La certification ISO 9001 est une reconnaissance internationale de la qualité de votre système de management de la qualité. Elle est le fruit d’un long processus qui commence par la mise en place d’un plan d’action. Le plan d’action certification iso 9001 a pour but de gérer tout les documents nécessaire à la certification.
Découvrez dans cet article les étapes clés de ce plan d’action.
Comment mettre en place une démarche qualité iso 9001 ?
Pour mettre en place une démarche qualité, il est essentiel de respecter les 10 étapes concrètes.
La référence à la « démarche qualité » n’est pas nouvelle. Mais elle s’exprime aujourd’hui dans un sens spécifique, voire technique, en de nombreuses occasions et dans de nombreux domaines. Des normes internationales lui sont consacrées, des modèles, simples ou moins simples, sont proposés à son sujet. Les rayons des librairies sont encombrés d’ouvrages généraux, de livres d’initiation, de livres spécialisés, … qui prétendent vous apprendre, en cent ou mille pages, ce qu’est la qualité.
De plus en plus d’organisations se tournent vers la démarche qualité pour augmenter leurs performances. Mais pour beaucoup, une telle démarche soulève encore de nombreuses questions.
Pour les curieux, voici, résumées, les principales étapes (commentées et accompagnées d’exemples et de représentations) de la mise en œuvre d’une démarche qualité. Ces étapes sont directement issues des exigences de la norme ISO 9001 :
- Définir l’objectif de l’organisation
- Définir et communiquer la (les) politique(s) de l’organisation
- Déployer des objectifs cohérents et mesurables
- Déterminer les processus de l’organisme
- Définir les activités et les séquences des processus
- Définir clairement les responsabilités du processus
- Définir clairement la documentation du processus
- Définir les critères de surveillance et de mesure de l’efficacité du processus
- Mesurer et améliorer les performances
- Continuez !
Quelles sont les étapes de la mise en place d’une certification ?
La certification des systèmes de management par un bureau d’enregistrement tiers peut être accomplie suivant les étapes suivantes :
L’engagement de la direction pour assurer que les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés sont alloués et disponibles.
L’engagement de la direction doit comprendre la mise à disposition de toutes les ressources nécessaires, la prise en compte des risques, la surveillance des processus et la mise en œuvre des actions appropriées.
Comprendre la norme ISO, par l’auto-apprentissage ou en utilisant l’un des nombreux cours de formation en ligne ou dispensés par des consultants professionnels.
Effectuez une analyse interne des écarts pour identifier les domaines dans lesquels les opérations ne répondent pas aux exigences ISO et où des améliorations doivent être apportées avant de passer aux étapes de la certification officielle.
Commencez la documentation, qui est la formalisation détaillée sur papier des processus, des procédures et des plans d’amélioration continue, en particulier lorsque des lacunes ont été identifiées.
Commencez la mise en œuvre, où l’ensemble de l’organisation, ainsi que les cadres supérieurs, sont formés aux normes et procédures et apprennent à les mettre pleinement en œuvre.
Réalisez un audit interne, qui est un auto-examen destiné à préparer l’équipe informatique à l’audit externe. Il peut être effectué par le personnel, un client ou un client existant ou potentiel, ou un consultant, afin de vérifier que l’organisation répond aux exigences.
Recevoir un audit formel et une certification, en deux étapes, de la part d’un registraire. La première étape détermine si une organisation est prête pour la deuxième étape et peut être effectuée à distance pour économiser les frais de déplacement. Les administrateurs doivent remédier aux lacunes avant la deuxième étape, qui se déroule sur place.
Au cours de cette étape, l’auditeur examine les méthodes, les procédures et la documentation interne de l’organisation. L’auditeur interroge également le personnel pour s’assurer que les mesures de qualité sont cohérentes depuis au moins six mois et vérifie la tenue des registres et des preuves. Si des non-conformités sont constatées, les organisations doivent les corriger et demander à l’auditeur d’effectuer un autre audit sur site, généralement beaucoup plus court.
Processus de certification iso 9001 : Les certifications ISO 9001 sont organisées par cycles de 3 années. Le tout 1er audit, appelé audit initial, est réalisé en 2 étapes : l’étape 1 consiste en une revue documentaire, pour vérifier que le système qualité est défini conformément à la norme. l’étape 2 est la réalisation des entretiens sur site.
En matière de certification, seules les exigences de l’ISO 9001 servent de référence. La norme ISO 9004 fournit des recommandations pour le management des performances durables pour tout organisme œuvrant dans un environnement complexe, exigeant et en perpétuelle évolution. Cette perspective sera plus large que l’ISO 9001. Elle traitera des besoins et des attentes de tous les acteurs et de leur satisfaction au moyen de l’amélioration continue.
Quels sont les grands principes à appliquer pour réussir sa certification iso 9001 ?
Les apports de la version 2015 de la norme AFNOR NF EN ISO 9001
Pour un certain nombre de ces grands principes de management de la qualité, l’accent est renforcé (voir § 2.3 de l’ISO 9000:2015). C’est notamment le cas pour les sept principes suivants :
1. orientation client ; 2. leadership ; 3. implication du personnel ; 4. approche processus ; 5. amélioration ;6. prise de décision fondée sur des preuves ; 7. management des relations avec les parties intéressées.
Quels sont les deux principaux objectifs d’une entreprise certifiée iso 9001 ?
Le SMQ permet de gérer les processus, les sous-systèmes, les procédures et les ressources nécessaires pour :
- fournir de la valeur à toutes les parties intéressées ;
- réaliser les produits et services. La prise en compte du contexte d’un organisme ainsi que l’examen des enjeux externes et internes ayant un impact sur sa finalité et sa pérennité doivent permettre de faire preuve d’adaptabilité aux changements.
