L’analyse de processus est un outil précieux qui permet aux entreprises d’améliorer leurs opérations. En analysant leurs processus, les entreprises peuvent identifier les domaines à améliorer et apporter les changements nécessaires pour accroître l’efficacité et l’efficience.
Comment optimiser l’efficacité et la productivité de votre entreprise ? Dans cet article, nous vous expliquons comment procéder à une analyse de processus et pourquoi c’est important pour votre entreprise.
Définition de l’analyse processus
L’analyse de processus est un état des lieux complet du fonctionnement d’un processus, aussi bien au niveau de ses résultats que des paramètres associés à son fonctionnement.
C’est un état des lieux complet du fonctionnement d’un processus, aussi bien au niveau de ses résultats que des paramètres associés à son fonctionnement.
L’analyse des processus consiste à analyser les processus afin d’identifier les possibilités d’amélioration de leur fonctionnement. Permet aussi aux entreprises d’évaluer leurs processus opérationnels et de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
La priorité porte sur les processus critiques dont la performance est jugée insuffisante par l’entreprise. Le processus est alors décortiqué et analysé pour le rendre à la fois performant et fiable.
Par exemple, si vous souhaitez améliorer le processus de production de votre entreprise, vous pouvez analyser chaque étape du processus, depuis la réception des matières premières jusqu’à la livraison du produit fini.
Vous pouvez alors identifier les étapes qui prennent le plus de temps, les goulots d’étranglement, les erreurs fréquentes, etc. Cette analyse vous permettra de mettre en place des actions pour optimiser le processus et améliorer la performance de votre entreprise.
C’est quoi un processus et l’approche processus ?
D’après la norme 9000 un processus est un ensemble d’activités corrélés ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté.
Les processus sont en interaction permanente avec leur environnement à travers ses caractéristiques transversalité valeur ajoutée maîtriser les données interactivité on commence à comprendre pourquoi l’approche processus est un pilier important des démarches qualité.
Selon ISO 9001 l’approche processus s’appuie sur une identification systématique et un management des processus et de leurs interactions de manière à obtenir les résultats prévus conformément à la politique qualité et à l’orientation stratégique de l’organisme le management des processus et du système dans son ensemble peut-être réalisé en appliquant le cycle PDCA en lui intégrant globalement une approche s’appuyant sur les risques visant à tirer profit des opportunités et à prévenir et limiter les résultats indésirables.
Quels sont les 3 types de processus ?
Les 3 types de processus en gestion d’entreprise sont :
- Opérationnels ou de réalisation sont les processus qui sont au cœur de l’activité métier de l’organisation et produisent de la valeur ajouté.
- De support qui viennent soutenir les processus opérationnels.
- Les processus qualité, pilotage ou décisionnel réunissent les processus qui ne sont pas directement indispensables pour la production.
Cartographier le processus et identifier les points de blocage.
Pour réaliser une analyse de processus efficace, il est important de cartographier le processus en question.
Cela signifie que vous devez identifier toutes les étapes du processus et les représenter graphiquement, de manière à visualiser clairement le flux de travail.
Ensuite, vous pouvez identifier les points de blocage, c’est-à-dire les étapes qui prennent le plus de temps ou qui sont les plus sujettes aux erreurs. Une fois que vous avez identifié ces points de blocage, vous pouvez commencer à réfléchir à des solutions pour les résoudre et améliorer le processus dans son ensemble.
Les risques à prendre en compte lors de l’analyse d’un processus
Lors de l’analyse de processus, il est important de prendre en compte les risques potentiels associés à chaque étape. Ces risques peuvent inclure des erreurs humaines, des défaillances techniques, des retards de livraison, des coûts excessifs, des problèmes de qualité, etc.
Quels sont les 5 modes pour analyser l’efficacité d’un processus?
Il existe plusieurs modes d’analyse de processus, mais voici les 5 plus courants :
- L’analyse de la valeur ajoutée : cette méthode consiste à identifier les étapes du processus qui ajoutent de la valeur pour le client et celles qui n’en ajoutent pas.
- L’analyse des flux de travail : cette méthode consiste à étudier le flux de travail dans son ensemble, en identifiant les étapes qui se chevauchent ou qui ne sont pas synchronisées.
- L’analyse des coûts : cette méthode consiste à évaluer les coûts associés à chaque étape du processus, en incluant les coûts directs (matériaux, main-d’œuvre) et indirects (temps perdu, erreurs).
- L’analyse des risques : cette méthode consiste à identifier les risques associés à chaque étape du processus, en évaluant leur probabilité et leur impact. L’objectif est de mettre en place des mesures de prévention pour réduire les risques.
- L’analyse des performances : cette méthode consiste à mesurer les performances du processus en termes de temps, de qualité et de coûts.
Comment faire une analyse d’un processus pour améliorer l’organisation ?
Méthodologie analyse de processus
Pour réaliser une analyse de processus efficace, il est nécessaire de mettre en place une équipe multidisciplinaire et de consacrer des efforts à l’identification et à l’amélioration des processus métier.
Celle consiste à mettre à plat le processus en faisant le bilan de chacun de ses paramètres influents, méthodiquement. Cela implique des interviews du personnel et d’interactions avec les clients dans une logique de recherche de faits.
Comment faire une analyse d’un processus métier ?
