La modélisation des processus opérationnels peut s’avérer difficile. Rassembler toutes les informations nécessaires et comprendre les entrées et les sorties du processus – du début à la fin des événements – séquences et tâches.
Et si cela ne suffisait pas, vous devez également former toute l’équipe, tenir des réunions, discuter des idées et donner des commentaires.
C’est quoi un fipec ?
FIPEC (SIPOC en anglais) SIPOC Methods est un document visuel qui est un outil pour documenter un processus opérationnel. Son utilisation offre un moyen pratique d’obtenir une image précise des principales phases d’un processus.
En utilisant cet outil correctement, vous êtes capable d’identifier la sortie d’entrée, les clients ou les fournisseurs pour l’ensemble du processus. Cette méthode aide également à communiquer les informations pertinentes par un flux de travail aux équipes et autres.
Cette outil ce conclu par le document visuel suivant :
SIPOC est l’abréviation de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customer. Aux fins d’un SIPOC, les entrées et les sorties suivent les mêmes directives que celles décrites dans l’article : Lean Six sigma 6Σ et les variables d’entrée par des exemples.
Les fournisseurs sont les personnes, les processus et les organisations qui fournissent des intrants à votre processus. Les clients sont les personnes, les processus et les organisations qui utilisent les résultats de votre processus. Le processus lui-même est la série d’étapes qui prennent les entrées et en font des sorties.
Définitions des termes en francais
Supplier : Fournisseur Les fournisseurs internes/externes des intrants nécessaires au processus.
Inputs : Entrées/Spécifications Les intrants — tels que les matériaux, les formulaires, les informations, etc. — nécessaires au bon fonctionnement du processus, y compris les spécifications des intrants.
Process : Processus Les activités, les procédures, les étapes nécessaires pour produire le résultat.
Outputs : Résultats/exigences Ce que le client veut/besoin/a demandé, y compris les exigences spécifiques pour chaque sortie. C’est ce que le processus/unité produit. Les exigences peuvent inclure le calendrier et la fréquence.
Customers : Clients Les clients internes/externes qui recevront les résultats de ce processus.
Pourquoi faire un sipoc ?
Le diagramme SIPOC est couramment utilisé pour les projets Lean dans le cadre de la méthodologie d’amélioration du processus Six Sigma. Les techniques Six-Sigma visent à éliminer les défauts des produits finaux qui sont un élément clé du processus de fabrication ou affectent l’expérience client.
Le processus DMAIC – qui signifie « définir la mesure, l’analyse, l’amélioration et le contrôle » – est l’élément central de Lean Six Sigma. Le schéma reflète le processus SIPOC qui définit le processus.
Quel est l’objectif principal du sipoc ?
Clarifier les éléments du processus
Lors de l’élaboration des programmes SIPOC avec l’équipe, il est important d’identifier des informations importantes telles que la coordination des fournisseurs (Fournisseurs Entrées Processus Sorties). La création d’un graphique SIPOC aide à comprendre les améliorations apportées au processus. Comment puis-je aider mes équipes à créer un diagramme SIPOC ?
Y a-t-il des produits disponibles sur le web qui répondent aux besoins de nos clients ? Voulez-vous une meilleure gestion des clients ? Comment pouvez-vous vous assurer que votre produit est fourni ? Les profils des clients sont-ils disponibles sur votre site Web ? Le processus de conception est-il inefficace ?
Expliquer un processus métier
Il peut être utile même pour les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec les processus d’affaires en leur donnant un aperçu facile sans détail particulier. Il s’agit donc d’un moyen très utile de montrer de nouveaux processus humains et de transmettre des éléments essentiels aux décideurs.
Coordonner les équipes
Le diagramme SIPOC est relativement facile à créer, donc vous pouvez l’utiliser dans votre réflexion d’amélioration de processus. Cela vous aidera à discuter de la résolution des problèmes et à vous assurer que tout le monde est dans un endroit commun.
