Méthode ou rapport A3 du lean Management

Le rapport ou méthode A3 est un format de papier populaire utilisé pour la présentation de rapports et autres documents. Il est environ deux fois plus grand que le format A4, ce qui permet d’inclure plus de contenu dans le rapport.

Les rapports A3 sont souvent utilisés pour présenter des informations détaillées sur un sujet et sont considérés comme une forme plus professionnelle de présentation.

C’est quoi la méthode a3 ?

Méthode japonaise développée dans par la société Toyota, celle-ci permet de piloter et
enregistrer les actions de résolution de problème sur le terrain afin de les retranscrire sur un
document standard de dimension A3.

Le rapport A3 repose sur le principe du PDCA en 8 étapes, c’est dans la restitution du problème et des solutions que cette méthode innove. Proposant un outil de synthèse et de restitution représentant de façon claire et graphique les problèmes et ses solutions, le rapport A3 permet d’être compréhensible pour tous.

Basé sur le principe du Lean management, le concept démontre qu’une bonne communication peut être réalisée simplement grâce à une simple feuille de papier en évitant le gaspillage.

Définition et Contexte de la méthode A3 Toyota

La méthodologie A3 est un processus de résolution de problèmes utilisé dans une variété d’industries différentes, de la fabrication aux soins de santé. C’est un outil simple mais puissant qui aide les individus à identifier et à résoudre des problèmes complexes de manière organisée et efficace. 

A3 : format standard de document chez Toyota, en particulier pour :

• Présenter une résolution de problèmes et stocker ce document dans les « Lessons learned handbooks » pour le partage de savoir faire (Yokoten).
• Piloter le déploiement de stratégie.
• Présenter un projet de modification kaizen

Le rapport A3 n’est pas un document informatique mais un document papier qui se remplit sur le terrain, là où se situe le problème à résoudre, avec l’équipe concernée en utilisant un crayon à papier et une gomme.

Le A3 est un format de papier européen qui est à peu près équivalent à un tableau de 11 pouces sur 17 pouces .

Le format A3 est utilisé comme modèle par Toyota pour trois types de rapports différents :

• Les propositions
• Les statuts
• La résolution de problèmes

Pourquoi utiliser le rapport a3 dans les projets lean ?

Cette méthode A3 :

1. Est pragmatique et focalisée sur la description des problèmes, facilitant ainsi la mise en place de solutions simples, économiques, et efficaces.
2. Inclut des concepts du TPS qui sont pertinents quand il s’agit de « voir les problèmes ».
3. Permet de décrire les problèmes de telle façon, et avec une telle précision, qu’il devient facile de trouver les solutions.
4. Pratiquée quotidiennement par tous permet l’apparition d’un esprit d’équipe soudée développant ainsi les forces de l’entreprise.
5. Fait croître les personnes.
6. Est la « brique » élémentaire de la maison Toyota.

Le rapport A3 va vous servir à décrire votre projet et, comme toujours dans le Lean à communiquer avec votre entourage (votre équipe, votre hiérarchie, vos collègues, vos clients).

Un projet Lean dure trois mois maximum. Si vous devez gérer une transformation plus longue, vous ferez plusieurs boucles de trois mois.

Il a deux raisons :

1. Tous les trois mois vous aurez des petits progrès, l’attente de la solution définitive sera moins longue
2. Votre business, le monde, la technologie … tout évolue très vite. Définir aujourd’hui ce qu’il vous faudra dans plus de 3 mois, vous garantit à coup sur d’avoir quelque chose d’obsolète dès le jour du démarrage.

Les grands principes de la démarche A3

1. Une communauté stable de chefs de projet seniors souhaitant développer leur expertise.
2. Animée par un expert.
3. Se regroupant pour assister à la présentation d’un A3 présenté par un volontaire.
4. Et en débattre le contenu.

Le fonctionnement de cette méthode selon le PDCA

Conçu selon un cycle PDCA (ou roue de Deming), le rapport A3 suit un protocole bien défini qui vise successivement à :

1. Comprendre le problème et rechercher sa cause originelle
2. Mettre en œuvre la meilleure solution
3. Vérifier l’adéquation entre la solution choisie et les résultats attendus
4. Apporter les ajustements nécessaires Au sein même de ce cycle, s’applique une série de 8 étapes à réaliser en équipe, qui sont reproduites tant que l’objectif ultime n’est pas atteint.

Les étapes de la construction de la fiche A3

Il n’y a aucune « magie » dans les étapes par lesquelles passe l’équipe lorsqu’elle utilise le modèle structuré du A3 de Résolution de problème. Ces étapes sont essentiellement :

1. Identifier le problème ou le besoin
2. Comprendre la situation / le statut actuel
3. Énoncer l’objectif – établir le statut cible
4. Procéder à l’analyse des causes racines
5. Brainstormer / déterminer des contre-mesures
6. Établir un plan de mise en œuvre des contre-mesures
7. Vérifier les résultats – confirmer les effets
8. Mettre à jour les standards de travail

Comment remplir un a3 projet ?

