification ISO 14001 est obtenue après un audit de certification réalisé par un organisme externe. Pour l’obtenir, il faut que l’organisme démontre sa conformité aux exigences de la norme et son engagement envers l’amélioration continue, il est important de faire un bilan carbone pour accèlérer l’obtention de la certification. 

Enfin, un audit de renouvellement est nécessaire tous les trois ans pour maintenir la certification.