Avantages d’un diagramme SIPOC
Le diagramme SIPOC est l’un des outils les plus souvent utilisés pour comprendre les composants d’un processus et sa pertinence, car il est si efficace et si simple.
Les équipes peuvent créer des diagrammes en une seule séance de brainstorming, bien qu’un diagramme efficace nécessite généralement la présence d’un propriétaire de processus et d’une ou plusieurs PME qui connaissent le processus au quotidien. Les diagrammes sont également évolutifs à l’infini.
Les équipes peuvent cartographie des processus à un niveau très minutieux, mais elles peuvent également utiliser SIPOC pour schématiser une entreprise entière. Nous allons vous montrer comment créer un diagramme SIPOC, puis nous vous donnerons quelques exemples de SIPOC à différents niveaux pour illustrer l’évolutivité.
Comment faire un SIPOC ?
Pour ce faire, le processus doit être clair. En général, les intrants pour les procédés de fabrication spécifient les matières premières. La production est également considérée comme un produit semi-fini, le cas échéant.
1 – Déterminer les membres de l’équipe qui travaillent sur le SIPOC
Tout d’abord, il est important de créer une équipe pour en apprendre davantage sur le SIPOC et mener des séances de remue-méninges avec les animateurs.
Chaque membre devrait provenir de plusieurs disciplines et participer directement à ce processus. Ils peuvent donc ajouter leur contribution différemment et élargir leurs visions. Pendant ce temps, les participants peuvent écrire sur un livre blanc ou sur un postit.
Une autre option est de créer un diagramme de POC ouvert avec une annotation pour chaque utilisateur individuel. Cette séance de remue-méninges donne un certain nombre de perspectives.
2 – Décriver et Exposer le processus
La procédure devrait être expliquée au stade du démarrage. Permettre à une personne ou à une organisation de passer par quatre à six étapes principales du processus.
Le démarrage et l’achèvement de l’opération finale sont organisés avec des opérations intermédiaires. Il est important de mettre en évidence les principales activités sans révéler les détails afin que vous obteniez une idée abstraite.
Comment les équipes créent-elles de la valeur ? Les articles récupérés seront répertoriés dans la colonne P.
3 -Lister les sorties
Lorsque vous exposez l’opération, la sortie est répertoriée. Comment déterminer quels produits sont créés et pourquoi ? Les résultats de ce processus comprennent le produit et les services offerts. Il comprend également l’approbation des données et de la documentation et tout ce qui résulte d’une activité.
Les sorties les plus importantes doivent se concentrer principalement sur les situations qui ont un problème. Presque tout doit être entré dans la colonne 0 du formulaire de recherche.
4 – Répertorier les clients
La sortie est répertoriée par sortie, puis comptée. Les clients externes et internes reçoivent les résultats – le destinataire final.
5 – Identifiez les entrées
Cherchez toute les entrées du processus. qu’est-ce qui alimente le processus ? De quoi a-t-il besoin pour fonctionner ?
6- Repérez les fournisseurs
Répertoriez les fournisseurs qui délivrent les éléments en entrée. qui fournit les données, matières, services, documents repérés dans la phase précédente ?
Créer un diagramme SIPOC en 7 étapes – mise en oeuvre du diagramme
Les diagrammes du SIPOC sont faciles à construire, mais ils ne doivent pas du tout être suivis. Vous devriez toujours commencer à partir de la section Processus, parce que la section Processus offre de nombreux points de départ.
Il existe aussi des moyens de faire marche arrière : des consommateurs aux fournisseurs. Souvent, ces outils sont également connus sous le nom de diagrammes COPIS. Afficher quelques étapes dans la création des diagrammes SIPOC.
Répertoriez les intrants : I (pour Inputs en anglais)
L’entrée est la ressource nécessaire pour faire fonctionner le processus correctement un processus donné. À l’instar de la production, ils peuvent comprendre des documents et des informations.