L’analyse de processus est une action clé de la gestion des processus métiers ( ou processus d’affaires) il est donc important d’en comprendre les objectifs et les enjeux comment
Comment cette analyse permettait de décliner opérationnellement la vision d’entreprise en résultat tangible et pérenne pour l’organisation ?
Avant d’analyser les processus il convient de s’assurer que la stratégie d’entreprise est bien définie sans rentrer dans une explication des méthodes de définition de la stratégie d’entreprise assurez-vous de disposer de la vision de la direction générale et des objectifs quantitatifs associés en effet toute votre analyse en dépend vos processus seront très différents par exemple en fonction d’une stratégie basée sur des objectifs tirés par les coûts ou conduit par l’innovation
Cette vision les objectifs doit être partagée à travers l’organisation et répondre aux questions suivantes les objectifs sont-ils adaptés à l’environnement interne et externe est-ce qu’ils sont adaptés à chaque strat de l’organisation cadencer dans le temps
Cette première analyse permet de donner du sens et de soutenir les futurs changements induits par ce type de démarche
Nous pouvons ensuite revoir les processus métiers puis assurer la cohérence des évolutions de manière simultanée sur
- les principes de pilotage permettant d’assurer les résultats attendus
- une organisation d’adéquation avec les objectifs définissant des relais responsabilités clairs et partager et une analyse des compétences nécessaires
- des outils adaptés aux utilisateurs et aux processus
Cette analyse est orientée sur quatre dimensions opérationnelles permettant ainsi d’identifier les dysfonctionnements de façon exhaustive tout en segmentant les problématiques pour mieux les traiter
- Les processus définissant les modes de fonctionnement et de décision
- les interfaces
- le séquencement des activités
Le système de pilotage et de gouvernance qui intègre
- L’animation des équipes
- le pilotage de la performance par l’analyse des indicateurs
- et les plans d’action
L’organisation ayant pour objectif la revue des compétences cibles des relais responsabilités par activité des organigrammes fonctionnalités et des fiches de poste et enfin les outils du système d’information au niveau opérationnel au niveau décisionnel ou analytique mais aussi les bases de données entre outils bureautique
Ces outils sont les véhicules porteurs des différentes activités analysées le long des processus l’idéal est d’analyser l’existant afin d’identifier les dysfonctionnements de partager les constats.
Avant de se lancer dans une définition de la cible en général contre 2 et 3h pour l’atelier d’analyse de l’existant aussi appelé As-iz et la même chose pour la définition de la cible to be :
Penser à mobiliser les mêmes participants et veiller à ne pas laisser trop de temps entre les deux maximum une semaine.
Une fois ce travail réalisé ne négligez pas les activités de conduite du changement pour éviter le syndrome du joli dossier qui restera sur le bureau de la direction.
Ces activités peuvent-elles décomposer en quatre étapes clés :
- l’analyse d’impact identifier qualifier les impacts entre l’existant et la cible suivant les quatre dimensions opérationnelles
- la communication communiquer efficacement auprès des populations cibles identifiées pour garantir la préparation de l’entreprise au changement
- la formation afin de permettre l’activation opérationnelle des nouveaux modes de fonctionnement et avec les nouvelles compétences requises
- et enfin l’accompagnement terrain accompagner les collaborateurs dans l’atome des performances cibles garantir le transfert de connaissance en s’appuyant sur le relais du changement
Cette vision d’ensemble peut-être qualifiée de processus de transformation il permet d’assurer que l’organisation impactée par les changements d’organisation de processus et de système de management soit prête et en mesure de faire les changements opérationnels et de comportement requis pour atteindre les résultats tangibles de façon pérenne il connecte les aspirations à la réalité de l’entreprise.
Outils d’analyse de processus
L’utilisation d’un excellent outil de modélisation des processus métier pour numériser et visualiser vos processus métier est la première étape de leur automatisation. Cependant, après un certain temps de fonctionnement, vous devez être en mesure d’évaluer votre processus et de décider si l’optimisation est nécessaire.
Les analystes utilisent également des logiciels pour concevoir et cartographier des procédures afin d’analyser les lacunes des processus d’entreprise.
La modélisation et la cartographie des processus sont quelques-uns des exemples d’analyse des processus d’entreprise. Le diagramme du modèle SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, and Customer) et le diagramme BPMN (en utilisant un Logiciel bpm) sont deux solutions de flux de travail que les organisations emploient pour améliorer leurs opérations.
Ajoutant aussi le diagramme Ishikawa ou diagramme de cause à effet est utilisé dans l’analyse des processus pour identifier les facteurs influençant les résultats de ces processus.
Exemple de Bilan du processus « Produire » au sein d’une société d’embouteillage
Imaginons l’analyse d’un processus industriel d’embouteillage. L’analyse des données existantes, l’observation sur le terrain et les interviews du personnel nous ont permis d’établir le bilan de l’activité.
Après étude de ce constat, il apparaît prioritaire de lancer 5 actions clés :
- mettre en œuvre une maintenance préventive pour sécuriser les délais ;
- mettre en place la métrologie pour assurer la fiabilité des résultats de contrôle ;
- réaliser les habilitations dès la prise de fonction ;
- revoir l’organisation des flux de production ;
- formaliser les cahiers des charges fournisseurs.