Modèle de rapport A3 :

Exemple d’un A3 vu chez Toyota

Les 5 cases du A3 de résolution de problème : commencer par comprendre de façon fine le problème

La partie de gauche explique le contexte dans lequel on se situe :

1. Définition du problème :
   – pourquoi le sujet choisi est un problème
   – et, de façon quantitative, quelle est la mesure du problème
2. Analyse :
   – Réfléchir à chaque sujet en allant voir sur le terrain, sans a priori
   – S’intéresser aux causes que l’on peut résoudre soi même
   – Se concentrer sur les principales causes,
   – Mettre en évidence les relations de cause à effet
   – S’appuyer sur des faits et des données

Il existe toujours plusieurs façon de résoudre un problème. La partie de droite décrit l’implémentation des solutions choisies :

3.Plan d’actions identifier les actions construire un plan qui précise QQCOQP
4.Résultats le mode de mesure des résultats doit être conçu avant la mise en œuvre du plan
d’actions, utiliser des mesures factuelles et descriptives du problème posé.

Outils utilisés dans Chaque étapes

Etape 1: Définition de l’objectif ultime et description du problème

Cette étape comporte:

• Description du processus dans ses grandes lignes, à l’aide d’un SIPOC.
• Définition du champ de processus, toujours à l’aide d’un SIPOC.

Etape 2: Quelle est la situation actuelle?

Cette seconde étape vise à identifier le problème dans son contexte global, son ordre de grandeur et à identifier « la lacune ».Pour cela, il faut :

Se rendre sur le terrain, comprendre comment se déroule le processus avec tous les acteurs, établir un VSM (l’outil idéal pour le réaliser)

Se demander « où le problème débute-t-il? »

Mesurer les performances de base du processus afin d’avoir des données chiffrées du problème et non une impression subjective

Etape 3: Déterminer l’objectif

Définir un bon objectif pour votre projet ou résolution de problèmes comprend les caractéristiques suivantes:

1. Les différents clients sont identifiés ( externes et/ou internes)
2. Il est décrit de manière SMART : Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel

Etape 4: Les causes premières

Ici, on met en lumière la cause du problème et pourquoi l’objectif n’est pas atteint. Rechercher les causes premières revient à:

1. Analyser les causes potentielles
2. Définir les causes premières
3. Déterminer les principales causes premières. Des outils tels que Les 5 pourquoi ou 5W2H (Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi, Comment et Combien), le diagramme d’Ishikawa peuvent vous y aider.

Etape 5: Quelles sont les mesures à prendre?

Être concrètes

• Avoir un lien direct avec les causes premières correspondantes: chacune des mesures a pour objectif de régler la cause qui lui est liée

Etape 6: Plan de mise en œuvre

Avec cette 6ième étape, nous entrons dans la partie « Do » du cycle PDCA, autrement dit dans l’implémentation des mesures définies au point 5. Le plan de mise en œuvre regroupe un plan d’actions et de communication( quoi, qui est responsable, pour quand). Ses autres objectifs sont de :

Mesurer les résultats après l’implémentation des mesures

D’exécuter éventuellement un pilote

Etape 7: Evaluation du résultat et du processus

Où la phase « Check » du PDCA qui visualise si l’objectif est atteint. Cette étape qui suit le plan de mise en œuvre vise à :

• Analyser et mesurer les prestations du processus
• Déterminer si des mesures additionnelles sont nécessaires afin d’adapter le processus

Etape 8: Standardisation du processus

Cette dernière étape boucle le modèle PDCA. Il est définit par 4 mots: standardisation/ stabilisation/formation/ routine. Et dans la pratique, voici comment les implémenter:

• Réaliser des instructions de travail standardisées de type SOP
• Utiliser le Management visuel si la norme n’est pas atteinte
• Former tous les collaborateurs impliqués au nouveau processus et les avertir des changements apportés
• Dresser un plan de contrôle qui sera utile aux responsables pour que le processus reste « sous contrôle »
• Célébrer ce changement et la réussite de votre projet ou résolution de problèmes avec toutes les personnes concernées.

Exemples d’utilisation du rapport A3

La méthode VSM est l’un des outils Lean qui permet de diagnostiquer les performances d’un processus.

La progression des actions découlant du diagnostic VSM et/ou de l’optimisation du processus peut être suivie avec un rapport de gestion Lean A3.

Tableau de suivi des actions pour le processus FMEA (amdec) qui est une méthode d’analyse de processus. Elle révèle les risques de défaillance ou de panne d’un processus. L’analyse permet d’établir un plan pour réduire et contrôler les risques sur le processus, plan qui peut être suivi à l’aide d’un rapport A3.

L’A3 est un des outils les plus importants du Lean Management et de l’amélioration continue : aussi bien pour résoudre des problèmes du quotidien qu’à gérer un projet de manière plus globale.