Cette liste de contrôle vous aide à comprendre combien de ressources le projet nécessite et comment l’entreprise peut envoyer le matériel dont vous avez besoin si nécessaire. Il peut également inclure des informations sur les expéditions et le paiement aux clients en ligne, les services d’emballage, le matériel d’emballage, les espaces de stockage et le camion de livraison.
Choisissez un processus
Choisissez la procédure qui affichera le diagramme SIPOC. Qu’il s’agisse d’un nouveau processus à mettre en œuvre ou d’un processus déjà optimisé. Le diagramme du SIPOC peut vous aider à comprendre les processus, à découvrir les améliorations et à aider les parties à prendre des mesures.
Disons que nous voulons améliorer la livraison de nos produits. L’identification des inefficacités dans la chaîne d’approvisionnement vous assure de contrôler les meilleures performances du fournisseur et de déterminer comment fournir des services de qualité aux clients.
Identifiez les fournisseurs : S (pour Suppliers en anglais)
Les fournisseurs vous donneront toutes les entrées. Il vous aide à trouver les fournisseurs que vous utilisez et de voir si vous souhaitez prendre soin d’eux. D’autres exemples de livraison de produit pourraient être :
Client qui fournit des informations sur l’expédition et les paiements. Les membres de l’équipe d’entrepôt qui offrent des services de forfait.
Les fabricants d’emballage qui créent des produits d’emballage, les services de location d’entrepôt qui fournissent le stockage. Service de livraison, qui offre des services de livraison de camions.
Identifiez les clients : C
Le client est une personne qui reçoit des extrants ou des profits. Il est important de noter que les clients ne doivent pas être externes, mais peuvent inclure des collègues et des parties externes. Nous faisons référence à une alternative au scénario du navire. Imaginez planifier des séminaires d’entreprise annuels.
Ensuite, vos clients et parties prenantes peuvent participer aux événements. Pour l’exemple d’expédition, vous pouvez lister les consommateurs suivants: acheteurs en ligne (qui reçoivent ce produit) ainsi que votre entreprise.
Répertoriez les extrants : O (pour Outputs en anglais)
Découvrez ce que votre processus produit ou fournit au client afin que vous compreniez la valeur que vous obtenez.
Les produits pourraient être des documents, des biens, des services. Fondamentalement, tout ce que vos employés ou vos clients doivent abandonner ou démissionner du processus. Idéalement, la production doit être conforme aux besoins des clients. Les sorties sont :
Les clients reçoivent le produit dans un délai précis Votre entreprise reçoit le paiement correspondant au produit envoyé.
Définissez le processus : P
Il peut être beaucoup plus facile si nous commençons par les sections ‘P’ et définissons le processus d’abord plutôt que de faire un diagramme SIPOC dans l’ordre. Divisez les processus en 4 ou 5 étapes, chacune avec des actions spécifiques.
Si vous voulez, vous pouvez organiser les étapes comme un graphique avec les étapes directement liées.
Quand utiliser la méthode SIPOC ?
Quel que soit le problème qu’il doit résoudre, il doit le localiser dans le cadre d’une procédure déjà existante et doit également identifier la source exacte du dysfonctionnement découvert. Ainsi, plus tôt il sera préférable d’établir un consensus entre tous les principaux acteurs sur le sujet à étudier; cela comprendra ses frontières (début et fin), les descriptions du fonctionnement actuel, et surtout si elle produit un peu de ce que les clients attendent.
Conseils pour une session de brainstorming SIPOC
L’une des meilleures façons de créer un diagramme SIPOC initial pendant une session d’équipe est de le faire sur de grandes feuilles de papier ou sur un tableau blanc. Créez des couloirs de nage en les dessinant sur le tableau blanc ou en accrochant au mur une feuille de papier pour chaque couloir de nage.
Fournissez à l’équipe des notes autocollantes et des marqueurs ; écrivez sur les notes autocollantes au lieu d’écrire directement sur le tableau ou le papier. Cela vous permet de déplacer rapidement les composants au fur et à mesure que vous travaillez sur le diagramme.