Le plan d’action certification iso 9001
Le plan d’action est un outil essentiel à la mise en place d’une certification ISO 9001. Le plan d’action est l’une des clés pour vous aider à réussir à obtenir la certification ISO, il programme toutes les tâches qu’il vous reste à accomplir afin de disposer d’un système de gestion de la qualité conforme aux normes ISO ( système de gestion de la qualité conforme à la norme ISO 9001 V2015).
Le but d’un plan d’action de projet ISO 9001 vous donnera une présentation des étapes nécessaires pour obtenir la certification ainsi qu’une meilleure compréhension du périmètre du projet.
Exemple de plan d’action
Dans un plan d action certification iso 9001, il est important de garantir la disponibilité des informations nécessaires à la bonne exécution des activités. Cette exemple de plan d’action s’applique à la certification ISO 9001 de l’entreprise.
| Premier mois 1 | S’informer sur l’ISO 9001:2015 Faites une analyse des écarts Obtenez le soutien de la direction générale Développez votre plan de projet Définissez la politique de qualité Définir les objectifs de qualité Commencez votre Manuel Qualité |
| 1 – 3 mois de conservation des documents | Documenter les procédures obligatoires Sélectionner les auditeurs internes Former les auditeurs internes Mettre en œuvre le système de gestion de la qualité (SMQ) Choisir l’organisme de certification Affiner le SMQ Revue de direction Mettre en œuvre tout changement de système |
| Dernier mois | Préalables de l’organisme de certification Journée de certification Maintenir et améliorer votre SMQ |
Bien que vous puissiez certainement accélérer le processus et le faire plus rapidement, la plupart des organismes de certification souhaitent voir au moins 3 mois d’historique d’enregistrement avant leur audit.
Tout comme dans la logistique de gestion de projet, ce plan d’action plan d’action définit clairement qui doit faire quoi
Le plan d’action de certification a deux objectifs :
- structurer les actions à mener pour réussir la certification en identifiant les responsables et en fixant les délais ;
- aider au suivi du projet.
Le plan d’action s’inscrit dans l’étape « Plan » du PDCA de l’amélioration continue. Il permet de formaliser les objectifs qualité annuels fixés, ainsi que les actions et les responsabilités associées. Il peut être complété par des fiches d’action qui détaillent les ressources, les tâches et le suivi des actions.
Le contexte du plan d’action
Domaine d’application : Le plan d’action est entrepris après l’état des lieux ou diagnostic. Il est élaboré en début d’année en s’appuyant sur le tableau de déclinaison des objectifs qualité par processus (La cartographie des processus permet de définir les activités clés d’un processus et de les décrire de manière claire et précise.). Une fois validé par la direction, sa réalisation est suivie régulièrement.
Comment utiliser le plan d’action ?
Rédiger le plan d’action qualité chaque année, après avoir repris la matrice de déploiement. Il s’agit de combiner toutes les actions qualité qui seront menées au sein des processus ou services en matière de qualité pour atteindre les objectifs fixés.
Décliner chaque axe de la politique en objectifs mesurables. L’ensemble de toutes les actions constitue le plan d’action.
Méthodologie et conseils
La rédaction du plan d’action par le responsable qualité ne pose pas de problème en soi. Ce qui est important est de le construire véritablement avec les acteurs futurs du plan, plutôt que de leur imposer a posteriori. Le responsable qualité joue alors le rôle de chef de projet en aidant les responsables de service (ou de processus) à répondre à la question : comment pouvez-vous contribuer à l’atteinte des objectifs qualité cette année ?
Le plan d’action qualité formalise qui fait quoi, dans quel délai, avec quelles ressources et comment les résultats seront évalués.
Le comité de pilotage valide le plan d’action. Cette validation est double : elle officialise les objectifs à atteindre et affecte aux responsables les moyens nécessaires.
Le plan d’action clarifie donc les objectifs et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs. Ce travail peut être réalisé à l’aide de la fiche d’action.
Comment être plus efficace ?
Consulter cette vidéo pour en tirer plus : http://goo.gl/PKuxc
Compléter le plan d’action
Pour compléter le plan d’action, la fiche d’action peut être très utile. Cette fiche détaille ce qui doit être fait et les moyens nécessaires pour réaliser une des actions du plan d’action. Construite avec le responsable désigné de l’action, elle clarifie les objectifs attendus et la façon de les atteindre.
La rédaction de la fiche constitue le moment privilégié pour réfléchir aux conséquences positives de l’action entreprise ainsi qu’aux risques associés pour les anticiper.
Elle aide également à recenser les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs et permet d’identifier les risques associés au projet.
Les ressources Pour atteindre ses objectifs, le pilote de l’action liste les moyens dont il a besoin. Il peut s’agir de : budget (achats de matériel, prestations…) ; disponibilité de personnes : la mesure couramment utilisée est le « jour-homme ». Le pilote évalue le nombre de personnes dont il a besoin et pendant combien de temps (par exemple, s’il projette d’organiser une réunion de 6 personnes pendant une demi-journée, cela représente au total 3 jours homme).
Exemple de fiche d’action de projet de certifiction de système de management de la qualité
Dans notre exemple (plan d’action d’une société de service), la première action « améliorer le processus livrer » nécessite une fiche.
L’exemple suivant représente un plan d’action d’une démarche qualité et de certification iso 9001 2015 du système de management de la qualité.
EP dans le PA fait reference a quoi?