Sipoc et 6 six sigma
Elle fait partie de la phase de conception de la méthodologie DMAIC et est devenue un outil très utilisé dans des secteurs comme la production allégée.
Elle est parfaite pour les initiatives d’amélioration et tout type d’examen des processus où vous recherchez des lacunes potentielles dans la façon dont les choses sont faites.
Cela dit, il n’est pas nécessaire d’être une ceinture noire black belt Six Sigma pour utiliser l’outil dans tout projet d’amélioration continue.
Le diagramme SIPOC est souvent un élément important de l’étape de définition d’un projet Six Sigma. Mais vous pouvez utiliser le diagramme SIPOC à chaque fois que vous souhaitez en savoir plus sur un processus ou comprendre comment un processus dans un environnement commercial est lié à d’autres processus.
Pourquoi est-il important ?
Ses travaux ne peuvent pas être entrepris seuls. Ce sont les résultats d’opérations et d’interactions qu’un système ou un processus donné peut effectuer. Mais qu’est – ce que cela implique réellement? Une « procédure » est une collection d’opérations organisées chronologiquement qui transforment une quantité spécifiée en une quantité d’entrée spécifiée.
Exemple : gestion d’une commande
Nous avons un exemple : les systèmes de commande. Le processus commence par contacter le consommateur final par téléphone, par e-mail en ligne ou par e-mail ou par un formulaire de commande en ligne.
La procédure à suivre pour prendre une décision variera en fonction de l’emplacement de l’entrée et nécessitera une documentation distincte. Examinons un exemple qui n’a qu’une seule option d’entrée. Examinons cinq composantes du SIPOC.
Client
Ceux qui reçoivent cette commande confirment cette commande comme une commande de logistique. Les services de commande logistique sont donc le prochain fournisseur. Ainsi, il confirmera la commande avec le client, vérifiera le lieu de livraison, et confirmera la date. Cela a lieu à une hauteur de 1 minute et nous avons un excellent service pour cela.
Les étapes suivantes seront suivies d’une mise à jour d’une base de données des commandes compilées afin de confirmer leur état. Cela produira la liste préparée de sortie envoyée au service d’exécution logistique, qui recevra les informations requises.
Processus
La première étape est de vérifier la disponibilité du stock du produit. Cela suppose que le produit est en stock. Sinon, on lui dira.
Nous pouvons voir cela tout de suite en grattant les détails, et nous devrions également créer des points de décision pour permettre la transition dans le temps. Cependant, cet exemple ne sera pas compliqué. Vérifiez également notre vérification de disponibilité.
Sortie
Cette sortie est donc un récépissé pour une commande et sera envoyée en H+1 minutes. Habituellement, le temps est une idée intéressante, mais il est également facultatif.
Fournisseur
C’est la fin du client. Quelqu’un peut m’aider pour cet achat ? Assurez-vous d’avoir la marchandise désirée, éventuellement avec ses tailles et ses couleurs.
Exemple Diagramme SIPOC au niveau de l’entreprise
Voici un autre exemple de diagrammes SIPOC :
Ce diagramme montre le SIPOC d’une imprimerie de taille moyenne. Il s’agit d’un SIPOC simplifié de très haut niveau qui montre comment les clients et les vendeurs fournissent des informations et des articles ; l’imprimerie transforme ensuite ces données en produits tels que des cartes de visite imprimées.
Le produit final est envoyé aux particuliers, aux entreprises et aux professionnels du marketing qui ont passé la commande.
La plupart du temps, une équipe Six Sigma ne s’occupera pas d’un diagramme SIPOC de niveau entreprise.
Cependant, si l’équipe comprend des membres extérieurs à la division ou à l’entreprise, tels que des vendeurs ou des consultants participant à une amélioration, le fait de commencer par un diagramme de haut niveau peut aider les personnes extérieures à l’entreprise à comprendre les objectifs généraux de l’entreprise.
Sipoc exemple Excel
Heureusement, le diagramme SIPOC est assez simple à mettre en place dans Excel, étant une accumulation de colonnes et de formatage.
